11 November, 2023

Giới hạn và nguyên tắc dữ liệu của OneDrive và SharePoint

OneDrive và SharePoint là 2 dịch vụ lưu trữ và chia sẻ dữ liệu nằm trong gói Microsoft 365. Để làm việc hiệu quả hơn, bạn cần nắm rõ các nguyên tắc dữ liệu của OneDrive và SharePoint. Cùng chúng tôi tìm hiểu về những giới hạn này trong bài viết dưới đây.

Các nguyên tắc dữ liệu của OneDrive và SharePoint là những điều bạn cần nắm rõ nếu muốn làm việc tốt hơn với hai công cụ này. Để biết rõ các giới hạn đó là gì thì hãy tham khảo bài viết sau. FPT Smart Cloud sẽ giúp bạn hiểu rõ và tránh việc vi phạm các nguyên tắc của SharePoint và OneDrive.

Mục lục

Các kí tự không hợp lệ

Các tệp được lưu trữ trong OneDrive và SharePoint không được chứa các ký tự như: ”*:<>/|\. Người dùng cũng không được sử dụng dấu cách ở đầu và cuối trong tên tệp hoặc thư mục lưu trữ. Do vậy, bạn cần xóa tất cả các kỳ tự không hợp lệ nêu trên trước khi lưu hoặc chia sẻ qua OneDrive và SharePoint.

Trong trường hợp tên tệp, thư mục chứa các ký tự trên, màn hình sẽ xuất hiện thông báo như sau:

Ngoài ra, còn có một số nguyên tắc dữ liệu của OneDrive và SharePoint về ký tự mà bạn cũng nên lưu ý, bao gồm:

Đối với Office Win32 trên máy tính: bạn không thể lưu tệp ở dạng xem Backstage vào OneDrive hoặc SharePoint nếu trong tên có chứa ký tự “;”.
Đối với Office 2010: bạn không thể sử dụng ký tự “&” khi lưu tên file và thư mục.

Điểm qua một số ký tự không hợp lệ khi lưu và chia sẻ tệp trên OneDrive và Sharepoint

Các loại tên tệp và thư mục không hợp lệ

Có một số tên tệp và thư mục không hợp lệ mà bạn nên quan tâm khi tìm hiểu về nguyên tắc dữ liệu của OneDrive và SharePoint như:

Tệp có đuôi .lock: bao gồm các tệp khóa hoặc tệp khóa bị xung đột trong quá trình đồng bộ hóa dữ liệu.
Tệp có các đuôi CON, PRN, NUL, COM0 – COM9, LPT0 – LPY9: là tên các thiết bị và giao diện cổng mà bạn thường gặp trong Windows. Chúng mang ý nghĩa đặc biệt trong việc giao tiếp với các cổng và thiết bị, nên không thích hợp dùng để đặt tên tệp.
Tệp có đuôi vti: là tiếp đầu ngữ có liên quan tới chức năng nội bộ của SharePoint nên không được dùng cho các tệp/thư mục khác.
Tệp có đuôi desktop.ini: là tệp cấu hình đặc biệt của Windows. Nếu bạn sử dụng tiếp đầu ngữ này để lưu tên tệp sẽ gây ra các xung đột hoặc có lỗi trong hiển thị.

Xem thêm: Mô hình trưởng thành với Microsoft 365 – Năng lực cộng tác

Tệp không hợp lệ hoặc bị chặn

Khi tìm hiểu về các nguyên tắc dữ liệu của OneDrive và SharePoint, bạn nên quan tâm tới các tệp không hợp lệ, bao gồm:

Tệp TMP sẽ tạm thời không được đồng bộ hóa trên OneDrive. Vì đây là các tệp tạm thời và thường không chứa các dữ liệu quan trọng.
Các tệp như desktop.ini trên Windows và .DS_Store trên macOS là các tệp mega hoặc tệp cấu hình cục bộ nên sẽ không được đồng bộ hóa trên OneDrive.

Kích thước tệp hợp lệ

Các giới hạn và nguyên tắc dữ liệu của OneDrive và SharePoint về kích thước tệp được quy định như sau:

Tối đa	Tải lên	Tải xuống
Đồng bộ hóa	250GB	250GB
Các tệp đơn	250GB	250GB
các tệp zip	20GB	20GB

Hình ảnh thu nhỏ và các bản xem trước

Một số giới hạn dữ liệu về hình ảnh thu nhỏ và bản xem trước như sau:

Những tệp nào >100MB sẽ không được tạo hình thu nhỏ.
Những tệp PDF >100MB sẽ không có bản xem trước.

Có một số nguyên tắc về hình ảnh thu nhỏ trong OneDrive

Số thư mục được sao chép và đồng hóa

Thêm một nguyên tắc dữ liệu của OneDrive và SharePoint mà bạn cần quan tâm là tổng số thư mục được phép sao chép và đồng hóa.

Trong OneDrive, bạn chỉ được phép sao chép tối đa 2500 tệp cùng một lúc. Để đạt hiệu suất tối ưu, Microsoft khuyên người dùng không nên đồng bộ hóa quá 300.000 tệp trên bộ lưu trữ đám mây của mình.

Giới hạn về tính năng chia sẻ nguyên tắc dữ liệu của OneDrive và SharePoint

Một vài giới hạn cũng như nguyên tắc dữ liệu của OneDrive và SharePoint về khả năng chia sẻ mà bạn có thể bỏ lỡ:

Số lượng mục được phép chia sẻ trong thư viện là 50.000.
Người dùng không thể đồng bộ hóa tính năng Chia sẻ với tôi các tệp trong OneDrive của tổ chức, doanh nghiệp hoặc trường học.
Bạn có thể sẽ nhận được thông báo “Gửi không thành công cho người nhận này” hoặc “Lỗi nhóm khi chia sẻ” khi cố gắng chia sẻ tệp tới một địa chỉ không được liên kết với Microsoft.

Một số giới hạn về tính năng chia sẻ trong OneDrive mà bạn nên biết, nguyên tắc dữ liệu của OneDrive và SharePoint — Một số giới hạn về tính năng chia sẻ trong OneDrive mà bạn nên biết

Lời kết

Trên đây là những giới hạn và nguyên tắc dữ liệu của OneDrive và SharePoint mà bạn cần nắm để làm việc hiệu quả hơn. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào về chủ đề này, các bạn hãy liên hệ với FPT Smart Cloud để được giải đáp.

Và đừng quên, chúng tôi có cung cấp gói cước dịch vụ Microsoft 365 Business với các mức giá hấp dẫn. Nếu doanh nghiệp muốn trang bị bộ công cụ hữu ích này cho nhân viên, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Các chuyên gia FPT Smart Cloud sẽ tư vấn và giúp bạn chọn được gói dịch vụ phù hợp nhất.