Với sự gia tăng về số lượng dữ liệu quan trọng được lưu trữ trên các ứng dụng của Microsoft, việc áp dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ là vô cùng cần thiết. Từ việc xác định và quản lý quyền truy cập, áp dụng các biện pháp xác thực mạnh mẽ, cho đến việc tăng cường mã hóa dữ liệu, doanh nghiệp sẽ đảm bảo an toàn cho dữ liệu của mình trên nền tảng Microsoft 365.
Microsoft 365 cung cấp một bộ các ứng dụng và dịch vụ hữu ích giúp nhân sự làm việc và quản lý thông tin một cách hiệu quả. Công cụ này cũng đưa ra nhiều giải pháp bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp luôn được an toàn. Với 10 phương pháp bảo vệ dữ liệu dưới đây trên Microsoft 365, doanh nghiệp có thể hoạt động một cách chuyên nghiệp hơn.
Mục lục
Xác thực đa yếu tố (Multi-Factor Authentication – MFA) là một phương pháp bảo mật nhằm đảm bảo tính xác thực cao hơn khi đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365.
Thay vì chỉ yêu cầu một yếu tố xác thực duy nhất là mật khẩu, MFA yêu cầu người dùng sử dụng ít nhất hai yếu tố xác thực khác nhau, bao gồm mật khẩu và mã xác thực được gửi đến điện thoại di động. Nhờ đó, MFA tạo ra một lớp bảo vệ thứ hai, bảo vệ tài khoản khỏi các cuộc tấn công hay đăng nhập trái phép.
Bảo vệ tài khoản quản trị sẽ giúp doanh nghiệp thoát khỏi các mối đe dọa mạng và đảm bảo tính an toàn cho hệ thống dữ liệu. Để bảo vệ tài khoản quản trị Microsoft 365, cần đảm bảo thiết lập, quản lý đúng số lượng tài khoản người dùng và quản trị viên trong doanh nghiệp.
Microsoft 365 bảo vệ tài khoản quản trị viên bằng các giải pháp dưới đây:
Các chính sách bảo mật được thiết lập sẵn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nâng cao tính linh hoạt khi quản trị dữ liệu. Các chính sách này bao gồm chính sách spam, chống phần mềm độc hại và chống lừa đảo, cụ thể:
Mọi thiết bị đều có thể là một đường dẫn cho hacker tấn công vào hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp. Ngay cả những thiết bị thuộc sở hữu cá nhân nhưng được sử dụng cho công việc cũng cần được cấu hình chuẩn và trang bị chế độ bảo vệ tối ưu.
Email có thể chứa các cuộc tấn công độc hại được che giấu dưới dạng thông tin vô hại. Hệ thống email của doanh nghiệp rất dễ bị tấn công vì các nhân sự thường xem đây là kênh truyền thông an toàn nên thiếu cách phòng ngừa rủi ro.
Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần đào tạo nhân sự để nhận biết thư rác, email lừa đảo, các cuộc tấn công giả mạo và phần mềm độc hại trong email. Microsoft 365 cũng đã cung cấp một số công cụ bảo mật dưới đây cho email, cụ thể bao gồm:
Một trong những cách tốt nhất để cộng tác và chia sẻ an toàn là sử dụng Microsoft Teams. Với Microsoft Teams, tất cả các tệp tin và thông tin trao đổi của doanh nghiệp đều nằm trong một môi trường được bảo vệ và lưu trữ an toàn.
Những công cụ giúp đảm bảo an toàn trên Microsoft Teams bao gồm:
Các cài đặt chia sẻ mặc định cho SharePoint và OneDrive có thể được thiết lập ở mức cho phép chia sẻ rộng hơn. Nếu cần thiết, người dùng nên xem xét và thay đổi cài đặt mặc định nhằm tăng khả năng bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp.
Lưu ý: Doanh nghiệp chỉ cấp quyền truy cập cho những nhân sự cần thiết nhằm mục đích phục vụ cho công việc của họ.
Outlook và Microsoft 365 Apps cho phép người dùng làm việc hiệu quả đồng thời an toàn hơn trên nhiều thiết bị. Nếu người dùng thao tác với tài liệu trên một thiết bị thì sau đó có thể tiếp tục làm việc trên thiết bị khác. Thay vì gửi tệp tin dưới dạng đính kèm trong email, người gửi có thể chia sẻ liên kết đến tài liệu được lưu trữ trong SharePoint hoặc OneDrive.
Các công cụ bảo mật cụ thể bao gồm:
Ngoài ra, Microsoft 365 Business Premium còn bao gồm Defender for Office 365 Plan 1 và Azure Information Protection Plan 1 để bảo mật dữ liệu cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể giúp nhân sự chia sẻ lịch của họ một cách phù hợp để hợp tác tốt hơn. Quản trị viên sẽ quản lý mức độ chi tiết mà người dùng được phép chia sẻ bằng cách giới hạn các thông tin cụ thể chỉ trong một khung thời gian.
Sau khi hoàn thành việc thiết lập ban đầu và cấu hình Microsoft 365, doanh nghiệp cần có một kế hoạch bảo trì và vận hành cụ thể.
Khi nhân viên cũ nghỉ việc hoặc thêm nhân sự mới, quản trị viên cần thêm hoặc xóa người dùng, đặt lại mật khẩu và reset thiết bị về cài đặt gốc. Đồng thời, quản trị viên cũng cần đảm bảo rằng mỗi nhân sự chỉ có quyền truy cập vào những tài nguyên cần thiết nhằm phục vụ cho công việc của họ.
Trên nền tảng Microsoft 365, bảo mật dữ liệu doanh nghiệp không chỉ là một sự lựa chọn, mà còn là một yêu cầu cần thiết. Bằng cách áp dụng các phương pháp hàng đầu nêu trên, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đối phó được với các mối đe dọa ngày càng phức tạp về an toàn dữ liệu.
Gói Microsoft 365 Business luôn liên tục cập nhật các công cụ và tính năng bảo mật dữ liệu hiệu quả nhất cho tổ chức. Do vậy, hãy xem xét để ứng dụng nền tảng này trọn gói cho doanh nghiệp của mình.
Liên hệ với chúng tôi ngay để biết thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ của FPT Smart Cloud.
