Microsoft Teams là không gian làm việc cho phép người dùng cộng tác, giao tiếp, tổ chức các cuộc họp, chia sẻ và ứng dụng làm việc trong doanh nghiệp.
Microsoft Teams là không gian làm việc cho phép người dùng cộng tác, giao tiếp, tổ chức các cuộc họp, chia sẻ và ứng dụng làm việc mọi lúc, mọi nơi và dễ dàng truy cập. Bài viết sau đây sẽ trình bày chi tiết hơn về tính năng Communications in Channels và Chats & Calls.
Mục lục
Microsoft Teams (viết tắt là Teams) là một nền tảng giao tiếp cho doanh nghiệp được phát triển bởi Microsoft và là một phần của Microsoft 365. Teams cung cấp trò chuyện trong không gian làm việc và video meetings, lưu trữ tệp và quản lý công việc hiệu quả. Teams thay thế các nền tảng khác như Skype for Business và Microsoft Classroom.
Lợi ích của Microsoft Teams là tạo điều kiện làm việc thuận lợi cho những người dùng từ xa hoặc trong tổng thể một doanh nghiệp lớn. Đồng thời, các dự án, sản xuất và yếu tố kinh doanh khác có thể nhận được lợi từ Microsoft Teams.
Kênh là nơi để các thành viên trong nhóm trò chuyện công khai với toàn bộ nhóm. Thông qua tính năng này, bạn sẽ học cách tạo, quản lý và tham gia vào các cuộc trò chuyện trong các kênh để giao tiếp với nhóm của bạn.
Khi bạn truy cập vào bất kỳ kênh nào trong Microsoft Teams, tab đầu tiên bạn sẽ thấy là Bài đăng. Tất cả người dùng có quyền truy cập vào kênh đều có thể xem thông báo trên tab Bài đăng.
Các kênh có các cuộc hội thoại theo chuỗi. Điều này nghĩa là tất cả các câu trả lời cho một tin nhắn, kênh vẫn được đính kèm với tin nhắn gốc. Bằng cách này, bất kỳ ai đọc nó cũng có thể dễ dàng theo dõi toàn bộ cuộc trò chuyện.
Hướng dẫn cách tạo bài đăng trên Microsoft Teams – Nguồn: Microsoft
Để bắt đầu cuộc trò chuyện với các thành viên của kênh, hãy chọn nút Cuộc trò chuyện mới ở phía dưới bên trái trên tab Bài đăng. Để trả lời một cuộc trò chuyện hiện có, hãy chọn liên kết Trả lời bên dưới tin nhắn.
Lưu ý: Nút Cuộc trò chuyện mới có thể không hoạt động (chuyển sang màu xám) tùy thuộc vào cài đặt kênh. Trong trường hợp này, chỉ người kiểm duyệt kênh mới có thể tạo cuộc trò chuyện mới.
Người dùng có quyền quyết định ai có thể trả lời tin nhắn của bạn. Bạn có thể chọn mọi người trả lời hoặc chọn người kiểm duyệt có thể trả lời nếu bạn không muốn tất cả thành viên của kênh trả lời tin nhắn của bạn. Khi bạn soạn xong tin nhắn, hãy chọn nút Gửi. Lúc này, tin nhắn của bạn hiện sẽ hiện trên kênh.
Đôi khi thông điệp của bạn cần phải nổi bật. Khi bạn tạo một thông báo thay vì một thông báo mặc định, bạn có các tùy chọn bổ sung cho dòng tiêu đề và hình ảnh, có thể thu hút chú ý hơn đến thông điệp của bạn.
Hướng dẫn cách tạo thông báo đơn giản – Nguồn: Microsoft
Cách tạo thông báo:
Trong kênh, chọn Định dạng bên dưới hộp bạn nhập tin nhắn của mình.
Nếu bạn có thông tin liên quan đến các thành viên của nhiều kênh, bạn có thể đăng chéo một thông báo hoặc tin nhắn để chia sẻ thông báo đó trên nhiều kênh cùng một lúc. Bạn có thể đăng chéo lên các kênh mà bạn là thành viên.
Để đăng chéo trên nhiều kênh, chỉ cần chọn Đăng trên nhiều kênh ở đầu khu vực tin nhắn trong khi tạo bài đăng hoặc thông báo của bạn. Từ đó, bạn có thể chọn các kênh để đăng tin nhắn hoặc thông báo của mình, sau đó chọn Cập nhật.
Trường Đến của tin nhắn sẽ được cập nhật để phản ánh những kênh nào mà tin nhắn đang được đăng lên. Sau đó, bạn hoàn tất việc soạn tin nhắn của mình và chọn Gửi khi đã sẵn sàng gửi. Bài đăng sẽ xuất hiện trong các kênh đã chọn.
Để thu hút sự chú ý của ai đó trong một cuộc trò chuyện trên kênh hoặc một cuộc trò chuyện, hãy @ đề cập tới họ. Chỉ cần nhập @ trước tên của họ và sau đó chọn họ từ menu xuất hiện.
Cách thu hút sự chú ý và tag mọi người trong teams – Nguồn: Microsoft
Lưu ý: Bạn cũng có thể đề cập đến ai đó chỉ bằng cách gõ tên của họ. Bắt đầu bằng cách viết hoa chữ cái đầu tiên và khi bạn tiếp tục nhập tên, một danh sách sẽ hiển thị để bạn lựa chọn.
Khi họ nhận được một thông báo, mà họ có thể chọn để đi thẳng vào vấn đề trong cuộc trò chuyện mà họ được đề cập.
Để thu hút sự chú ý của cả nhóm, hãy thử một trong các cách sau:
Khi bạn muốn dễ dàng truy cập vào một bài đăng hoặc tin nhắn sau này, bạn có thể lưu nó. Từ tin nhắn bạn muốn lưu, chọn Tùy chọn khác => Lưu tin nhắn này.
Để truy cập danh sách các tin nhắn đã lưu của bạn, hãy chọn ảnh hồ sơ của bạn ở đầu ứng dụng, sau đó chọn Đã lưu. Hoặc nhập / lưu vào hộp lệnh ở đầu màn hình.
Tính năng gọi điện và nói chuyện trên Microsoft Teams được đánh giá tốt. Bạn sẽ học cách bắt đầu và quản lý các cuộc trò chuyện trực tiếp và trò chuyện nhóm, thực hiện cuộc gọi, quản lý nhóm liên hệ và quản lý trạng thái của mình.
Đôi khi bạn muốn nói chuyện trực tiếp với ai đó. Vào những lần khác, bạn sẽ muốn trò chuyện nhóm nhỏ. Trong Trò chuyện, bạn có thể làm một trong hai.
Bạn bắt đầu trò chuyện riêng tư và trò chuyện nhóm theo cùng một cách: bằng cách chọn Trò chuyện mới nút Trò chuyện mới ở đầu danh sách trò chuyện của bạn. Sau khi trò chuyện, bạn sẽ có thể gửi tin nhắn bao gồm tệp, liên kết, biểu tượng cảm xúc, hình dán và GIF — bất cứ thứ gì bạn muốn.
Cách bắt đầu một cuộc trò chuyện trên Teams – Nguồn: Microsoft
Trò chuyện riêng tư cho phép bạn trò chuyện riêng tư với một người trong Nhóm. Khi bạn đã chọn Nút trò chuyện mới: Trò chuyện mới và nhập tên của người đó, bạn sử dụng các tùy chọn định dạng có sẵn để soạn và định dạng tin nhắn, sau đó chọn Gửi nút gửi. Lúc này sẽ bắt đầu cuộc trò chuyện.
Sử dụng trò chuyện nhóm khi bạn cần nói chuyện với một nhóm nhỏ người. Bắt đầu một cuộc trò chuyện giống như cách bạn bắt đầu trò chuyện trực tiếp: chọn Trò chuyện mới, nút trò chuyện mới ở đầu danh sách trò chuyện của bạn. Với cuộc trò chuyện nhóm, bạn có thể đặt tên cho cuộc trò chuyện. Chọn mũi tên xuống ở ngoài cùng bên phải của trường Đến và nhập tên cho cuộc trò chuyện trong trường Tên nhóm. Tiếp theo, nhập tên của những người bạn muốn thêm vào trường Tới.
Nếu bạn muốn đảm bảo mọi người chú ý đến tin nhắn của mình, hãy đánh dấu nó là quan trọng hoặc khẩn cấp. Để làm điều đó, hãy chọn Đặt Tùy chọn bên dưới hộp soạn thư, sau đó chọn Quan trọng hoặc Khẩn cấp. Sau đó bạn thêm từ “QUAN TRỌNG!” hoặc “URGENT!” vào tin nhắn của bạn.
Cách đánh dấu một tin nhắn là quan trọng hoặc khẩn cấp – Nguồn: Microsoft
Một tin nhắn khẩn cấp sẽ thông báo liên tục cho một người hoặc một nhóm, 2 phút một lần trong 20 phút hoặc cho đến khi họ đọc được. Bạn sẽ phải đánh giá dựa trên tổ chức và văn hóa của mình những thông điệp nào là khẩn cấp.
Một cách khác để liên lạc với đồng đội trong Nhóm là gọi điện cho họ. Bạn có các tùy chọn sau để bắt đầu cuộc gọi trong Nhóm:
Thực hiện cuộc gọi trong Microsoft Teams – Nguồn: Microsoft
Microsoft Teams được tích hợp trong các gói Microsoft 365 Business. Tham khảo giá Microsoft 365 tại đây.
FPT Smart Cloud – Sự lựa chọn đáng tin cậy cho doanh nghiệp của bạn!
Là đối tác hữu nghị của Microsoft, chúng tôi luôn mong muốn có cơ hội được hỗ trợ các giải pháp và ứng dụng từ Microsoft cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số.
Với đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao và khả năng nắm bắt xu hướng thị trường. FPT Smart Cloud tự tin là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp trong quá trình tiếp cận các giải pháp từ Microsoft.
Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ của FPT Smart Cloud
