Đa số doanh nghiệp đã và đang sử dụng Microsoft 365 để phục vụ cho công việc. Tuy nhiên, rất nhiều tổ chức vẫn chưa biết hết các tính năng trong hệ sinh thái Microsoft 365. Tham khảo ngay các thủ thuật trong Microsoft 365 để nâng cao hiệu suất trong công việc.
Microsoft 365 là hệ sinh thái ứng dụng thông minh cung cấp môi trường làm việc hiệu quả dành cho nhân viên văn phòng. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vẫn chưa khai thác hết các tính năng của bộ công cụ này. Đồng hành cùng chuyên gia FPT Smart Cloud tìm hiểu các tính năng giúp nâng cao hiệu suất làm việc trong Microsoft 365 ngay sau đây.
Mục lục
Microsoft Teams là nền tảng giao tiếp dành cho tổ chức được ra mắt năm 2017. Các nhóm trong Microsoft Teams cho phép nhân sự trong doanh nghiệp nhắn tin, gọi điện, tạo phòng họp, gửi tệp đính kèm…
Microsoft Teams cung cấp tất cả mọi thứ để nhân sự có thể làm việc tại chỗ hoặc từ xa một cách dễ dàng. Với việc thường xuyên cập nhật các tính năng mới trên laptop, PC, điện thoại… Microsoft Teams là một sự lựa chọn lý tưởng để nhân viên trong tổ chức cộng tác và kết nối với nhau.
Microsoft Teams cho phép doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp trực tuyến nhanh chóng. Bên cạnh đó, tính năng này còn hỗ trợ lên lịch họp, ghi chú nội dung, chia sẻ màn hình, ghi hình và nhắn tin tức thời.
Quản trị viên có thể lên lịch cuộc họp trong Microsoft Teams và chia sẻ nó với bất kỳ ai. Cuộc họp trực tuyến cho phép sự tham gia và tương tác của người bên trong và bên ngoài tổ chức. Các nhân viên làm việc từ xa có thể sử dụng các cuộc họp này để kiểm tra dự án, trao đổi với đồng nghiệp…
Nhắn tin hoặc trò chuyện nhóm là hai tính năng phổ biến nhất của Microsoft Teams. Nhân viên có thể chia sẻ thông tin, ý kiến, tài liệu… với nhau mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.
Microsoft Teams cung cấp kho nhãn dán, icon, hình ảnh… vô cùng phong phú. Bằng cách sử dụng chúng, người dùng sẽ thể hiện được tính cách của mình và cuộc trò chuyện sẽ thú vị hơn.
Ngoài nhắn tin, nhân sự cũng có thể gọi điện trực tiếp với nhau trên nền tảng này. Microsoft Teams cho phép tổ chức gọi điện cá nhân, gọi nhóm… trên toàn thế giới hoàn toàn miễn phí với chất lượng âm thanh tuyệt vời.
Một số người dùng có thể cần các thiết bị điện thoại chuyên dụng để nhận cuộc gọi. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ điện thoại đám mây trong tổ chức để giải quyết vấn đề này.
Microsoft Teams cho phép nhân sự truy cập các ứng dụng và quy trình làm việc trong tổ chức từ tất cả thiết bị. Tính năng này cho phép nhân viên kết hợp làm việc năng suất hơn bằng cách thu thập và chia sẻ các thông tin quan trọng.
Microsoft Teams còn cung cấp hàng trăm ứng dụng tích hợp dịch vụ kinh doanh khác nhằm thu hút người dùng. Ngoài ra, quản trị viên còn có thể tùy chỉnh các ứng dụng, quy trình công việc tự động bằng cách sử dụng công cụ phát triển Power Apps và Power Automate.
Exchange Online và Outlook là hai ứng dụng quản lý thông tin cá nhân lưu trữ trên đám mây của Microsoft 365. Bằng cách sử dụng Outlook, Exchange Online, nhân viên có thể truy cập và quản lý email, lịch, danh bạ, nhiệm vụ…
Outlook và Exchange Online còn cho phép nhân viên chia sẻ các tệp tài liệu đính kèm từ OneDrive, lập kế hoạch và tham gia các cuộc họp trong tổ chức… Đây là hai ứng dụng hữu ích giúp người dùng quản lý thời gian và tìm thấy những gì họ cần một cách dễ dàng.
SharePoint và OneDrive cho phép các nhóm chia sẻ tệp, đồng bộ và lưu trữ thông tin trên đám mây. Cả OneDrive và SharePoint online đều có các kiểm soát quản trị nhằm hạn chế người dùng chia sẻ các thông tin bí mật của tổ chức ra bên ngoài.
Để lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây, doanh nghiệp phải chuyển tài liệu từ SharePoint Server Team Sites, MySites, File shares và Box sang OneDrive hoặc SharePoint. Nhân viên có thể truy cập và sử dụng thông tin an toàn từ các thiết bị như PC, laptop và cả điện thoại di động.
Office 365 Apps mang đến các trải nghiệm an toàn và hiệu quả nhất dành cho doanh nghiệp. Nhân sự trong tổ chức có thể xem, chỉnh sửa, nhận xét và thay đổi tài liệu với nhiều người cùng một lúc. Các nhân viên làm việc từ xa có thể cộng tác và cùng nhau giải quyết công việc được giao thông qua các ứng dụng văn phòng.
Hệ sinh thái Microsoft 365 cung cấp nhiều tính năng làm việc cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết và nắm rõ cách làm việc trên bộ công cụ này. Đó là lý do tại sao doanh nghiệp cần tổ chức các buổi hướng dẫn cách sử dụng Microsoft 365.
Doanh nghiệp cung cấp các khóa học ngắn nhằm hướng dẫn nhân viên các nội dung sau:
Doanh nghiệp nên tổ chức các buổi thực hành để đảm bảo nhân sự hoàn toàn hiểu về cách sử dụng Microsoft 365 trong công việc. Quản trị viên có thể sử dụng Yammer để nhân viên trong doanh nghiệp thoải mái chia sẻ, thảo luận… các thắc mắc trong quá trình thực hành.
Quá trình đào tạo nhân sự sử dụng Microsoft 365 sẽ tốn khá nhiều thời gian và công sức. Do vậy, rất nhiều tổ chức đã hợp tác với FPT Smart Cloud để được hỗ trợ đào tạo khi mua Microsoft 365 Business.
Là chuyên gia trong lĩnh vực này, FPT Smart Cloud đảm bảo có thể cung cấp kiến thức tốt nhất cho nhân viên trong trong mọi doanh nghiệp.
Là đối tác hữu nghị của Microsoft, FPT Smart Cloud chuyên cung cấp các giải pháp và ứng dụng từ Microsoft đến doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số.
FPT Smart Cloud tự tin là sự lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp trong quá trình tiếp cận các giải pháp từ Microsoft. Nếu doanh nghiệp quan tâm muốn tìm hiểu và mua Microsoft 365 Business, hãy liên hệ ngay để được hỗ trợ sớm nhất.
