Sử dụng Microsoft Syntex để xác định tệp hợp đồng và trích xuất dữ liệu

Microsoft Syntex là một dịch vụ trí tuệ nhân tạo được tích hợp trong Microsoft 365. Syntex sử dụng công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên để tự động phân tích và trích xuất thông tin có giá trị từ nhiều dữ liệu khác nhau. Do đó, việc sử dụng Microsoft Syntex hiện được ứng dụng phổ biến để thiết lập quy trình quản lý hợp đồng tự động hóa trong nhiều doanh nghiệp. 

Tổng quan về quy trình sử dụng Microsoft Syntex trong doanh nghiệp

Đầu tiên, tổ chức cần tìm 5 hợp đồng mẫu để giúp Microsoft Syntex học cách xác định và phân loại nội dung mà doanh nghiệp muốn tìm kiếm. 

Doanh nghiệp có thể tạo một mô hình xử lý tài liệu phi cấu trúc mới và tạo bộ phân loại dựa trên các tệp mẫu đã chuẩn bị ở trên. Hãy dạy Syntex cách tìm kiếm hợp đồng dựa các tiêu chuẩn mà doanh nghiệp cần.

Trong mô hình này, doanh nghiệp có thể tạo một trình trích xuất để lấy ra các phần dữ liệu cụ thể từ mỗi hợp đồng, chẳng hạn như khách hàng, nhà thầu, tổng chi phí… 

Sau khi tạo thành công mô hình của doanh nghiệp, hãy áp dụng nó vào thư viện tài liệu SharePoint. Khi người dùng tải tài liệu lên SharePoint, mô hình này sẽ chạy, xác định và phân loại tất cả các tệp khớp với loại nội dung hợp đồng mà quản trị viên đã thiết lập trước đó. Tất cả các tệp được phân loại là hợp đồng sẽ xuất hiện trong chế độ xem thư viện tùy chỉnh. Các tệp cũng sẽ hiển thị các giá trị từ mỗi hợp đồng mà tổ chức đã xác định trong trình trích xuất của mình.

Nếu doanh nghiệp có các yêu cầu về lưu giữ hoặc bảo mật cho các hợp đồng, hãy sử dụng mô hình trên để áp dụng nhãn lưu giữ hoặc nhãn nhạy cảm. Điều này nhằm ngăn chặn việc hợp đồng của tổ chức bị xóa hoặc để hạn chế người truy cập.

Cách tạo mô hình Microsoft Syntex

• Từ trung tâm nội dung, chọn New > Model > Teaching method. 
• Trên mục Teaching method, trong trường Name, hãy nhập tên của mô hình (Ví dụ: Hợp đồng)
• Chọn Create để tạo ra một trang chủ cho mô hình.

Cách huấn luyện Microsoft Syntex phân loại tệp

Dưới đây là trọn bộ hướng dẫn cách thiết lập để sử dụng Microsoft Syntex hiệu quả. 

Thêm tệp mẫu vào mô hình mới tạo

Trước hết, doanh nghiệp cần thêm ít nhất 5 tài liệu hợp đồng mẫu và 1 tệp không phải hợp đồng (ví dụ: bảng kê công việc).

• Trên trang Models, nhấn chọn Contract, bên dưới Key actions > Add example files, chọn Add files.
• Trên trang Select example files for your model, hãy mở thư mục hợp đồng và chọn tệp muốn sử dụng rồi chọn Add. Nếu tổ chức không có sẵn tệp mẫu ở đó, hãy chọn Upload để thêm chúng.

Gắn nhãn các tệp

• Trên trang Models > Contract, bên dưới Key actions > Classify files and run training, nhấn chọn Train classifier.

• Trên trang Models > Contract > Contract classifier, trong trình xem ở đầu tệp ví dụ đầu tiên, quản trị viên sẽ thấy văn bản hỏi liệu tệp có phải là ví dụ về mô hình Hợp đồng đã tạo hay không. Nếu đó là một ví dụ tích cực, hãy chọn Yes. Nếu đó là một ví dụ tiêu cực, hãy chọn No.
• Từ Labeled examples được gắn nhãn ở bên trái, hãy chọn các tệp khác mà tổ chức muốn sử dụng làm ví dụ và gắn nhãn cho chúng.

Thêm ít nhất một lời giải thích để huấn luyện bộ phân loại

• Trên trang Models > Contract > Contract classifier, chọn tab Train.
• Trong phần Trained files, quản trị viên sẽ thấy danh sách các tệp mẫu đã gắn nhãn trước đó. Chọn một trong các tệp tích cực từ danh sách để hiển thị nó trong trình xem.
• Trong phần Explanations, chọn New rồi chọn Blank.
• Trên trang Create an explanation:

• Trong trường Name, nhập tên của giải thích (chẳng hạn như “thỏa thuận”).
• Trong trường Explanation type, hãy chọn Phrase list.
• Trong mục Phrase list, hãy nhập chuỗi (chẳng hạn như “thỏa thuận”). Tổ chức có thể chọn Case sensitive nếu chuỗi cần phân biệt chữ hoa chữ thường.
• Chọn Save and train.

Kiểm tra mô hình

Doanh nghiệp có thể kiểm tra mô hình hợp đồng của mình trên các tệp ví dụ mà nó chưa từng thấy trước đây.

• Trên trang Models > Contract > Contract classifier, chọn tab Test. Thao tác này sẽ chạy mô hình trên các tệp mẫu chưa được gắn nhãn.
• Trong danh sách Test Files, các tệp mẫu sẽ hiển thị và cho biết liệu mô hình có dự đoán chúng là tích cực hay tiêu cực hay không.
• Khi hoàn tất, hãy chọn Exit Training.

Tạo và đào tạo một trình trích xuất

• Trên trang Models > Contract, bên dưới Key actions > Create and train extractors, nhấn chọn Create extractor.
• Trên bảng New entity extractor, trong trường New name, hãy nhập tên trình trích xuất. Ví dụ: đặt tên là Khách hàng nếu doanh nghiệp muốn trích xuất tên của khách hàng từ mỗi hợp đồng.
• Sau khi hoàn tất, hãy chọn Create.

Gắn nhãn thực thể tổ chức muốn trích xuất

Tại trình trích xuất, tổ chức sẽ thấy danh sách các tệp mẫu của mình, với tệp đầu tiên trong danh sách được hiển thị trong trình xem.

Để gắn nhãn thực thể:

• Từ trình xem, chọn dữ liệu mà tổ chức muốn trích xuất từ các tệp. Ví dụ: nếu muốn trích xuất Khách hàng, hãy đánh dấu giá trị khách hàng trong tệp đầu tiên (trong ví dụ này là Best For You Organics), sau đó chọn Save. Lúc này, tổ chức sẽ thấy giá trị hiển thị từ tệp trong danh sách Labeled examples, bên dưới cột Label.
• Chọn Next file để tự động lưu và mở tệp tiếp theo trong danh sách. Hoặc chọn Save rồi chọn một tệp khác từ danh sách Labeled examples.
• Trong trình xem, hãy lặp lại bước 1 và 2, sau đó lặp lại cho đến khi đã lưu nhãn vào tất cả các tệp.

Sau khi đã gắn nhãn các tệp, một biểu ngữ sẽ hiển thị thông báo cho quản trị viên chuyển sang phần đào tạo. 

Thêm lời giải thích

Người dùng có thể tạo phần giải thích để cung cấp thêm gợi ý về định dạng thực thể và các biến thể mà nó có thể có trong các tệp mẫu. 

Ví dụ: Giá trị ngày có thể ở nhiều định dạng khác nhau, chẳng hạn như:

• 14/10/2019
• 14 Tháng mười, 2019
• Thứ hai, ngày 14 tháng 10 năm 2019

Để giúp xác định ngày bắt đầu hợp đồng, hãy tạo phần giải thích:

• Trong phần Explanations section, chọn New > Blank.
• Trên trang Create an explanation:

• Trong trường Name, hãy nhập tên của phần giải thích (chẳng hạn như Ngày).
• Trong trường Explanation type, hãy chọn Phrase list.
• Trong trường Value, hãy cung cấp biến thể ngày khi chúng xuất hiện trong các tệp mẫu. 

• Chọn Save and train.

Kiểm tra lại mô hình 

Người dùng có thể kiểm tra mô hình hợp đồng của mình trên các tệp ví dụ mà nó chưa từng thấy trước đây. 

• Trên trang Models > Contract > Contract classifie, chọn tab Test. 
• Trong danh sách Test files, các tệp mẫu sẽ hiển thị và cho biết liệu mô hình có thể trích xuất thông tin tổ chức cần hay không. 
• Khi hoàn tất, hãy chọn Exit Training.

Áp dụng mô hình vào SharePoint

• Trên trang Models > Contract page, bên dưới Key actions > Apply model to libraries > Apply model.
• Trên bảng Add Contract, hãy chọn trang SharePoint có chứa thư viện tài liệu mà tổ chức muốn áp dụng mô hình. Nếu trang web không hiển thị trong danh sách, hãy sử dụng hộp tìm kiếm để tìm rồi nhấn chọn Add.
• Sau khi người dùng chọn trang, hãy chọn thư viện tài liệu mà tổ chức muốn áp dụng mô hình.
• Vì mô hình được liên kết với một loại nội dung nên khi áp dụng vào thư viện, nó sẽ thêm loại nội dung và dạng xem với các nhãn mà người dùng đã trích xuất hiển thị dưới dạng cột. Chế độ xem này là chế độ xem mặc định của thư viện. Tuy nhiên, người dùng có thể thay đổi chế độ xem bằng cách chọn Advanced settings và bỏ chọn hộp kiểm Set this new view as default.
• Chọn Add để áp dụng mô hình vào thư viện.
• Trên trang Models > Contract page, trong phần Libraries with this model, người dùng sẽ thấy URL tới trang SharePoint được liệt kê.
• Trong Settings > Library settings:

• Thêm một cột có tên Status và chọn Choice làm loại cột.
• Áp dụng các giá trị In review, Approved và Rejected.

Sau khi người dùng áp dụng mô hình vào thư viện tài liệu SharePoint, tổ chức đã có thể bắt đầu tải tài liệu lên site và xem kết quả.

Lời kết

Microsoft Syntex là công cụ tuyệt vời giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách tự động hóa quản lý hợp đồng. Để sử dụng Microsoft Syntex, doanh nghiệp có thể cân nhắc mua Microsoft 365 for Business trọn gói tại FPT Smart Cloud. 

Liên hệ ngay để được hỗ trợ tư vấn lựa chọn gói dịch vụ Microsoft 365 phù hợp với doanh nghiệp nhất qua: 

• Fanpage: Microsoft For Business – FPT Smart Cloud
• Email: [email protected] 
• Hotline: 1900 638 399