Mẹo vẽ biểu đồ Gantt trong Excel chuyên nghiệp và đẹp mắt

Để tối ưu hoá việc quản lý và theo dõi tiến độ dự án, việc áp dụng biểu đồ Gantt trong Excel là vô cùng quan trọng. Mặc dù nhiều người đã biết đến công cụ này, nhưng không ít người dùng vẫn gặp khó khăn khi vẽ biểu đồ. Đừng lo lắng, với các mẹo vẽ biểu đồ Gantt trong Excel dưới đây sẽ giúp bạn vượt qua mọi rào cản.

Biểu đồ Gantt trong Excel là gì?

Biểu đồ Gantt được ra đời từ năm 1910 và là thành phẩm sáng tạo của Henry Gantt. Gantt chart Excel là dạng nội dung được biểu diễn bằng biểu đồ để mô tả dữ liệu một cách tổng quan trong Excel. Đến ngày nay, biểu đồ này vẫn được người dùng rất ưa chuộng khi cần quản lý dự án và phát triển phần mềm, nhờ sự thuận tiện và dễ dàng sử dụng.

Khi tận dụng biểu đồ Gantt chart Excel, người dùng sẽ thấy rõ các ưu điểm sau:

• Quản lý đồng thời nhiều dự án: Biểu đồ này giúp người dùng có cái nhìn tổng quan và chi tiết về mọi dự án, từ lớn tới nhỏ. Nhờ vậy, họ có thể dễ dàng nắm bắt và theo dõi các thông tin quan trọng một cách trực quan.
• Cải thiện năng suất công việc: Biểu đồ này cung cấp thông tin về những người tham gia vào dự án, khoảng thời gian thực hiện, và số lượng công việc. Điều này giúp các nhóm làm việc trong một tổ chức có thể tập trung và tăng mức độ hiệu quả.
• Tận dụng tối đa nguồn nhân lực: Dựa trên biểu đồ, các nhà quản lý và lãnh đạo sẽ có cái nhìn tổng quan về lượng công việc, từ đó phân bổ nguồn nhân lực một cách tối ưu hơn.

Lưu ý khi tạo biểu đồ Gantt trong Excel

Trước khi tìm hiểu các mẹo vẽ biểu đồ Gantt trong Excel, người dùng cần lưu ý những điều sau: 

Xác định các đầu mục công việc

Khi bắt đầu lập ra một Gantt chart Excel, bước quan trọng nhất là xác định rõ ràng tất cả các hạng mục nhiệm vụ sẽ được thực hiện. Điều này có thể không đơn giản đối với một số người, và để nhận diện chính xác hạng mục công việc, người dùng cần tập trung vào mục tiêu cuối cùng. 

Bước tiếp theo là quyết định thời gian bắt đầu và kết thúc cho từng nhiệm vụ, dù là thực hiện độc lập hay đội nhóm. 

Lưu ý: Thời gian chỉ là ước lượng, do đó cần dựa vào độ phức tạp của mỗi nhiệm vụ để phân chia giới hạn hoàn thành hợp lý trên Gantt chart Excel.

Xây dựng mối quan hệ giữa các công việc

Sau khi có các hạng mục nhiệm vụ và dự kiến thời gian thực hiện, người dùng cần tạo ra những mối liên kết giữa chúng trên biểu đồ Gantt. Có những nhiệm vụ thường xuyên lặp lại hay có thể được tiến hành cùng lúc. Nhận biết được sự kết nối này sẽ giúp thời gian và tiến độ thực hiện trở nên hiệu quả và nhanh gọn hơn.

Trong Gantt chart Excel, những mối quan hệ giữa các nhiệm vụ được chia thành 04 loại:

• FS – Finish to Start: Mối quan hệ mà nhiệm vụ sau chỉ có thể được thực hiện khi nhiệm vụ trước đã hoàn thành.
• SS – Start to Start: Nhiệm vụ này không thể thực hiện cho đến khi nhiệm vụ liên quan trước đó đã bắt đầu.
• FF – Finish to Finish: Đây là các công việc chỉ có thể hoàn thành sau khi nhiệm vụ trước đó đã kết thúc.
• SF – Start to Finish: Loại mối quan hệ khá hiếm và không thường gặp.

Theo dõi tiến độ dự án

Bên cạnh việc biết rõ các mẹo vẽ biểu đồ Gantt trong Excel thì quá trình giám sát cũng không kém phần quan trọng. Khi người dùng thấy biểu đồ di chuyển dọc theo trục, đó là dấu hiệu cho thấy dự án đang diễn ra suôn sẻ. 

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, không tránh khỏi những biến động và sự thay đổi. Vì vậy, bạn cần phải giám sát chặt chẽ và thường xuyên để có thể điều chỉnh dự án một cách nhanh chóng và kịp thời.

Xem thêm: MS Project là gì? Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project chi tiết

Các mẹo vẽ biểu đồ Gantt trong Excel 

Để tạo ra một biểu đồ Gantt vừa thẩm mỹ vừa chuyên nghiệp, đối với nhiều người dùng hiện tại thì đó không phải là việc dễ dàng. Chính vì vậy, FPT Smart Cloud muốn giới thiệu một số mẹo vẽ biểu đồ Gantt trong Excel, giúp người dùng làm việc dễ dàng hơn. 

Tuy nhiên, một điều quan trọng người dùng cần lưu ý. Đó là hãy chuẩn bị sẵn một bảng chứa tất cả các dữ liệu và thông số cần thiết cho việc thiết kế biểu đồ.

Vẽ biểu đồ theo ngày bắt đầu

Không cần tìm kiếm và tải xuống các mẫu từ mạng, người dùng hoàn toàn có thể tự tạo biểu đồ Gantt trong Excel dựa trên ngày khởi tạo dự án như sau:

• Bước 1: Chọn toàn bộ dãy dữ liệu liên quan đến ngày khởi đầu trên bảng tính, sau đó nhấp vào mục Insert.
• Bước 2: Một thanh công cụ sẽ xuất hiện với mục Charts, nhấp chọn biểu đồ cột và một hình minh họa sẽ được hiển thị dưới dạng mẫu. Khi hoàn tất, màn hình sẽ xuất hiện một biểu đồ Gantt chart Excel được tạo ra dựa trên ngày người dùng đã chọn để bắt đầu dự án.

Thêm thời gian và dữ liệu

Để thêm dữ liệu về thời gian vào biểu đồ Gantt Excel, người dùng có thể thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

• Bước 1: Click vào biểu đồ đã tạo trước đó, sau đó nhấp chuột phải và chọn Select Data.
• Bước 2: Khi một cửa sổ nhỏ xuất hiện, nhấp chọn Add.
• Bước 3: Một giao diện mới sẽ mở ra cho phép người dùng thêm dữ liệu về khoảng thời gian. Ở mục Series name, nhập dữ liệu về thời gian, sau đó nhấp vào biểu tượng tại mục Series values.
• Bước 4: Chọn dữ liệu bằng cách nhấn giữ và kéo qua khu vực chứa thông tin về thời gian hoàn thành công việc.
• Bước 5: Sau khi đã chọn xong, nhấp vào Enter để quay lại giao diện ban đầu. Lúc này, chỉ cần nhấp OK để đóng cửa sổ đang mở.

Tạo mô tả công việc

Mẹo vẽ biểu đồ Gantt trong Excel tiếp theo là thêm mô tả chi tiết cho từng nhiệm vụ theo 4 bước:

• Bước 1: Hãy chọn biểu đồ, sau đó nhấp Select Data Source và tiếp tục chọn Select Data.
• Bước 2: Khi một cửa sổ nhỏ mở ra, tại mục Horizontal, nhấp chọn Edit.
• Bước 3: Tại hộp thoại Axis Labels, bấm vào khu vực dữ liệu trong cột (theo nhu cầu của người dùng). Sau đó nhấp OK để đóng cửa sổ và hiển thị mô tả của từng nhiệm vụ tương ứng trên biểu đồ.

Thay đổi dạng cột xanh thành Gantt 

Nếu muốn chuyển cột màu xanh của biểu đồ thành dạng Gantt trên Excel, người dùng sẽ làm theo hướng dẫn:

• Bước 1: Nhấp chuột trái vào một trong những cột màu xanh trên biểu đồ, sau đó nhấp chuột phải và chọn Format Data Series.
• Bước 2: Khi hộp thoại Format Data Series xuất hiện, đi đến mục Fill & Line và sau đó chọn No fill kết hợp với Solid line.

Xóa bỏ khoảng trống

Khi làm việc với biểu đồ, những phần dữ liệu ẩn đi thường tạo ra những khoảng trống, gây cảm giác không thoải mái và thiếu chuyên nghiệp. Để khắc phục vấn đề này, người dùng có thể sử dụng mẹo vẽ biểu đồ Gantt trong Excel như sau: 

• Bước 1: Trên bảng dữ liệu, nhấp chuột phải vào ô đầu tiên thuộc cột Ngày bắt đầu, sau đó chọn Format Cells.
• Bước 2: Chọn mục Number và sau đó chọn định dạng General. Lưu ý, người dùng cần ghi nhớ giá trị ngày được hiển thị trong phần Sample.
• Bước 3: Tiếp theo, nhấp chuột phải vào một khu vực trống dưới biểu đồ và chọn Format Axis.
• Bước 4: Trong cửa sổ mới xuất hiện, bạn nhập giá trị bạn đã ghi nhớ từ phần Sample vào mục Minimum. Điều này giúp loại bỏ các khoảng trống không mong muốn.

Thực hiện những bước này, người dùng sẽ loại bỏ thành công những khoảng trống trên biểu đồ Gantt chart Excel. Từ đó giúp biểu đồ trở nên chuyên nghiệp hơn và tối ưu hóa việc sử dụng.

Sắp xếp các nhiệm vụ 

Trường hợp các nhiệm vụ trên biểu đồ Gantt chart Excel không được sắp đặt logic, người dùng có thể tùy chỉnh việc hiển thị bằng cách sử dụng mẹo vẽ biểu đồ Gantt trong Excel:

• Bước 1: Nhấp chuột phải vào nhiệm vụ muốn điều chỉnh, sau đó chọn Format Axis. Kế tiếp, bấm đúp chuột vào nhiệm vụ đó trên biểu đồ.

• Bước 2: Một giao diện sẽ mở ra, tại đây nhấp chọn vào mục Categories in reverse order, sau cùng là nhấp đóng Format Axis.
• Bước 3: Lúc này, biểu đồ của bạn sẽ tự động cập nhật lại, hiển thị các nhiệm vụ theo đúng thứ tự đã cài đặt.

Quản lý tỷ lệ hoàn thành công việc 

Sau khi thực hiện theo những mẹo vẽ biểu đồ Gantt trong Excel trước đó, người dùng sẽ dễ dàng theo dõi và cập nhật được tỷ lệ công việc đã hoàn thành:

• Bước 1: Trên biểu đồ đã tạo, hãy nhấp chuột vào một trong những thanh màu xám, sau đó nhấp chuột phải và chọn Format Data Series.
• Bước 2: Một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện ở góc phải của màn hình. Tại đây, hãy điều chỉnh mục Series Overlap lên mức 100% và đặt Gap Width về 0%.

Khi hoàn thành các bước trên, người dùng sẽ thấy tỷ lệ công việc đã được thực hiện được phản ánh trực quan trên biểu đồ. Từ đó người quản lý sẽ dễ dàng đánh giá và kiểm soát tiến độ của dự án.

Lời kết

Thành thạo các mẹo vẽ biểu đồ Gantt trong Excel không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp. Để tận dụng tối đa các tính năng của Excel và nhiều ứng dụng quản lý dự án khác, doanh nghiệp nên xem xét việc đầu tư vào gói Microsoft 365 Business. 

Đừng ngần ngại liên hệ FPT Smart cloud để nhận tư vấn chi tiết và chọn lựa gói dịch vụ phù hợp nhất thông qua:

• Fanpage: Microsoft For Business – FPT Smart Cloud 
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399