OneDrive là một trong những công cụ lưu trữ trực tuyến hàng đầu. Quản lý dung lượng OneDrive hiệu quả giúp người dùng tối ưu hóa không gian lưu trữ và cải thiện quy trình làm việc. Bài viết này sẽ hướng dẫn các thủ thuật và mẹo giúp mở rộng không gian lưu trữ và quản lý tệp tin một cách thông minh.
Việc hiểu rõ cách quản lý dung lượng OneDrive không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất lưu trữ mà còn đảm bảo an toàn dữ liệu; đặc biệt là đối với doanh nghiệp. Dưới đây là các chiến lược và mẹo giúp sử dụng và quản lý OneDrive một cách hiệu quả.
Mục lục
Microsoft OneDrive là dịch vụ trên đám mây của Microsoft, cho phép người dùng lưu giữ, đồng bộ hóa và chia sẻ dữ liệu qua Internet một cách dễ dàng.
So sánh một cách đơn giản, bạn có thể coi Microsoft OneDrive như một ổ đĩa USB ảo, cho phép bạn lưu trữ dữ liệu trực tuyến. Với OneDrive, người dùng có khả năng:
Vậy nên, nếu doanh nghiệp đang muốn sử dụng OneDrive như một cách hiệu quả để lưu trữ dữ liệu của mình, việc hiểu rõ về cách quản lý dung lượng OneDrive là điều cần thiết.
Xem thêm: So sánh OneDrive và Google Drive: Đâu là sự lựa chọn tốt nhất?
Khi sử dụng OneDrive, việc quản lý dung lượng không phải là điều dễ dàng. Tuy nhiên, có một số phương pháp có thể giúp người dùng tiết kiệm không gian và quản lý tốt hơn.
Bạn có thể quản lý dung lượng OneDrive thông qua các cách khác nhau như trên web, trên PC và trong Microsoft Store.
Đầu tiên, chúng ta sẽ nói về cách quản lý dung lượng OneDrive trên trình duyệt web. Chỉ với vài bước đơn giản, người dùng thực hiện như sau:
Làm như vậy, bạn có thể thấy được các tệp và dữ liệu nào đang chiếm dung lượng lớn và có thể lựa chọn xóa bỏ chúng.
Không chỉ trên web, bạn cũng có thể quản lý dung lượng OneDrive trực tiếp trên máy tính cá nhân. Các bước thực hiện gồm:
Tại đây, bạn có thể thấy được dung lượng đã sử dụng của mình trên OneDrive. Ngoài ra, có các tùy chọn bổ sung để người dùng chọn lựa như quyết định thư mục nào được hiển thị trên máy tính hay cài đặt khoảng thời gian khóa kho lưu trữ cá nhân.
Cuối cùng, Microsoft Store cũng là một kênh có thể giúp người dùng quản lý dung lượng OneDrive. Để thực hiện, hãy làm như sau:
Sau khi nhấp vào, bạn có thể thấy tổng dung lượng đã sử dụng. Và tương tự như các phương pháp trên, ở đây bạn cũng có tùy chọn Empty recycle bin để giải phóng không gian bằng cách xóa các tệp không cần thiết.
Bằng cách này, người dùng có thể thực hiện quản lý dung lượng OneDrive thông qua nhiều cách và trên nhiều nền tảng khác nhau.
Sau đây là hướng dẫn chi tiết các bước kiểm tra dung lượng trên điện thoại:
Người dùng sẽ thấy dung lượng đã sử dụng và dung lượng còn trống, thậm chí là phần trăm dung lượng đã sử dụng so với tổng dung lượng.
Ở mục này, người dùng cũng có thể xem thông tin về gói dịch vụ OneDrive mình đang sử dụng (tại mục Xem gói) hoặc có thể chọn nâng cấp dung lượng bằng cách nhấn vào mục Chuyển sang phiên bản cao cấp.
Nếu bạn có các video có dung lượng lớn, ví dụ từ 2GB đến 5GB, chúng có thể chiếm một lượng lớn không gian lưu trữ trên OneDrive của bạn. Một giải pháp hiệu quả là tải các video này lên Youtube hoặc các dịch vụ lưu trữ video khác.
Bạn có thể đặt chế độ riêng tư để chỉ mình bạn hoặc một số người bạn bè cụ thể có quyền xem video. Sau đó, bạn chỉ cần lưu lại đường link của video trên Youtube vào OneDrive. Đây là một cách tốt để giảm dung lượng được sử dụng trên OneDrive.
Để quản lý dung lượng OneDrive một cách hiệu quả, việc đầu tiên bạn nên làm là xóa bỏ các tệp không cần thiết. Điều này có thể là các tệp đã lỗi thời, không sử dụng nữa hoặc không còn giá trị.
Sau khi đã xóa, đừng quên kiểm tra và tiếp tục xóa các tệp trong thư mục Đã xóa gần đây để giải phóng không gian lưu trữ đầy đủ.
Đối với các tệp có dung lượng lớn, chẳng hạn như hình ảnh và video, bạn nên nén chúng trước khi tải lên OneDrive. Việc này giúp giảm kích thước của tệp và do đó, tiết kiệm được dung lượng lưu trữ trên OneDrive của bạn.
OneDrive Files On-Demand là một tính năng giúp bạn có thể truy cập vào tất cả các tệp trên OneDrive mà không cần phải tải chúng về máy tính. Điều này giúp giảm bớt không gian sử dụng dữ liệu trên máy tính của người dùng.
Để kích hoạt tính năng này, bạn cần vào cài đặt OneDrive, sau đó chọn Đồng bộ hóa và sao lưu, rồi điều hướng đến Cài đặt nâng cao và chọn Files On-Demand. Hãy nhớ rằng tính năng này cần phải được kích hoạt cho từng thiết bị bạn sử dụng.
Sau khi hiểu rõ về OneDrive và những lợi ích mà nó mang lại, việc mở rộng dung lượng lưu trữ trở nên rất cần thiết cho những người dùng muốn lưu trữ nhiều dữ liệu hơn.
Để quản lý dung lượng OneDrive hiệu quả, người dùng cần nắm bắt được sự khác biệt giữa OneDrive cá nhân và OneDrive for Business.
Dịch vụ này yêu cầu phải trả phí. Tuy nhiên, ngoài lưu trữ dữ liệu, dịch vụ còn đi kèm các tính năng nâng cao và bảo mật cao cấp khác.
Bằng việc phân biệt rõ ràng giữa OneDrive và OneDrive for Business, người dùng có thể hiểu rõ hơn về cách quản lý dung lượng OneDrive phù hợp với từng nhu cầu và lựa chọn dịch vụ tốt nhất cho mình.
Nếu người dùng đang sử dụng OneDrive cá nhân và cảm thấy dung lượng cung cấp không đáp ứng đủ nhu cầu, có một lựa chọn tốt đó là nâng cấp thông qua gói Microsoft 365 Basic.
Gói này trước kia được gọi là OneDrive Standalone, và nó sẽ cung cấp thêm 100GB dung lượng lưu trữ cho tài khoản OneDrive của bạn.
Không chỉ có vậy, khi đăng ký gói Microsoft 365 Basic, người dùng cũng sẽ có quyền truy cập vào email Outlook mà không bị làm phiền bởi quảng cáo, cùng với các ứng dụng Microsoft 365 khác.
Một điểm đáng chú ý khác là gói Microsoft 365 Basic bắt đầu áp dụng cho việc đăng ký từ ngày 30/1/2023. Người dùng có thể đăng ký gói này trực tiếp từ trang web của Microsoft để bổ sung dung lượng lưu trữ OneDrive của mình.
Khi người dùng cảm thấy cần thêm không gian lưu trữ cho doanh nghiệp của mình, việc mở rộng dung lượng OneDrive for Business là một giải pháp hiệu quả.
OneDrive for Business không chỉ được cung cấp dưới dạng gói độc lập, mà còn được tích hợp sẵn trong nhiều giải pháp Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp.
Nếu người dùng chọn sử dụng OneDrive qua các gói Microsoft 365 Business, lưu trữ cũng sẽ là 1TB nhưng sẽ đi kèm với các công cụ cao cấp khác. Cụ thể:
Lưu ý rằng giá này được cập nhật mới vào ngày 2/11/2023 và có thể có sự biến động.
Nếu nhu cầu lưu trữ của người dùng tăng lên, có một số điều cần lưu ý khi quản lý dung lượng OneDrive:
Với những công cụ mà OneDrive mang lại, người dùng sẽ tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
Nhưng để có trải nghiệm hoàn hảo hơn và khai thác tối ưu tất cả tiện ích, việc mua gói Microsoft 365 Business là lựa chọn hợp lý. Lợi ích không chỉ dừng lại ở OneDrive mà còn ở nhiều công cụ nâng cao khác.
FPT Smart Cloud – đơn vị đầu tiên tại Việt Nam cung cấp dịch vụ Microsoft theo hình thức linh hoạt – sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp với đội ngũ chuyên gia công nghệ hàng đầu.
Liên hệ với chúng tôi để biết thêm chi tiết và chọn mua gói dịch vụ phù hợp cho việc quản lý dung lượng OneDrive.
