Ngày nay, quản lý email doanh nghiệp đang trở thành một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc. Với số lượng email nhận và gửi ngày càng tăng, người dùng cần có một chiến lược quản lý email hiệu quả để không bỏ sót thông tin quan trọng.
Không chỉ là phương tiện truyền đạt thông tin, email cũng là một cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng, đối tác. Chính vì vậy, việc quản lý email doanh nghiệp cần được thực hiện một cách chuyên nghiệp để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả.
Mục lục
Email doanh nghiệp (email công ty) là dịch vụ thư điện tử sử dụng tên miền riêng của khách hàng. Đây là công cụ không thể thiếu trong việc trao đổi thông tin và thực hiện giao dịch trực tuyến cho các tổ chức kinh doanh.
Phần tên miền của email doanh nghiệp thường là tên của doanh nghiệp đó, ví dụ: [email protected]. Khi có tên miền riêng, địa chỉ email của doanh nghiệp sẽ mang tính đại diện và chuyên nghiệp hơn.
Dưới đây là 6 phương pháp giúp người dùng có thể quản lý email công ty hiệu quả, nâng cao năng suất và tối ưu quy trình làm việc.
Cách đơn giản nhất để quản lý email công ty là loại bỏ các email không cần thiết. Đây không chỉ là một thói quen tốt, mà còn là một kỹ thuật quản lý thư điện tử hiệu quả.
Có nhiều cách để người dùng thực hiện việc này: Có thể loại bỏ thủ công hoặc sử dụng các công cụ tự động lọc email. Việc tiến hành dọn dẹp hộp thư theo cách này vừa hạn chế sự xuất hiện của các email spam và quảng cáo, vừa làm cho quá trình quản lý email doanh nghiệp trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.
Khi hợp tác với khách hàng ở những múi giờ khác, việc quản lý email công ty trở thành một thách thức đặc biệt. Tưởng tượng, bạn cần gửi email quan trọng tại một thời điểm cụ thể để phù hợp với lịch làm việc của khách hàng, nhưng đó lại là lúc bạn cần nghỉ ngơi hoặc làm việc khác. Đây chính là lúc tính năng tự động gửi email phát huy tác dụng.
Tính năng này cho phép người dùng chỉ cần soạn thảo nội dung email và đính kèm các file tài liệu cần thiết, sau đó thiết lập thời gian gửi cụ thể. Khi đến thời điểm đã định, hệ thống sẽ tự động gửi email mà không yêu cầu sự can thiệp nào từ phía người dùng.
Để quản lý email công ty một cách hiệu quả và chuyên nghiệp, người dùng nên phân loại email theo mức độ quan trọng và thứ tự ưu tiên. Hầu hết các dịch vụ email hiện nay đều tích hợp các tính năng hỗ trợ công việc việc này.
Áp dụng cách phân loại này giúp việc tìm kiếm và xử lý email trở nên nhanh chóng và tiện lợi. Dù doanh nghiệp có lượng email đến và đi rất lớn, việc quản lý và lọc thông tin trong hộp thư sẽ chỉ tốn vài giây, giúp người dùng tập trung vào công việc một cách hiệu quả hơn.
Một trong những phương pháp quản lý email doanh nghiệp hiệu quả, được nhiều người dùng ưa chuộng, chính là sử dụng tính năng lọc email. Hầu hết các dịch vụ email hiện đại đều tích hợp tính năng này và cho phép người dùng tự ý thiết lập theo nhu cầu cá nhân.
Khi áp dụng tính năng lọc này, mọi email gửi đến sẽ được tự động phân loại và lưu vào các hộp thư tương ứng dựa trên các tiêu chí mà người dùng đã thiết lập trước đó. Điều này có nghĩa là người dùng không cần lọc thủ công từng email, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
Nhiều người dùng có xu hướng đăng ký nhận thông báo email từ nhiều kênh truyền thông và tiếp thị nhưng lại rất ít khi mở ra kiểm tra. Điều này khiến hộp thư quá tải và khó kiểm soát, làm giảm hiệu suất xử lý công việc.
Vì vậy, người dùng cần ngưng việc nhận email tự động từ các nguồn không quan trọng hoặc không cần thiết. Việc này giúp hộp thư được gọn gàng hơn, thông tin không bị phân tán và việc quản lý email doanh nghiệp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Trong khi làm việc, người dùng có thể phải gửi hàng trăm hoặc thậm chí là hàng nghìn email có nội dung tương tự đến các địa chỉ email khác nhau. Trong trường hợp đó, việc tạo các mẫu email (email template) là cách làm vô cùng tiện lợi.
Sử dụng các email template có thể tiết kiệm một lượng thời gian đáng kể trong việc soạn thảo và gửi email, giúp tăng năng suất làm việc. Điều này không chỉ giúp người dùng quản lý email công ty một cách hiệu quả hơn mà còn là một phần quan trọng của việc tự động hóa và tối ưu hóa quy trình công việc.
Để quản lý email doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, người dùng có thể sở hữu cùng lúc hai địa chỉ email riêng biệt: một cho công việc và một cho mục đích cá nhân.
Đối với địa chỉ email được dùng cho công việc, người dùng chỉ nên sử dụng cho các tác vụ và giao tiếp chuyên nghiệp, như gửi email đến khách hàng, liên lạc với đối tác,… Tuyệt đối tránh sử dụng địa chỉ email cho các mục đích cá nhân. Việc này không chỉ có thể làm giảm hiệu suất công việc, mà còn có nguy cơ tiết lộ các thông tin nhạy cảm đến những người không liên quan.
Thay vào đó, việc sử dụng một địa chỉ email cá nhân sẽ giúp người dùng phân loại và quản lý các email một cách dễ dàng hơn. Với cách làm này, người dùng có thể đảm bảo rằng các thông tin công việc và cá nhân được tách biệt, giúp quá trình quản lý trở nên đơn giản và hiệu quả hơn, đồng thời cũng giảm bớt rủi ro liên quan đến sự rò rỉ thông tin.
Để hiệu quả hơn trong việc quản lý email doanh nghiệp, người dùng có thể phân loại email theo mức độ ưu tiên:
Để tối ưu hiệu suất và nâng cao chất lượng trong quản lý email doanh nghiệp, người dùng nên tìm đến những giải pháp công nghệ tiên tiến. Microsoft 365 Business là một trong những gói dịch vụ hàng đầu giúp quản lý email, tài liệu và nhiều tác vụ doanh nghiệp khác một cách hiệu quả. Đừng bỏ lỡ cơ hội, hãy liên hệ ngay để nhận tư vấn và trải nghiệm dịch vụ này.
