Microsoft To Do được biết đến là một công cụ quan trọng để quản lý, tổ chức công việc hiệu quả. Với công cụ này, người dùng có thể dễ dàng tạo danh sách công việc, lên lịch hàng ngày và ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng. Ngoài ra, người dùng còn có thể chia sẻ danh sách những đầu công việc cùng đồng nghiệp và gia đình, tạo sự kết nối và phối hợp hiệu quả.
Nếu biết cách sử dụng ứng dụng Microsoft To Do một cách hiệu quả thì người dùng có thể quản lý, đảm bảo năng suất công việc và cân bằng cuộc sống dễ dàng hơn. Với ứng dụng miễn phí này, người dùng có thể tạo danh sách các đầu việc, thiết lập thời gian và chia sẻ với đồng nghiệp hoặc gia đình, và đặc biệt là dễ dàng truy cập từ mọi thiết bị…
Mục lục
Microsoft To Do là một ứng dụng quản lý tác vụ tích hợp vào hệ thống Microsoft 365. Điểm đặc biệt của ứng dụng này là khả năng đăng nhập và đồng bộ nhiệm vụ trên nền tảng web, máy tính và ứng dụng di động thông qua tài khoản Microsoft của người dùng.
Ứng dụng quản lý công việc này không chỉ cho phép người dùng tạo danh sách công việc cá nhân mà còn mở cửa cho việc hợp tác trong các dự án, tích hợp tốt với các công cụ Microsoft khác.
Microsoft To Do có tính linh hoạt cao, cho phép mọi người thu thập nhiệm vụ từ nhiều nguồn khác nhau và dễ dàng quản lý chúng trong ứng dụng. Từ đó, người dùng có thể ưu tiên nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và đánh dấu khi đã hoàn thành công việc. Ứng dụng miễn phí này nhận được những đánh giá cao từ người dùng và được xem là công cụ quản lý tác vụ cuối cùng mà bất cứ ai cũng cần.
Sau đây là những thông tin kỹ thuật cơ bản nhất liên quan đến ứng dụng miễn phí này của Microsoft:
Microsoft To Do là một ứng dụng quản lý công việc và nhiệm vụ tích hợp chặt chẽ với Microsoft 365. Dưới đây là một số tính năng quan trọng của Microsoft To Do:
Tóm lại, Microsoft To Do cung cấp một nền tảng linh hoạt để quản lý công việc cá nhân và hợp tác trong các dự án nhóm.
Là một ứng dụng quản lý công việc và lên kế hoạch hàng ngày, Microsoft To Do đã thu hút nhiều người dùng nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc của mình trong thời gian xác định. Sau đây là danh sách 5 lý do chính khiến ứng dụng miễn phí này của Microsoft nhận được số lượng người cài đặt và sử dụng đông đảo, nhất là những người đã sử dụng tài khoản Microsoft 365.
Microsoft To Do là một công cụ được thiết kế chủ yếu cho mục đích sử dụng cá nhân, tạo điều kiện cho người dùng làm việc độc lập hoặc có khả năng cộng tác với người khác.
Ứng dụng cho phép người dùng dễ dàng chia nhỏ các dự án, sự kiện hoặc nhiệm vụ hàng ngày thành các danh sách kiểm tra sao cho dễ tiếp cận và quan sát nhất. Từ đó, người dùng có thể tạo và quản lý nhiều danh sách khác nhau, đồng thời theo dõi nhiều dự án trong suốt quá trình triển khai.
Ngoài ra, Microsoft To Do cung cấp tính năng cá nhân hóa, cho phép người dùng tùy chỉnh biểu tượng cảm xúc và màu sắc cho các danh sách cũng như các công việc khác nhau, từ đó dễ dàng phân biệt và quản lý hơn.
Microsoft To Do không giống với các ứng dụng danh sách công việc khác. Vì ứng dụng cho phép người dùng dễ dàng chia sẻ cũng như mời người khác tham gia dự án của mình. Điều này sẽ tạo ra nhiều cơ hội hợp tác trên danh sách công việc cá nhân hoặc dự án chung với đồng nghiệp, bạn bè một cách thuận tiện hơn.
Một ưu điểm tuyệt vời hơn hẳn đó Microsoft To Do đã được tích hợp tốt với các công cụ Microsoft Planner, tạo ra một không gian làm việc trực tuyến để cộng tác tối ưu. Planner cho phép người dùng theo dõi kế hoạch tổng quan của dự án, trong khi To Do tạo ra không gian để thêm chi tiết và các bước thực hiện cụ thể, quan trọng trong các dự án lớn.
Hơn nữa, người dùng còn có thể tích hợp Microsoft To Do với Outlook để có thể tự động tạo nhiệm vụ bằng cách kéo và thả email vào thẳng To Do. Đồng thời, người dùng cũng có khả năng đồng bộ hóa nhiệm vụ To Do với các nhiệm vụ trong Outlook, đảm bảo việc truy cập và quản lý công việc dễ dàng hơn trên bất kỳ thiết bị nào.
Microsoft To Do cung cấp tính năng độc đáo, cho phép người dùng xem xét toàn bộ danh sách công việc hàng ngày. Từ đó sẽ tiến hành lựa chọn những nhiệm vụ quan trọng để tạo ra danh sách “My Day”.
Tính năng này giúp người dùng tạo ra sự tập trung bằng cách loại bỏ những nhiệm vụ kém quan trọng khác, chỉ chú ý vào các công việc quan trọng, gấp rút hơn mà mình đang muốn hoàn thành trong ngày.
Một trong những lợi ích quan trọng và nổi bật khi sử dụng Microsoft To Do là tính bảo mật và tuân thủ nghiêm các tiêu chuẩn cao, tương tự như các ứng dụng Microsoft khác.
Đặc biệt, nếu tích hợp với Outlook, ứng dụng này còn đảm bảo tính an toàn thông tin và tuân thủ các quy định bảo mật được tích hợp trực tiếp vào nó.
Xem thêm: Các loại Microsoft Intune License phổ biến hiện nay
Mặc dù Microsoft To Do có sẵn trên nhiều nền tảng khác nhau nhưng việc cài đặt ứng dụng này trong phiên bản dành cho trình duyệt lại được đánh giá là lựa chọn hợp lý.
Nguyên nhân là vì trong thời đại công nghệ phát triển hiện nay, hầu hết mọi người khi sử dụng máy tính đều mở trình duyệt để duyệt web, sử dụng mạng xã hội và thực hiện nhiều tác vụ khác. Do đó, việc cài đặt Microsoft To Do trực tiếp vào trình duyệt sẽ tối ưu hóa hiệu suất và đem lại trải nghiệm tốt hơn.
Sau khi quá trình cài đặt hoàn tất, để có thể sử dụng Microsoft To Do, người dùng hãy tiến hành thực hiện theo các thao tác được hướng dẫn dưới đây:
Đầu tiên, người dùng nhấn vào biểu tượng Microsoft To Do trên trình duyệt của mình rồi nhấn chọn Get Started để mở ứng dụng.
Tiếp theo, người dùng tiến hành điền đầy đủ thông tin vào mục ghi chú để tối ưu hóa quản lý công việc của mình. Cụ thể, các thông tin mà người dùng cần điền bao gồm:
Tuy nhiên, những thông tin ở trên đây chỉ là các thiết lập cơ bản của một ghi chú trên Microsoft To Do. Để tận dụng nhiều tính năng hơn của ứng dụng, người dùng hãy truy cập vào mục Settings rồi chuyển đến bước tiếp theo.
Hệ thống sẽ hiển thị giao diện Settings như hình dưới, người dùng sẽ nhìn thấy có thêm rất nhiều chi tiết khác nhau để thiết lập sao cho phù hợp nhất với nhu cầu của bản thân.
Cuối cùng, sau khi đã thực hiện xong các thiết lập, người dùng nhấn chọn Add Task để thêm công việc, nhắc nhở vào trong hệ thống trình duyệt.
Nhấn chọn vào biểu tượng Microsoft To Do, click chọn Open Microsoft To Do như hình dưới để xem danh sách công việc mà mình đã tạo ở những bước trên và tiến hành chỉnh sửa.
Giao diện hệ thống sẽ thay đổi như hình dưới đây để người dùng dễ dàng thấy được toàn bộ các kế hoạch cũng như trạng thái của kế hoạch trên Microsoft To Do.
Nếu người dùng đã hoàn thành xong công việc/kế hoạch nào thì hãy nhấn vào biểu tượng Tick xanh như hình dưới để lưu trữ chúng vào danh sách hoàn thành.
Hãy khám phá những mẹo dưới đây được các chuyên gia của FPT Smart Cloud chia sẻ để biến Microsoft To Do thành một công cụ quản lý công việc hiệu quả, giúp người dùng dễ dàng cân bằng công việc và cuộc sống cá nhân.
Như đã chia sẻ ở nội dung trên, một trong những tính năng chính của Microsoft To Do là cho phép người dùng chia sẻ nội dung với người khác. Mặc dù không thể chia sẻ từng nhiệm vụ riêng lẻ nhưng người dùng có thể cấp quyền truy cập vào các danh sách công việc đã tạo.
Khi cấp quyền truy cập cho đồng nghiệp, họ có thể xem và chỉnh sửa nội dung của danh sách công việc đó.
Để có thể sử dụng chức năng này, tùy vào thiết bị đang sử dụng mà các thao tác thực hiện sẽ khác nhau như sau:
Để quản lý quyền truy cập của thành viên một cách chi tiết hơn, người dùng hãy nhấp vào More Options (Tùy chọn khác).
Sub-Tasks là một trong những tính năng quan trọng giúp người dùng quản lý các công việc con bên trong một nhiệm vụ lớn hơn, từ đó giúp dự án nhanh chóng hoàn thành.
Ví dụ, người dùng có thể sử dụng tính năng này để theo dõi quá trình làm việc, tiến độ công việc của một nhóm thành viên trong một dự án cụ thể.
Các nhiệm vụ con này không chỉ đóng vai trò như lời nhắc chi tiết mà còn giúp người dùng tập trung vào các công việc quan trọng của dự án chính. Số lượng nhiệm vụ con còn lại sẽ được hiển thị dưới dạng nhiệm vụ chính trong danh sách công việc.
Microsoft To Do có một danh sách phím tắt ngắn gọn nhưng lại có tác dụng trong việc tăng cường hiệu suất làm việc. Ghi nhớ những tổ hợp phím tắt sau sẽ giúp việc thao tác trên công cụ nhanh chóng hơn:
Trên đây là tất cả những thông tin mà FPT Smart Cloud muốn chia sẻ liên quan đến ứng dụng Microsoft To Do, bao gồm khái niệm, tính năng, cách cài đặt, sử dụng… Hi vọng qua những chia sẻ trên, người dùng có thể quản lý tốt công việc của mình và không bỏ quên bất cứ nhiệm vụ cần hoàn thành nào.
Đặc biệt, nếu doanh nghiệp đang muốn nâng cao hiệu suất làm việc của tổ chức, quản lý công việc hiệu quả hơn, hãy liên hệ với FPT Smart Cloud để được chia sẻ thông tin chi tiết liên quan đến dịch vụ của Office 365 hoặc Microsoft 365 Business. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ cung cấp những thông tin hữu ích nhất, giới thiệu các gói giải pháp phù hợp với quy mô hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp.
