Microsoft Teams là một ứng dụng quen thuộc cung cấp nền tảng để trò chuyện và làm việc cho nhiều tổ chức và doanh nghiệp.
Microsoft Teams hay thường được gọi tắt là Teams là nền tảng của Microsoft cho phép người dùng dễ dàng kết nối và cộng tác qua tin nhắn văn bản, tin nhắn thoại, video và chia sẻ các file ở khắp mọi nơi.
Trong bài viết phần 1, chúng ta đã cùng đi tìm hiểm về tính năng Communications in Channels và Chats & Calls giúp người dùng giao tiếp trong kênh qua bài đăng, thông báo, đề cập người tham dự trong cuộc hội thoại đồng thời hỗ trợ gọi và nhắn tin. Trong phần 2, các mẹo Share between Teams & Outlook + Share & Work with files giúp người đọc chia sẻ cuộc hội thoại giữa Teams với Outlook và hướng dẫn cách làm việc với file trên Microsoft Teams.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu các mẹo để cộng tác hiệu quả với Teams đó là Organize your teams, channel & chats và Manage Notifications. Qua bài viết này, bạn sẽ hiểu thêm về cách cộng tác trong Microsoft Teams thông qua tổ chức các nhóm, kênh và cuộc trò chuyện của bạn, đồng thời cá nhân hóa nền tảng bằng cách quản lý cài đặt thông báo.
Mục lục
Nếu coi Microsoft Teams là không gian làm việc của mình thì chắc hẳn bạn sẽ không muốn không gian của mình bị xáo trộn. Tuy nhiên điều này lại khá dễ xảy ra nếu bạn không biết sắp xếp không gian làm việc số của mình. Organize your teams, channel & chats là chìa khóa giúp bạn tùy chỉnh nhóm, kênh và cuộc trò chuyện nào được hiển thị trong Teams nhằm duy trì một không gian làm việc gọn gàng.
Mọi nhóm bạn tham gia đều hiển thị trong danh sách nhóm của bạn, tên nhóm sẽ ở trong phần Your teams hoặc bị ẩn trong mục Hidden ở cuối danh sách.
Sắp xếp các nhóm trong Microsoft Teams | Nguồn: Microsoft
Hiển thị và ẩn các nhóm
Để giữ không gian làm việc gọn gàng, Microsoft Teams sẽ tự động chuyển các nhóm bạn không ghé thăm trong vài tuần tới menu Hidden ở cuối danh sách nhóm của bạn. Bất kỳ hoạt động mới nào cũng vẫn được cập nhật và bạn có thể ghé thăm các nhóm này bất cứ lúc nào.
Bạn sẽ được thông báo bất cứ khi nào một nhóm được đưa xuống menu Hidden và được cung cấp tùy chọn chấp nhận di chuyển hoặc hoàn tác. Di chuyển một nhóm trở lại bất kỳ lúc nào bằng cách chọn More options ->Show để di chuyển nhóm đó về với các nhóm còn lại trong danh sách của bạn.
Sắp xếp lại các nhóm
Để sắp xếp lại các nhóm của bạn, hãy chọn Teams, sau đó chọn và kéo tên nhóm để di chuyển nó đến bất kỳ vị trí nào trong danh sách nhóm của bạn.
Tương tự, bạn có thể hiển thị và ẩn các kênh trong Microsoft Teams để cập nhật các kênh quan trọng và ẩn những kênh bạn không cần.
Hiển thị và ẩn các kênh
Nếu bạn không muốn một nhóm hoặc kênh hiển thị trong danh sách nhóm của mình, bạn hoàn toàn có thể ẩn nhóm hoặc kênh. Chuyển đến tên kênh và chọn More options ->Hide
Ngược lại, bạn có thể chọn More options ->Show để hiển thị các kênh từ menu kênh ẩn bên dưới danh sách kênh của một nhóm.
Hướng dẫn cách sắp xếp kênh trên Microsoft Teams | Nguồn: Microsoft
Ghim hoặc bỏ ghim một kênh
Các kênh được ghim luôn ở đầu danh sách nên bạn không cần phải tìm kiếm chúng. Để ghim một kênh, hãy chuyển đến tên kênh và chọn More options ->Pin. Nếu bạn đổi ý, chỉ cần chọn lại và bỏ ghim.
Có nhiều cách khác nhau để tìm và quản lý các cuộc trò chuyện để bạn luôn có quyền truy cập vào các cuộc trò chuyện liên quan đến công việc mà không bị phân tâm bởi các cuộc trò chuyện không phù hợp.
Tìm một cuộc trò chuyện
Có một số cách để tìm kiếm tin nhắn.
Ẩn một cuộc trò chuyện
Bạn có thể ẩn cuộc trò chuyện đó khỏi danh sách trò chuyện của mình và không nhận thông báo. Chọn nút Chat để mở danh sách trò chuyện. Bên cạnh cuộc trò chuyện bạn muốn ẩn, hãy chọn More options ->Hide.
Hướng dẫn cách ẩn trò chuyện đơn giản | Nguồn: Microsoft
Hiện một cuộc trò chuyện
Hiển thị cuộc trò chuyện mà bạn đã ẩn trước đó bằng cách sử dụng tìm kiếm.
Tắt tiếng trò chuyện
Chọn Chat để mở danh sách trò chuyện. Tìm tên của cuộc trò chuyện bạn muốn tắt tiếng. Sau đó, chọn More options ->Mute. Nếu bạn đổi ý, chỉ cần chọn lại và bật tiếng. Một biểu tượng sẽ xuất hiện bên cạnh tên của những người dùng để nhắc bạn rằng cuộc trò chuyện đã bị tắt tiếng.
Ghim cuộc trò chuyện
Chọn nút Chat để mở danh sách trò chuyện. Tìm tên của cuộc trò chuyện bạn muốn ghim. Sau đó, chọn More options-> Pin. Điều này đảm bảo rằng cuộc trò chuyện vẫn ở đầu danh sách của bạn. Nếu bạn đổi ý, chỉ cần chọn lại và bỏ ghim.
Thông báo trong Microsoft Teams cho phép bạn cập nhật những gì đang xảy ra trên các nhóm, kênh và cuộc trò chuyện của bạn. Manage notifications là công cụ để bạn quản lý thông báo và lọc bảng tin hoạt động dựa trên tùy chọn của bạn.
Thông báo hiện ở mục Chat | Nguồn: Microsoft
Nếu bạn không thay đổi gì về thông báo Teams của mình, bạn sẽ nhận được cả thông báo trên màn hình và cảnh báo bảng tin cho @mentions, tin nhắn trực tiếp và tất cả các cuộc trò chuyện mới và @mentions trong các kênh và nhóm hiển thị trong danh sách nhóm của bạn.
Truy cập cài đặt thông báo bằng cách chọn ảnh hồ sơ của bạn ở góc trên cùng bên phải của Teams, sau đó chọn Settings ->Notifications. Ở đó, bạn có tùy chọn để tùy chỉnh các cài đặt như tùy chọn âm thanh thông báo và thông báo qua email.
Bạn cũng có thể chọn cách bạn muốn được thông báo về các loại hoạt động khác nhau. Chọn nút Edit bên cạnh danh mục để tùy chỉnh cách bạn nhận thông báo cho danh mục đó. Các danh mục bao gồm Trò chuyện, Cuộc họp, Mọi người và Khác. Các tùy chọn sau có thể có sẵn, tùy thuộc vào danh mục:
Từ Settings > Notifications, phần Teams and channels cung cấp các tùy chọn để bạn tùy chỉnh thông báo kênh.
Để tùy chỉnh thông báo cho các kênh cụ thể, bạn có thể thay đổi cài đặt của họ từ danh sách nhóm. Di chuột trên một kênh trong danh sách nhóm của bạn và chọn More options -> Channel notification.
Bạn có thể chọn từ All activity, Off, hay Custom — giống như bạn làm trong cài đặt. Khi bạn chọn Tùy chỉnh, một cửa sổ mới sẽ mở ra có nhiều tùy chọn hơn.
Trong cuộc trò chuyện trên kênh, hãy chuyển đến góc trên cùng bên phải của tin nhắn gốc và chọn More options -> Turn off notifications.
Bạn có các tùy chọn để lọc bảng tin của mình dựa trên các thông báo quan trọng đối với bạn. Chọn Activity ở bên trái của Teams để xem bảng tin của bạn, tóm tắt mọi thứ đã xảy ra trong các kênh có trong danh sách nhóm của bạn. Chọn Filter ở góc trên cùng bên phải của bảng tin để hiển thị các loại tin nhắn cụ thể như tin nhắn chưa đọc, @ chú thích, câu trả lời và lượt thích. Khi một vòng tròn màu đỏ xuất hiện bên cạnh Activity nghĩa là bạn có một thông báo.
Microsoft Teams được tích hợp trong các gói Microsoft 365 Business, giá Microsoft 365 tham khảo tại đây. Để được tư vấn về các gói phù hợp, bạn có thể liên hệ FPT Smart Cloud qua hotline: 1900 638 399 hoặc email: [email protected].
FPT Smart Cloud – Sự lựa chọn đáng tin cậy cho doanh nghiệp của bạn!
Là đối tác hữu nghị của Microsoft, chúng tôi luôn mong muốn có cơ hội được hỗ trợ các giải pháp và ứng dụng từ Microsoft cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số.
Với đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao và khả năng nắm bắt xu hướng thị trường. FPT Smart Cloud tự tin là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp trong quá trình tiếp cận các giải pháp từ Microsoft.
Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ của FPT Smart Cloud
