Quản lý kiểm soát quyền riêng tư cho Office trên thiết bị iOS và Android được thiết kế với các cài đặt bắt buộc và tùy chọn có thể bật/tắt tùy theo mong muốn của người dùng.
Hiện này, người dùng có thể sử dụng các ứng dụng office trên hầu hết các loại thiết bị để làm việc. Nhằm bảo vệ tài liệu của khách hàng trong quá trình làm việc, Microsoft đã đề ra chính sách Quản lý kiểm soát quyền riêng tư cho Office trên thiết bị iOS và Android. Trong đó có nêu rõ cách thu thập dữ liệu của bộ công cụ Office và cách bật/tắt từng chế độ trong chính sách này.
Mục lục
Quản lý kiểm soát quyền riêng tư cho Office trên thiết bị di động cho phép người dùng nắm được:
Để quản lý kiểm soát quyền riêng tư cho Office trên thiết bị iOS, người dùng cần thực hiện nhiều bước cài đặt dữ liệu và trải nghiệm kết nối. Cụ thể như sau:
Các cài đặt mới có thể được thiết lập bởi máy chủ Quản lý thiết bị di động (MDM) trong quá trình cài đặt ứng dụng Office. Nhiều máy chủ MDM cho phép quản trị viên CNTT bổ sung thêm từ điển cấu hình tùy chọn khi máy chủ gửi lệnh “InstallApplication” MDM đến thiết bị iOS.
Sau khi được gửi đến thiết bị, giải thích chi tiết cấu hình sẽ nằm dưới phần khóa “com.apple.managed.configuration”. Tại đó, thông tin chi tiết sẽ được đọc khi ứng dụng Office được khởi chạy.
Người dùng cũng có thể sử dụng Chính sách đám mây và 4 cài đặt chính sách sau:
Chỉ có thể định cấu hình cài đặt quyền riêng tư cho Outlook for iOS và OneDrive for iOS bằng cách sử dụng Chính sách đám mây.
Dữ liệu chẩn đoán được sử dụng để giữ cho Office an toàn và luôn cập nhật, phát hiện, chẩn đoán và khắc phục sự cố nhanh nhất, đồng thời thực hiện các cải tiến sản phẩm.
Loại | Chi tiết |
Chìa khóa (key) | DiagnosticDataTypePreference |
Loại dữ liệu | Chuỗi ký tự |
Giá trị khả thi | BasicDiagnosticData (giá trị này đặt mức thành Bắt buộc) FullDiagnosticData (giá trị này đặt mức thành Tùy chọn) ZeroDiagnosticData (giá trị này đặt mức thành Không) |
Nếu người dùng không đặt tùy chọn này thì tất cả dữ liệu chẩn đoán, bao gồm dạng tùy chọn và bắt buộc, đều được gửi tới Microsoft. Điều này chỉ xảy ra khi người dùng có đăng nhập bằng tài khoản Office 365 hoặc Microsoft 365 của cơ quan hoặc trường học).
Đối với những người dùng khác, chỉ dữ liệu chẩn đoán bắt buộc mới được gửi, trừ khi người dùng chọn gửi cả dữ liệu chẩn đoán tùy chọn bằng cách đi tới Cài đặt > Cài đặt Quyền riêng tư.
Trải nghiệm được kết nối phân tích nội dung là trải nghiệm sử dụng nội dung Office để cung cấp cho người dùng các đề xuất thiết kế, đề xuất chỉnh sửa, thông tin chuyên sâu về dữ liệu và các tính năng tương tự. Ví dụ: Ý tưởng thiết kế trong PowerPoint.
Loại | Chi tiết |
Chìa khóa (key) | OfficeExperiencesAnalyzingContentPreference |
Loại dữ liệu | Boolean |
Giá trị khả thi | TRUE (đã bật) FALSE (đã tắt) |
Nếu không đặt tùy chọn này thì người dùng sẽ được kết nối để phân tích nội dung của thiết bị. Nếu người dùng có đăng ký Office 365 (hoặc Microsoft 365) và đăng nhập bằng tài khoản cơ quan hoặc trường học thì không thể tắt chế độ này.
Những người dùng khác có thể chọn tắt trải nghiệm được kết nối để phân tích nội dung bằng cách đi tới Cài đặt > Cài đặt Quyền riêng tư.
Trải nghiệm được kết nối tải xuống nội dung trực tuyến là trải nghiệm cho phép tìm kiếm và tải xuống nội dung trực tuyến bao gồm các mẫu, hình ảnh, video và tài liệu tham khảo để cải thiện tài liệu của người dùng. Ví dụ: các mẫu Office hoặc chèn biểu tượng trực tuyến.
Loại | Chi tiết |
Chìa khóa (key) | OfficeExperiencesAnalyzingContentPreference |
Loại dữ liệu | Boolean |
Giá trị khả thi | TRUE (đã bật) FALSE (đã tắt) |
Nếu không đặt tùy chọn này, người dùng sẽ có các trải nghiệm được kết nối tải xuống nội dung trực tuyến. Nếu người dùng có đăng ký Office 365 (hoặc Microsoft 365) và đăng nhập bằng tài khoản cơ quan hoặc trường học thì không thể tắt chế độ này.
Những người dùng khác có thể chọn tắt trải nghiệm được kết nối tải xuống nội dung trực tuyến bằng cách đi tới Cài đặt > Cài đặt Quyền riêng tư.
Ngoài các trải nghiệm đã đề cập ở trên, có một số trải nghiệm được kết nối mà người dùng có thể chọn để cho phép truy cập bằng tài khoản tổ chức, tài khoản này đôi khi được gọi là tài khoản cơ quan hoặc trường học. Ví dụ: phần bổ trợ Office được tải xuống thông qua Office Store về thiết bị.
Loại | Chi tiết |
Chìa khóa (key) | OfficeExperiencesAnalyzingContentPreference |
Loại dữ liệu | Boolean |
Giá trị khả thi | TRUE (đã bật) FALSE (đã tắt) |
Nếu không đặt tùy chọn này, các trải nghiệm được kết nối tùy chọn sẽ có sẵn cho nhóm người dùng có đăng ký Office 365 (hoặc Microsoft 365) được đăng nhập bằng tài khoản cơ quan hoặc trường học.
Trừ khi đặt tùy chọn này thành FALSE, người dùng mới có thể chọn Tắt trải nghiệm được kết nối tùy chọn bằng cách đi tới Cài đặt > Cài đặt quyền riêng tư. Còn lại, những người dùng khác không có tùy chọn để tắt các trải nghiệm được kết nối tùy chọn.
Quản lý kiểm soát quyền riêng tư cho Office trên thiết bị Android cần sử dụng đến các chính sách đám mây. Có 2 cách sử dụng chính sách đám mây để cài đặt chính sách cho các ứng dụng Office như dưới đây.
Cài đặt chính sách khả dụng, tức có sẵn cho Office trên thiết bị Android bao gồm:
Để áp dụng bất kỳ cài đặt nào trong số 4 cài đặt chính sách trên cho Office trên thiết bị Android, người dùng cần sử dụng Chính sách đám mây. Nếu trước đây người dùng đã sử dụng chính sách này thì các cài đặt tương tự đó sẽ áp dụng cho Office trên thiết bị Android.
Dịch vụ Chính sách đám mây dành cho Microsoft 365 cho phép người dùng thao tác với Ứng dụng Microsoft 365 của doanh nghiệp bằng thiết bị bất kỳ nào. Khi người dùng đăng nhập vào Ứng dụng Microsoft 365 for Enterprise trên một thiết bị, cài đặt chính sách sẽ chuyển vùng sang thiết bị đó. Người dùng có thể sử dụng Chính sách đám mây trực tiếp trong trung tâm quản trị Microsoft Intune, trong mục Ứng dụng > Chính sách > Chính sách cho các ứng dụng Office.
Bài viết trên đây là một số tùy chọn cài đặt giúp người dùng Quản lý kiểm soát quyền riêng tư cho Office trên thiết bị iOS và Android tối ưu hơn. Ngoài các thông tin trên, nếu cần tư vấn về các dịch vụ của Microsoft 365, hãy liên hệ với FPT Smart Cloud để được hỗ trợ sớm nhất.
