Bí quyết quản lý dung lượng OneDrive doanh nghiệp hiệu quả
11 December, 2023

Bí quyết quản lý dung lượng OneDrive doanh nghiệp hiệu quả

OneDrive là một trong những công cụ lưu trữ trực tuyến hàng đầu. Quản lý dung lượng OneDrive hiệu quả giúp người dùng tối ưu hóa không gian lưu trữ và cải thiện quy trình làm việc. Bài viết này sẽ hướng dẫn các thủ thuật và mẹo giúp mở rộng không gian lưu trữ và quản lý tệp tin một cách thông minh.

Việc hiểu rõ cách quản lý dung lượng OneDrive không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất lưu trữ mà còn đảm bảo an toàn dữ liệu; đặc biệt là đối với doanh nghiệp. Dưới đây là các chiến lược và mẹo giúp sử dụng và quản lý OneDrive một cách hiệu quả.

Microsoft OneDrive là gì?

Microsoft OneDrive là dịch vụ trên đám mây của Microsoft, cho phép người dùng lưu giữ, đồng bộ hóa và chia sẻ dữ liệu qua Internet một cách dễ dàng.

So sánh một cách đơn giản, bạn có thể coi Microsoft OneDrive như một ổ đĩa USB ảo, cho phép bạn lưu trữ dữ liệu trực tuyến. Với OneDrive, người dùng có khả năng:

  • Dễ dàng xem và chỉnh sửa tài liệu trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet, từ máy tính cá nhân, laptop, đến Macbook và smartphone.
  • Chia sẻ tệp và dữ liệu một cách nhanh chóng và thuận tiện, chỉ cần vài thao tác.
  • Cung cấp dung lượng lưu trữ lớn, lên đến 1TB, giúp bạn lưu trữ hầu như mọi thứ bạn cần.
  • Tìm kiếm tệp tin nhanh chóng và chính xác thông qua các công cụ tìm kiếm tiên tiến.

Vậy nên, nếu doanh nghiệp đang muốn sử dụng OneDrive như một cách hiệu quả để lưu trữ dữ liệu của mình, việc hiểu rõ về cách quản lý dung lượng OneDrive là điều cần thiết.

 

Microsoft OneDrive được ví như một chiếc USB ảo.
Microsoft OneDrive được ví như một chiếc USB ảo.

Xem thêm: So sánh OneDrive và Google Drive: Đâu là sự lựa chọn tốt nhất?

Hướng dẫn quản lý dung lượng OneDrive

Khi sử dụng OneDrive, việc quản lý dung lượng không phải là điều dễ dàng. Tuy nhiên, có một số phương pháp có thể giúp người dùng tiết kiệm không gian và quản lý tốt hơn.

Bạn có thể quản lý dung lượng OneDrive thông qua các cách khác nhau như trên web, trên PC và trong Microsoft Store.

Trên web

Đầu tiên, chúng ta sẽ nói về cách quản lý dung lượng OneDrive trên trình duyệt web. Chỉ với vài bước đơn giản, người dùng thực hiện như sau:

  • Truy cập vào trang OneDrive và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn.
  • Tại giao diện, chọn Options rồi đi đến Manage storage và cuối cùng là Empty recycle bin.

Làm như vậy, bạn có thể thấy được các tệp và dữ liệu nào đang chiếm dung lượng lớn và có thể lựa chọn xóa bỏ chúng.

Trên PC

Không chỉ trên web, bạn cũng có thể quản lý dung lượng OneDrive trực tiếp trên máy tính cá nhân. Các bước thực hiện gồm:

  • Tại góc dưới bên phải màn hình, nhấn vào biểu tượng OneDrive dạng đám mây.
  • Chọn Cài đặt (biểu tượng bánh răng) và sau đó là Account.

 

Quản lý dung lượng OneDrive có thể thực hiện trên đa thiết bị.
Quản lý dung lượng OneDrive có thể thực hiện trên đa thiết bị.

Tại đây, bạn có thể thấy được dung lượng đã sử dụng của mình trên OneDrive. Ngoài ra, có các tùy chọn bổ sung để người dùng chọn lựa như quyết định thư mục nào được hiển thị trên máy tính hay cài đặt khoảng thời gian khóa kho lưu trữ cá nhân.

Trong Microsoft Store

Cuối cùng, Microsoft Store cũng là một kênh có thể giúp người dùng quản lý dung lượng OneDrive. Để thực hiện, hãy làm như sau:

  • Mở ứng dụng OneDrive từ Microsoft Store.
  • Nhấp vào menu ba chấm ở phía trên cùng bên phải và chọn Cài đặt.

Sau khi nhấp vào, bạn có thể thấy tổng dung lượng đã sử dụng. Và tương tự như các phương pháp trên, ở đây bạn cũng có tùy chọn Empty recycle bin để giải phóng không gian bằng cách xóa các tệp không cần thiết.

Bằng cách này, người dùng có thể thực hiện quản lý dung lượng OneDrive thông qua nhiều cách và trên nhiều nền tảng khác nhau.

Trên điện thoại

Sau đây là hướng dẫn chi tiết các bước kiểm tra dung lượng trên điện thoại:

  • Bước 1: Mở ứng dụng OneDrive và đăng nhập tài khoản. Người dùng cần nhập địa chỉ email, số điện thoại hoặc tài khoản Skype của mình và sau đó nhấn vào nút Tiếp tục.
  • Bước 2: Màn hình tiếp theo yêu cầu người dùng nhập mật khẩu. Hãy nhập mật khẩu của bạn và nhấn vào nút Đăng nhập.
  • Bước 3: Sau khi đã đăng nhập thành công, nhấn vào mục Tôi nằm ở góc dưới bên phải màn hình.
  • Bước 4: Dưới tên tài khoản email hoặc số điện thoại của bạn, thông tin về dung lượng OneDrive sẽ hiển thị. 

 

Người dùng có thể kiểm tra dung lượng trên điện thoại
Người dùng có thể kiểm tra dung lượng trên điện thoại

Người dùng sẽ thấy dung lượng đã sử dụng và dung lượng còn trống, thậm chí là phần trăm dung lượng đã sử dụng so với tổng dung lượng.

Ở mục này, người dùng cũng có thể xem thông tin về gói dịch vụ OneDrive mình đang sử dụng (tại mục Xem gói) hoặc có thể chọn nâng cấp dung lượng bằng cách nhấn vào mục Chuyển sang phiên bản cao cấp.

Cách tăng dung lượng OneDrive

Tải video lên Youtube

Nếu bạn có các video có dung lượng lớn, ví dụ từ 2GB đến 5GB, chúng có thể chiếm một lượng lớn không gian lưu trữ trên OneDrive của bạn. Một giải pháp hiệu quả là tải các video này lên Youtube hoặc các dịch vụ lưu trữ video khác.

Bạn có thể đặt chế độ riêng tư để chỉ mình bạn hoặc một số người bạn bè cụ thể có quyền xem video. Sau đó, bạn chỉ cần lưu lại đường link của video trên Youtube vào OneDrive. Đây là một cách tốt để giảm dung lượng được sử dụng trên OneDrive.

Xóa các tệp không cần thiết

Để quản lý dung lượng OneDrive một cách hiệu quả, việc đầu tiên bạn nên làm là xóa bỏ các tệp không cần thiết. Điều này có thể là các tệp đã lỗi thời, không sử dụng nữa hoặc không còn giá trị.

Sau khi đã xóa, đừng quên kiểm tra và tiếp tục xóa các tệp trong thư mục Đã xóa gần đây để giải phóng không gian lưu trữ đầy đủ.

Nén dữ liệu

Đối với các tệp có dung lượng lớn, chẳng hạn như hình ảnh và video, bạn nên nén chúng trước khi tải lên OneDrive. Việc này giúp giảm kích thước của tệp và do đó, tiết kiệm được dung lượng lưu trữ trên OneDrive của bạn.

 

Dữ liệu sau khi nén sẽ giảm đáng kể không gian chiếm dụng
Dữ liệu sau khi nén sẽ giảm đáng kể không gian chiếm dụng

Tận dụng tính năng OneDrive Files On-Demand

OneDrive Files On-Demand là một tính năng giúp bạn có thể truy cập vào tất cả các tệp trên OneDrive mà không cần phải tải chúng về máy tính. Điều này giúp giảm bớt không gian sử dụng dữ liệu trên máy tính của người dùng.

Để kích hoạt tính năng này, bạn cần vào cài đặt OneDrive, sau đó chọn Đồng bộ hóa và sao lưu, rồi điều hướng đến Cài đặt nâng cao và chọn Files On-Demand. Hãy nhớ rằng tính năng này cần phải được kích hoạt cho từng thiết bị bạn sử dụng.

Mở rộng không gian lưu trữ

Sau khi hiểu rõ về OneDrive và những lợi ích mà nó mang lại, việc mở rộng dung lượng lưu trữ trở nên rất cần thiết cho những người dùng muốn lưu trữ nhiều dữ liệu hơn.

OneDrive và OneDrive dành cho doanh nghiệp khác biệt thế nào?

Để quản lý dung lượng OneDrive hiệu quả, người dùng cần nắm bắt được sự khác biệt giữa OneDrive cá nhân và OneDrive for Business.

  • OneDrive Cá Nhân: OneDrive cá nhân là lựa chọn đơn giản và miễn phí từ Microsoft, cung cấp 5GB không gian lưu trữ. Đây là lựa chọn phù hợp cho việc lưu trữ tệp cá nhân không yêu cầu dung lượng lớn.
  • OneDrive for Business: Đối lập với phiên bản cá nhân, OneDrive for Business hướng đến môi trường doanh nghiệp với mức dung lượng khởi điểm là 1TB. 

Dịch vụ này yêu cầu phải trả phí. Tuy nhiên, ngoài lưu trữ dữ liệu, dịch vụ còn đi kèm các tính năng nâng cao và bảo mật cao cấp khác.

 

Hiểu rõ sự khác biệt giữa các gói dữ liệu để lựa chọn phù hợp
Hiểu rõ sự khác biệt giữa các gói dữ liệu để lựa chọn phù hợp

Bằng việc phân biệt rõ ràng giữa OneDrive và OneDrive for Business, người dùng có thể hiểu rõ hơn về cách quản lý dung lượng OneDrive phù hợp với từng nhu cầu và lựa chọn dịch vụ tốt nhất cho mình.

Cách nâng cấp dung lượng lưu trữ trên OneDrive

Nếu người dùng đang sử dụng OneDrive cá nhân và cảm thấy dung lượng cung cấp không đáp ứng đủ nhu cầu, có một lựa chọn tốt đó là nâng cấp thông qua gói Microsoft 365 Basic.

Gói này trước kia được gọi là OneDrive Standalone, và nó sẽ cung cấp thêm 100GB dung lượng lưu trữ cho tài khoản OneDrive của bạn.

Không chỉ có vậy, khi đăng ký gói Microsoft 365 Basic, người dùng cũng sẽ có quyền truy cập vào email Outlook mà không bị làm phiền bởi quảng cáo, cùng với các ứng dụng Microsoft 365 khác. 

Một điểm đáng chú ý khác là gói Microsoft 365 Basic bắt đầu áp dụng cho việc đăng ký từ ngày 30/1/2023. Người dùng có thể đăng ký gói này trực tiếp từ trang web của Microsoft để bổ sung dung lượng lưu trữ OneDrive của mình.

 

Gói Microsoft 365 Basic tiền thân là gói OneDrive Standalone
Gói Microsoft 365 Basic tiền thân là gói OneDrive Standalone

Hướng dẫn nâng cấp dung lượng OneDrive cho doanh nghiệp

Khi người dùng cảm thấy cần thêm không gian lưu trữ cho doanh nghiệp của mình, việc mở rộng dung lượng OneDrive for Business là một giải pháp hiệu quả. 

OneDrive for Business không chỉ được cung cấp dưới dạng gói độc lập, mà còn được tích hợp sẵn trong nhiều giải pháp Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp.

  • OneDrive for Business Plan 1: Với mức phí 60 USD/ người dùng/năm, người dùng sẽ có 1TB lưu trữ và trải nghiệm các tính năng nâng cao khi cộng tác trên các tệp chung trong tổ chức. 

Nếu người dùng chọn sử dụng OneDrive qua các gói Microsoft 365 Business, lưu trữ cũng sẽ là 1TB nhưng sẽ đi kèm với các công cụ cao cấp khác. Cụ thể:

  • Microsoft 365 Business Basic: 36 USD/người dùng/năm
  • Microsoft 365 Business Standard: 120 USD/người dùng/năm
  • Microsoft 365 Business Premium: 264 USD/người dùng/năm
  • Microsoft 365 Apps for Business: 99 USD/người dùng/năm

Lưu ý rằng giá này được cập nhật mới vào ngày 2/11/2023 và có thể có sự biến động.

Nếu nhu cầu lưu trữ của người dùng tăng lên, có một số điều cần lưu ý khi quản lý dung lượng OneDrive:

  • Người dùng có khả năng chuyển đổi tài khoản của mình sang một gói khác khi nhu cầu lưu trữ của doanh nghiệp thay đổi.
  • Có thể kết hợp nhiều gói Microsoft 365 theo nhu cầu. Tuy nhiên có lưu ý nhỏ đó là chỉ có thể mua tối đa 300 giấy phép Microsoft 365 Business/doanh nghiệp.

 

Mỗi lựa chọn gói khác nhau sẽ có những công cụ khác nhau
Mỗi lựa chọn gói khác nhau sẽ có những công cụ khác nhau

Lời kết

Với những công cụ mà OneDrive mang lại, người dùng sẽ tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

Nhưng để có trải nghiệm hoàn hảo hơn và khai thác tối ưu tất cả tiện ích, việc mua gói Microsoft 365 Business là lựa chọn hợp lý. Lợi ích không chỉ dừng lại ở OneDrive mà còn ở nhiều công cụ nâng cao khác.

FPT Smart Cloud – đơn vị đầu tiên tại Việt Nam cung cấp dịch vụ Microsoft theo hình thức linh hoạt – sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp với đội ngũ chuyên gia công nghệ hàng đầu.

Liên hệ với chúng tôi để biết thêm chi tiết và chọn mua gói dịch vụ phù hợp cho việc quản lý dung lượng OneDrive.

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Hội thảo Copilot for Microsoft 365
DMCA compliant image