5 điều quản trị viên cần quan tâm khi quản lý hộp thư dùng chung Microsoft 365

Quản lý hộp thư dùng chung Microsoft 365 là công việc quan trọng, nhằm đảm bảo tính bảo mật, linh hoạt và hiệu quả khi sử dụng email trong doanh nghiệp. Nắm vững các thao tác, lưu ý khi quản lý hộp thư dùng chung sẽ giúp quản trị viên chủ động hơn khi thực hiện các thiết lập cho email người dùng.

Lợi ích của hộp thư dùng chung Microsoft 365

Hộp thư dùng chung trong Microsoft 365 giúp các thành viên trong doanh nghiệp chia sẻ và quản lý một hộp thư chung để truy cập và quản lý email. Dưới đây là một số lợi ích tiêu biểu khi sử dụng hộp thư dùng chung trong Microsoft 365:

• Các thành viên trong doanh nghiệp có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và tài liệu trong hộp thư chung, giúp tăng cường sự hợp tác và truyền thông hiệu quả.
• Việc sử dụng hộp thư dùng chung giúp tránh tình trạng trùng lặp các tác vụ gửi email, giúp tiết kiệm thời gian và các chi phí liên quan tới quản lý email của doanh nghiệp.
• Quản trị viên dễ dàng quản lý quyền truy cập vào hộp thư dùng chung, cho phép phân quyền phù hợp để quản lý email, đảm bảo tính an toàn của dữ liệu.
• Hộp thư dùng chung có thể tích hợp với các ứng dụng khác trong Microsoft 365 như lịch, nhiệm vụ, OneDrive, SharePoint… giúp tối ưu hóa quá trình làm việc và tương tác giữa các nhân sự trong doanh nghiệp.

Các trường hợp cần cài đặt hộp thư dùng chung

Nếu doanh nghiệp có nhiều đội nhóm, phòng ban hoặc có trên 2 người trong một nhóm thì việc cài đặt hộp thư dùng chung là một thao tác cần thiết. Đó là cách tối ưu hóa sự hợp tác và quản lý thông tin trong tổ chức. 

Cụ thể các trường hợp cần cài đặt và quản lý hộp thư dùng chung Microsoft 365 bao gồm:

• Nhóm chăm sóc khách hàng nên sử dụng hộp thư dùng chung để giải quyết vấn đề của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Các nhóm tiếp thị và truyền thông cũng cần cài hộp thư dùng chung để phản ứng kịp thời mọi thông tin tới khách hàng tiềm năng.
• Các nhóm bán hàng có thể sử dụng hộp thư dùng chung để duy trì các giao dịch với khách hàng một cách liền mạch, từ đó tăng khả năng chuyển đổi thành khách hàng mới.
• Các nhóm quản lý dự án có thể sử dụng hộp thư dùng chung để đảm bảo mọi người trong dự án luôn cập nhật đủ và đúng tiến độ các thông tin liên quan.

Xem thêm: Quản lý hòm thư hiệu quả với bí kíp “Tự động đánh dấu email quan trọng” của Outlook

Hướng dẫn tạo hộp thư dùng chung 

Tạo hộp thư dùng chung trong Microsoft 365 và thêm người dùng mới là một tác vụ khá đơn giản. Quản trị viên có thể thực hiện theo các bước dưới đây:

• Bước 1: Đầu tiên, đăng nhập vào trung tâm quản trị Microsoft 365 hoặc Exchange bằng tài khoản quản trị viên của doanh nghiệp.
• Bước 2: Trong trung tâm quản trị, di chuyển đến mục Microsoft 365 Groups và chọn Shared mailboxes.
• Bước 3: Trên trang Hộp thư dùng chung, chọn + Add hộp thư. Sau đó, nhập tên cho hộp thư. Ở bước này, hệ thống sẽ tự động chọn một địa chỉ email, nhưng quản trị viên có thể điều chỉnh nếu cần thiết.
• Bước 4: Tiếp theo, chọn Add và sau đó chọn + Add members. Tại đây, admin có thể chọn những thành viên muốn mời vào hộp thư. Sau khi chọn xong, nhấn Lưu. Lưu ý rằng quản trị viên chỉ có thể mời những người trong cùng nhóm hoặc cùng doanh nghiệp.
• Bước 5: Cuối cùng, chọn Close để hoàn tất quá trình thiết lập. 

Cách quản lý hộp thư dùng chung Microsoft 365

Quản lý hộp thư dùng chung Microsoft 365 là quá trình ứng dụng các tính năng hữu ích để đảm bảo tính bảo mật và sự linh hoạt trong quá trình chia sẻ thông tin tại doanh nghiệp. 

Cấp quyền xem và sử dụng hộp thư dùng chung

Tính năng tự động hóa của Mail Exchange cho phép hộp thư dùng chung phản chiếu tự động vào hộp thư của người dùng trong Outlook. Tính năng này thường được bật mặc định, và người dùng sẽ thấy hộp thư dùng chung ngay sau khi được thêm vào.

Quản lý quyền truy cập

Để quản lý hộp thư dùng chung Microsoft 365, quản trị viên cần gán quyền cho từng người dùng cụ thể. Yêu cầu này sẽ đảm bảo những người được ủy quyền mới có thể xem và sử dụng hộp thư dùng chung.

Chuyển đổi hộp thư người dùng thành hộp thư dùng chung

Trong một số trường hợp, khi có nhân viên chuẩn bị nghỉ việc và cần chuyển giao hộp thư cá nhân, nếu doanh nghiệp muốn chuyển đổi hộp thư riêng của nhân viên thành một hộp thư dùng chung để tiếp tục quản lý liên lạc và thông tin thì cần thao tác như sau:

• Bước 1: Mở Trung tâm quản trị Microsoft 365 và chọn mục Recipients sau đó chọn Mailboxes.
• Bước 2: Tìm và chọn hộp thư của người dùng mà quản trị viên muốn chuyển đổi.
• Bước 3: Trong trang hộp thư của người dùng, chọn tùy chọn Convert và sau đó chọn Convert to Shared Mailbox để chuyển đổi thành hộp thư dùng chung.

Để thực hiện chuyển đổi nêu trên một cách thuận lợi thì cần chắc chắn rằng người dùng đã có giấy phép Microsoft 365 và tài khoản của người dùng không bị xóa.

Cần lưu ý gì về quyền quản lý hộp thư dùng chung Microsoft 365 của Admin?

Để đảm bảo an toàn và hiệu quả khi sử dụng quyền quản lý hộp thư dùng chung Microsoft 365, quản trị viên cần chú ý đến một số điều quan trọng dưới đây:

• Quản trị viên nên thường xuyên kiểm tra và cập nhật quyền truy cập của người dùng đối với hộp thư dùng chung. Thao tác này giúp ngăn chặn việc lạm dụng và đảm bảo rằng chỉ những người cần thiết mới có quyền truy cập hộp thư dùng chung.
• Để đảm bảo tính riêng tư và bảo mật thông tin, quản trị viên nên xác định và kiểm tra danh sách người có quyền đọc thư trong hộp thư dùng chung, đồng thời thực hiện các biện pháp bảo mật nếu cần.
• Quản trị viên nên chặn đăng nhập vào hộp thư dùng chung từ tài khoản cá nhân của người dùng. Tác vụ này giúp bảo vệ hộp thư dùng chung khỏi các mối đe dọa bảo mật liên quan đến việc lấy cắp tài khoản.

Lời kết

Như vậy, nếu thực hiện tốt việc quản lý hộp thư dùng chung trên Microsoft 365, doanh nghiệp sẽ nâng cao được hiệu suất làm việc và tăng cường tương tác nội bộ. Đó cũng là cách doanh nghiệp xây dựng một môi trường chia sẻ thông tin bảo mật nhất.

Ngoài việc tích hợp sẵn tính năng quản lý hộp thư dùng chung Microsoft 365, gói Microsoft 365 Business còn mang tới cho doanh nghiệp nhiều lợi ích rõ nét để nâng cao hiệu quả vận hành. Bởi vậy, doanh nghiệp nên xem xét để sở hữu gói dịch vụ này sớm nhất.

Liên hệ ngay với FPT Smart Cloud để được hỗ trợ và tư vấn cụ thể hơn về các dịch vụ và nền tảng tiện ích cho cá nhân, doanh nghiệp.

• Fanpage: Microsoft For Business – FPT Smart Cloud
• Email: [email protected]  
• Hotline: 1900 638 399