Bằng việc cài đặt các chính sách cụ thể để kiểm soát quyền riêng tư, Microsoft 365 Apps giúp các doanh nghiệp lớn chủ động và linh hoạt hơn trong việc bảo vệ hệ thống thông tin quan trọng của mình.
Microsoft 365 Apps là một bộ công cụ được sử dụng rất rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp lớn. Trong quá trình triển khai ứng dụng, khả năng kiểm soát quyền riêng tư của Microsoft 365 Apps là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần phải lưu ý để đảm bảo an toàn dữ liệu.
Mục lục
Khi ứng dụng Microsoft 365 Apps, các doanh nghiệp lớn sẽ được cung cấp thông tin và quyền kiểm soát cần thiết để lựa chọn cách thu thập và sử dụng dữ liệu hiệu quả nhất.
Bắt đầu với phiên bản 1904 của ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp được cung cấp các quyền kiểm soát riêng tư mới đồng thời được cập nhật và cải thiện cho các lĩnh vực sau:
Nhằm phục vụ cho các thay đổi này, Microsoft đã cung cấp các yếu tố giao diện người dùng mới (UI) đồng thời cũng cập nhật các chính sách cài đặt mới.
Dữ liệu chẩn đoán được sử dụng để đảm bảo tính bảo mật, khả năng cập nhật của Office, phát hiện, chẩn đoán và khắc phục các vấn đề cũng như cải tiến sản phẩm. Dữ liệu này không bao gồm tên hoặc địa chỉ email của người dùng, nội dung của các tệp tin của người dùng hoặc thông tin về các ứng dụng không liên quan đến Office.
Dữ liệu chẩn đoán này được thu thập và gửi đến Microsoft về phần mềm Office chạy trên thiết bị của người dùng trong doanh nghiệp.
Có ba cấp độ dữ liệu chẩn đoán cho phần mềm khách Microsoft 365 Apps mà doanh nghiệp có thể lựa chọn:
Dữ liệu chẩn đoán bắt buộc (Required) có thể bao gồm thông tin về phiên bản của Office đã được cài đặt trên thiết bị hoặc thông tin cho thấy ứng dụng Office bị gặp sự cố khi mở tài liệu.
Dữ liệu chẩn đoán tùy chọn (Optional) có thể bao gồm thông tin về thời gian lưu trữ tài liệu, cho thấy một vấn đề cụ thể liên quan đến việc lưu trữ trên thiết bị của người dùng.
Quản trị viên của doanh nghiệp sẽ có khả năng sử dụng cài đặt chính sách để chọn cấp độ dữ liệu chẩn đoán. Dữ liệu chẩn đoán tùy chọn (Optional) sẽ được gửi đến Microsoft trừ khi quản trị viên thay đổi cài đặt. Việc cung cấp dữ liệu chẩn đoán tùy chọn giúp đội ngũ kỹ sư Office tại Microsoft phát hiện, chẩn đoán và giảm thiểu các vấn đề để giảm tác động đối với doanh nghiệp.
Người dùng của doanh nghiệp sẽ không thể thay đổi cấp độ dữ liệu chẩn đoán cho thiết bị của mình nếu họ đăng nhập vào Office bằng các thông tin đăng nhập của doanh nghiệp, còn được gọi là tài khoản làm việc hoặc học tập.
Dữ liệu chẩn đoán này không bao gồm tên người dùng, địa chỉ email hoặc nội dung của các tệp tin Office. Hệ thống tạo ra một ID duy nhất mà nó kết hợp với dữ liệu chẩn đoán của người dùng. Khi hệ thống nhận được dữ liệu chẩn đoán cho thấy một trong các ứng dụng đã gặp sự cố 100 lần, ID duy nhất này giúp hệ thống xác định xem có phải một người dùng đã gặp sự cố 100 lần hay là 100 người dùng khác nhau mỗi người gặp sự cố một lần. Microsoft không sử dụng ID duy nhất này để xác định một người dùng cụ thể.
Để xem dữ liệu chẩn đoán được gửi đến Microsoft, người dùng có thể sử dụng Trình xem Dữ liệu chẩn đoán (Diagnostic Data Viewer). Người dùng có thể tải xuống và cài đặt miễn phí Diagnostic Data Viewer từ Microsoft Store.
Microsoft 365 Apps dành cho doanh nghiệp bao gồm các ứng dụng và trải nghiệm kết nối được thiết kế để giúp doanh nghiệp khởi tạo, giao tiếp và cộng tác hiệu quả hơn. Chẳng hạn như làm việc cùng nhau trên một tài liệu lưu trữ ở OneDrive for Business hoặc dịch nội dung một tài liệu Word sang ngôn ngữ khác.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn loại trải nghiệm kết nối có sẵn cho người dùng khi làm việc trong các ứng dụng Office. Quản trị viên có thể cài đặt để tùy chọn xem có cung cấp các loại trải nghiệm kết nối sau hay không:
Ngoài ra, có một cách cài đặt cho phép doanh nghiệp tắt tất cả các trải nghiệm kết nối này và cũng sẽ tắt các trải nghiệm kết nối khác, chẳng hạn như cộng tác soạn thảo tài liệu và lưu trữ tệp trực tuyến. Tuy nhiên, ngay cả khi thực hiện cài đặt này, các chức năng cần thiết của Office vẫn sẽ được sử dụng, chẳng hạn như đồng bộ hóa hộp thư trong Outlook, sử dụng Teams hoặc Skype for Business.
Nhân sự trong doanh nghiệp không thể lựa chọn xem các trải nghiệm kết nối này đang được bật hay tắt nếu họ đã đăng nhập vào Office bằng tài khoản của doanh nghiệp, thường được gọi là tài khoản làm việc.
Ngoài các trải nghiệm kết nối đã đề cập ở trên trong Microsoft 365 Apps dành cho doanh nghiệp, doanh nghiệp còn có thể tùy chọn các trải nghiệm kết nối nhằm cho phép người dùng truy cập bằng tài khoản tổ chức. Ví dụ: tính năng Bản đồ 3D trong Excel sử dụng Bing.
Đây là những trải nghiệm kết nối tùy chọn không bao gồm trong thỏa thuận thương mại giữa doanh nghiệp và Microsoft, mà được quy định bởi các điều khoản và điều kiện riêng biệt. Các trải nghiệm được kết nối tùy chọn do Microsoft cung cấp trực tiếp cho người dùng của doanh nghiệp chịu sự điều chỉnh của Thỏa thuận Dịch vụ của Microsoft thay vì Điều khoản Dịch vụ Trực tuyến.
Do những trải nghiệm được kết nối tùy chọn này bị chi phối bởi các điều khoản và điều kiện riêng biệt, nên cần quản lý tách biệt với các trải nghiệm được kết nối được đề cập ở trên. Quản trị viên có thể sử dụng chính sách cài đặt để chọn có cung cấp các trải nghiệm được kết nối tùy chọn này với tư cách là một nhóm cho người dùng hay không. Nếu không thì tất cả những trải nghiệm được kết nối tùy chọn này sẽ có sẵn cho người dùng của doanh nghiệp.
Ngay cả khi doanh nghiệp chọn cung cấp các trải nghiệm được kết nối tùy chọn cho người dùng thì người dùng vẫn có thể tắt các trải nghiệm này với tư cách là một nhóm bằng cách đi tới hộp thoại Cài đặt quyền riêng tư. Người dùng sẽ chỉ thực hiện được điều này nếu đăng nhập vào Office bằng thông tin đăng nhập của doanh nghiệp.
Khi doanh nghiệp sử dụng trải nghiệm kết nối, dữ liệu sẽ được gửi đến và xử lý bởi Microsoft. Dữ liệu này rất quan trọng vì cho phép hệ thống cung cấp các trải nghiệm được kết nối dựa trên nền điện toán đám mây. Đó là dữ liệu dịch vụ bắt buộc.
Dữ liệu dịch vụ bắt buộc có thể bao gồm các thông tin liên quan đến hoạt động của trải nghiệm kết nối cần thiết để đảm bảo dịch vụ an toàn, luôn được cập nhật và hoạt động như mong đợi. Dữ liệu dịch vụ bắt buộc cũng có thể bao gồm các thông tin mà trải nghiệm kết nối cần để thực hiện tác vụ của mình như thông tin về cấu hình của ứng dụng Office.
Ngoài ra, còn có một tập hợp các dịch vụ rất cần thiết của Microsoft 365 Apps dành cho doanh nghiệp lớn hoạt động và không thể bị tắt. Ví dụ: dịch vụ cấp phép xác nhận doanh nghiệp được quyền sử dụng Microsoft 365 Apps dành cho doanh nghiệp lớn. Dữ liệu dịch vụ bắt buộc về các dịch vụ này sẽ được thu thập và gửi đến Microsoft, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã cài đặt chính sách nào.
Microsoft luôn cung cấp các công cụ cũng như chính sách linh hoạt để doanh nghiệp có thể điều chỉnh và quản lý mức độ kiểm soát quyền riêng tư theo nhu cầu. Microsoft 365 Apps đem đến sự an tâm cho các doanh nghiệp lớn khi sử dụng và quản lý hệ thống dữ liệu quan trọng.
Tất cả các tính năng kiểm soát quyền riêng tư đều có trong gói dịch vụ Microsoft 365 Enterprise. Vì vậy, doanh nghiệp nên sớm bắt tay vào quá trình ứng dụng công cụ này để tối ưu hiệu quả vận hành bộ máy của mình.
Liên hệ với chúng tôi ngay để biết thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ của FPT Smart Cloud.
