Kinh nghiệm cho Onedrive Admin khi sử dụng Onedrive for Business
7 December, 2023

Kinh nghiệm cho Onedrive Admin khi sử dụng Onedrive for Business

Các Onedrive Admin cần hiểu rõ vai trò, quyền hạn của mình khi sử dụng Onedrive for Business trong doanh nghiệp. Đó là cơ sở để quản lý hệ thống và dữ liệu trên nền tảng này một cách hiệu quả và bảo mật nhất.

Để hiểu rõ hơn về cách tối ưu hóa và quản lý Onedrive for Business, doanh nghiệp cần tìm hiểu chi tiết các thông tin về nền tảng này, đặc biệt là các mẹo dành cho Onedrive Admin. Đó là cơ sở để đảm bảo việc ứng dụng Onedrive for Business được vận hành hiệu quả và an toàn tại doanh nghiệp.

Onedrive for Business là gì?

OneDrive Business của Microsoft là một nền tảng lưu trữ dữ liệu đám mây được thiết kế đặc biệt cho doanh nghiệp. Người dùng có khả năng lưu trữ mọi loại dữ liệu, bao gồm hình ảnh, video, tài liệu, âm thanh và các thông tin khác, cả khi làm việc online và offline. 

Đặc điểm nổi bật của OneDrive Business là dung lượng lưu trữ lên đến 1TB cho mỗi người dùng và khả năng nâng cấp lên 5TB nếu cần thiết. OneDrive Business có giao diện thân thiện và dễ sử dụng với bố cục, nội dung và tính năng mang tính hỗ trợ cao. 

 

OneDrive Business là một nền tảng lưu trữ dữ liệu đám mây 
OneDrive Business là một nền tảng lưu trữ dữ liệu đám mây

Các tính năng tiêu biểu của Onedrive for Business 

OneDrive Business 365 cung cấp hàng loạt tính năng ấn tượng giúp doanh nghiệp quản lý và tận dụng dữ liệu một cách hiệu quả. 

Lưu trữ dữ liệu trực tuyến

Tính năng đầu tiên và quan trọng nhất của OneDrive Business là khả năng lưu trữ dữ liệu trực tuyến. Người dùng có thể dễ dàng truy cập và lưu trữ tất cả dữ liệu trên nền tảng trực tuyến. 

Chỉ cần có kết nối internet và tài khoản đăng ký bản quyền, người dùng có thể tải lên và tải xuống dữ liệu từ bất kỳ thiết bị nào. Điều đặc biệt là OneDrive Business sẽ đồng bộ hóa dữ liệu trên tất cả các thiết bị và các ứng dụng có trong hệ thống Microsoft 365.

Dễ dàng chia sẻ và cộng tác

Ngoài việc lưu trữ dữ liệu, OneDrive Business còn cung cấp tính năng chia sẻ dữ liệu và cộng tác với đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác một cách dễ dàng. 

Bằng cách đăng tải dữ liệu lên nền tảng này, người dùng có thể chia sẻ bằng cách cấp quyền truy cập hoặc gửi đường dẫn. Điều này giúp tăng hiệu suất làm việc và tạo điều kiện cho sự hợp tác hiệu quả.

Khôi phục dữ liệu nhanh chóng

Với tính năng khôi phục dữ liệu bị xóa, người dùng không cần lo lắng khi mất dữ liệu quan trọng trên OneDrive Business. Dữ liệu có thể dễ dàng khôi phục về trạng thái ban đầu một cách nhanh chóng nếu người dùng lỡ tay xóa.

Dung lượng lưu trữ lớn

OneDrive Business cung cấp một dung lượng lưu trữ lớn, lên đến 1TB cho mỗi người dùng. Điều này cho phép chúng ta lưu trữ đa dạng loại thông tin. 

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng dung lượng tối đa của mỗi tệp là 250GB. Vì vậy người dùng nên kiểm tra kích thước của dữ liệu trước khi tải lên.

 

OneDrive Business cung cấp một dung lượng lưu trữ lớn
OneDrive Business cung cấp một dung lượng lưu trữ lớn

Bảo mật dữ liệu an toàn

Trên OneDrive Business, dữ liệu được chuyển hay gửi đi sẽ được mã hóa bằng TLS, xác minh danh tính qua thẻ thông minh và sinh trắc học, tường lửa giới hạn quyền truy cập. Bởi vậy, nền tảng này có khả năng bảo mật dữ liệu an toàn cho người dùng.

Gửi email nhanh chóng

Một tính năng ít người biết đến là khả năng gửi email nhanh chóng với các tệp đính kèm từ OneDrive Business. 

Người dùng có thể thực hiện thao tác này ngay cả khi đang ở trong lịch làm việc và chỉ cần chọn tài liệu từ nền tảng OneDrive để gửi kèm trong email. Điều này giúp tiết kiệm thời gian đồng thời không làm tốn dung lượng lưu trữ trên máy tính.

Sử dụng linh hoạt, tích hợp mở rộng

Vì OneDrive Business là nền tảng lưu trữ trực tuyến nên người dùng có thể sử dụng ứng dụng này bất cứ khi nào và ở bất kỳ đâu với tối đa 5 thiết bị được đăng nhập cùng lúc. 

 

OneDrive Business tương thích với nhiều hệ điều hành
OneDrive Business tương thích với nhiều hệ điều hành

Ngoài ra, OneDrive Business còn tương thích với nhiều hệ điều hành như Windows, macOS, Android và iOS. Người dùng cũng có thể tích hợp nó với các ứng dụng khác như SharePoint, Office 365 và Teams để nâng cao hiệu suất làm việc.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách chia sẻ file trên OneDrive

Vai trò của Admin khi sử dụng Onedrive for Business

Onedrive Admin có vai trò quan trọng trong việc quản lý và bảo vệ dữ liệu của tổ chức, doanh nghiệp.

Kiểm soát, quản lý người dùng

Admin có vai trò chính trong việc quản lý người dùng trên Onedrive for Business. Cụ thể, quản trị viên có thể thêm hoặc xóa người dùng, cấp quyền truy cập và theo dõi hoạt động của họ. 

Admin sẽ quản lý người dùng để đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập và quản lý dữ liệu trên OneDrive. Điều này đặc biệt quan trọng nhằm đảm bảo an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp.

Cài đặt không gian lưu dữ liệu cho người dùng

Admin có thể quản lý việc cung cấp không gian lưu trữ cho từng người dùng. Vai trò của admin là cấu hình dung lượng lưu trữ tối đa mà mỗi người dùng có thể sử dụng. Điều này giúp kiểm soát việc sử dụng không gian lưu trữ trên Onedrive for Business.

Thiết lập quyền hạn cho người dùng

Bên cạnh đó, Onedrive Admin cũng có khả năng thiết lập quyền hạn của người dùng trên Onedrive for Business, bao gồm quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa hoặc chia sẻ. 

Vai trò này của quản trị viên giúp kiểm soát quyền truy cập và đảm bảo rằng dữ liệu quan trọng không bị truy cập hoặc chỉnh sửa bởi những người không được ủy quyền.

Kiểm soát chính sách bảo mật

Ngoài ra, Admin cũng đảm bảo rằng các chính sách bảo mật sẽ được thực thi trên Onedrive for Business. Cụ thể, quản trị viên có quyền cài đặt xác minh hai yếu tố hoặc quản lý cơ chế bảo vệ dữ liệu. 

Quyền hạn này giúp đảm bảo tính an toàn của dữ liệu, đồng thời tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu trên OneDrive.

 

Admin có quyền cài đặt chính sách bảo mật trong Onedrive for Business
Admin có quyền cài đặt chính sách bảo mật trong Onedrive for Business

Mẹo dùng Onedrive for Business dành cho onedrive admin

Với những mẹo dùng Onedrive for Business dưới đây, Onedrive Admin có khả năng quản lý và tối ưu hóa việc sử dụng Onedrive for Business, đảm bảo an toàn và hiệu quả trong việc chia sẻ và lưu trữ dữ liệu trong doanh nghiệp.

  • Quản trị viên có thể chia sẻ tài liệu từ Onedrive for Business giống như SharePoint.
  • Với vai trò quản trị viên Microsoft 365, admin sẽ có quyền kiểm soát hành động của người dùng với tài liệu OneDrive doanh nghiệp.
  • Tận dụng khả năng thiết lập giới hạn truy cập của Onedrive Admin để đảm bảo an toàn dữ liệu.
  • Admin có thể tăng dung lượng lên 5TB cho gói Onedrive for Business Plan 2 với nhiều hơn 5 người dùng.
  • Quản trị viên có thể cài đặt các hạn chế cho Request Files để kiểm soát quyền truy cập và bảo mật dữ liệu.

Lời kết

Việc sử dụng Onedrive for Business một cách hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển và bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp. Hiểu rõ vai trò, quyền hạn của Onedrive Admin sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng vận hành nền tảng này một cách thuận tiện nhất.

Ngoài ra, để tận dụng toàn bộ tiềm năng của nền tảng, hãy xem xét mua gói Microsoft 365 Business ngay hôm nay. Đây sẽ là giải pháp đồng hành cùng Onedrive for Business để cung cấp cho doanh nghiệp sự kết hợp hoàn hảo giữa hiệu suất, bảo mật và tích hợp. 

Liên hệ với FPT Smart Cloud ngay hôm nay để nhận các thông tin tư vấn đầy đủ nhất về các dịch vụ chất lượng nhé!

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Hội thảo Copilot for Microsoft 365
DMCA compliant image