Microsoft Teams - ứng dụng trò chuyện qua video, âm thanh, văn bản, hỗ trợ chia sẻ tệp và quản lý công việc hiệu quả, tối ưu đang được các doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn.
Microsoft Teams là một nền tảng quen thuộc đối với người dùng Việt Nam. Thông qua nền tảng này, người dùng có thể trò chuyện với nhau qua video, âm thanh, văn bản, chia sẻ các tệp… Vì vậy mà Microsoft Teams được sử dụng phổ biến như một công cụ để liên lạc công việc.
Trong bài viết phần 1, chúng tôi đã có bài hướng dẫn về “Trò chuyện qua các kênh, tin nhắn và cuộc gọi”. Trong phần 2, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu tiếp các mẹo để sử dụng 2 tính năng chính của Microsoft Teams. Hai tính năng này sẽ giúp bạn chia sẻ các cuộc hội thoại giữa Teams với Outlook và làm việc với các file trên Microsoft Teams.
Mục lục
Communicate in channels giúp người dùng biết cách tạo, quản lý và tham gia vào các cuộc trò chuyện trong các kênh để giao tiếp với nhóm của bạn. Ngoài ra, nếu bạn muốn thu hút sự chú ý từ một người trong nhóm của mình thì sử dụng @- tên người đó. Khi này, người được tag sẽ nhận thông báo và phản hồi nhanh chóng.
Chats & calls giúp người dùng biết cách bắt đầu và quản lý các cuộc trò chuyện trực tiếp và trò chuyện nhóm: Thực hiện cuộc gọi, quản lý nhóm liên hệ và quản lý trạng thái của mình. Khi muốn đánh dấu một tin nhắn quan trọng hoặc khẩn cấp thì bạn sử dụng tuỳ chọn và thêm từ “Quan trọng” hoặc “Urgent” vào tin nhắn.
Microsoft Teams có tính năng giúp bạn và đồng nghiệp dễ dàng chia sẻ thông tin giữa email trong phần Outlook với các cuộc hội thoại trong Teams và ngược lại.
Tính năng chia sẻ giữa Teams và Outlook thuận lợi và dễ dàng
Tính năng này cho phép bạn chia sẻ bản sao của cuộc trò chuyện trên nhóm chat trên Teams hoặc trò chuyện riêng tới email của Outlook mà không cần phải rời khỏi Teams.
Các bước để chia sẻ một cuộc trò chuyện từ Teams tới Outlook :
Tính năng này chưa được hỗ trợ trên thiết bị di động nên bạn phải bật Outlook trên Web để sử dụng.
Bạn có thể gửi email đến một kênh bằng địa chỉ email của kênh. Các bước như sau:
Lưu ý: Quản trị viên IT cần bật tính năng này thì người dùng khác mới có thể sử dụng. Ngoài ra, người dùng không thể gửi email tới một kênh nếu đang sử dụng Teams như một phần của gói Office 365 Government.
Đây là tính năng giúp bạn có thể vừa làm việc trong Microsoft Teams cho phép bạn chia sẻ tệp, tìm tệp và làm việc trên tệp với đồng nghiệp cùng lúc.
Tính năng chia sẻ và làm việc với các file trong Teams hỗ trợ người dùng
Khi đang trò chuyện trong một cuộc hội thoại hoặc kênh trong Nhóm, bạn có thể đính kèm một tệp vào tin nhắn. Từ cửa sổ soạn thư, tìm nút đính kèm biểu tượng kẹp giấy để đính kèm tệp.
Bạn có thể tải tệp lên từ máy tính hoặc bộ nhớ Cloud của mình hoặc chọn Browse Teams and Channels để chia sẻ liên kết đến tệp đã được tải lên Teams. Sau khi chọn một hoặc nhiều tệp để tải lên hoặc chia sẻ, bấm chọn Send để gửi tin nhắn.
Mỗi cuộc trò chuyện và kênh trong Microsoft Teams đều có tab File. Đây là nơi các thành viên của nhóm trò chuyện hoặc kênh có thể tìm thấy mọi tài liệu từng được chia sẻ.
Từ tab File của cuộc trò chuyện, hãy chọn Share để chia sẻ tệp với các thành viên của cuộc trò chuyện. Các tệp bạn chia sẻ trong cuộc trò chuyện riêng tư hoặc nhóm được lưu trữ trong thư mục OneDrive for Business của bạn và chỉ được chia sẻ với những ai trong cuộc hội thoại đó.
Từ phần Files của kênh, chọn Upload để tải tệp lên kênh. Các tệp đã được tải lên một kênh được lưu trữ trong thư mục SharePoint của nhóm. Bạn có thể chọn một hoặc nhiều tệp từ máy tính hoặc từ tài khoản OneDrive for Business của mình.
Sau khi một tệp được tải lên Teams, bạn có thể nhận được một liên kết đến tệp. Bạn chuyển con trỏ đến kênh lưu tệp. Chọn More options và chọn Get link. Bây giờ bạn có thể dán liên kết vào bất kỳ cuộc trò chuyện hoặc kênh nào.
Bạn có thể làm việc với nhiều tệp khi sử dụng Teams. Danh sách file hỗ trợ tìm tệp dễ dàng hơn. Khi bạn điều hướng đến mục Files trong Teams, bạn có thể chọn các tùy chỉnh sau để tìm tệp bạn cần:
Làm việc trong Microsoft Teams cho phép bạn làm việc trên các tệp cùng một lúc. Bạn không cần lo rằng đồng nghiệp của bạn có đang mở tài liệu hay không. Khi bạn chỉnh sửa tệp, các cờ màu hiển thị những người khác đang làm việc với bạn. Nếu các thành viên khác trong nhóm đang cùng chỉnh sửa 1 tệp, các thay đổi của bạn sẽ được hợp nhất liền mạch.
Trên đây là những mẹo giúp bạn cộng tác nhóm tốt hơn với Microsoft Teams. Trong phần 3 tiếp theo, chúng ta sẽ cùng đi tìm hiểu về sắp xếp Teams, các kênh và cuộc hội thoại riêng quản lý thông báo Microsoft Teams.
Microsoft Teams hiện được tích hợp trong các gói Microsoft 365 Business, Microsoft 365 Enterprise. Để có thể trải nghiệm đầy đủ tính năng của Microsoft Teams, bạn có thể đăng ký các gói Microsoft Basic, Standard, Premium, Apps giá từ 70,500 VNĐ đến 517,000 VNĐ/tháng. Tham khảo giá Microsoft 365 chi tiết tại đây.
FPT Smart Cloud – Sự lựa chọn đáng tin cậy cho doanh nghiệp của bạn!
Là đối tác hữu nghị của Microsoft, chúng tôi luôn mong muốn có cơ hội được hỗ trợ các giải pháp và ứng dụng từ Microsoft cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số.
Với đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao và khả năng nắm bắt xu hướng thị trường. FPT Smart Cloud tự tin là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp trong quá trình tiếp cận các giải pháp từ Microsoft.
Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ của FPT Smart Cloud
