Bật mí các mẹo làm việc với Microsoft 365 tối ưu nhất
28 November, 2023

Bật mí các mẹo làm việc với Microsoft 365 tối ưu nhất

Tăng cường năng suất làm việc luôn là mục tiêu tất yếu của mọi người trong thời đại phát triển không ngừng như hiện nay. Với Microsoft 365, người dùng có trợ lý đắc lực không chỉ giúp công việc hiệu quả mà còn giữ an toàn thông tin. Để tận dụng tối đa các tính năng này, việc nắm bắt các mẹo làm việc với Microsoft 365 là điều không thể thiếu.

Không chỉ có Word, Excel hay PowerPoint, Microsoft 365 còn mang đến cho người dùng những tính năng thông minh như Microsoft Editor, Money trong Excel và Microsoft To Do. Thông qua bài viết này, người dùng sẽ khám phá được các mẹo làm việc với Microsoft 365. Từ đó việc quản lý tài chính cá nhân đến tối ưu hóa công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn. 

Lưu ý khi làm việc với Microsoft 365

Trước khi khám phá ra những bí quyết làm việc hiệu quả trên Microsoft 365, người dùng cần chú ý đến một số điểm quan trọng dưới đây:

  • Sở hữu tài khoản Office bản quyền: Có rất nhiều tài khoản Microsoft không trả phí trên thị trường. Dĩ nhiên là nó đi kèm với rủi ro liên quan đến virus và mã độc có thể gây ra tình trạng máy bị đơ, chậm hoặc mất dữ liệu quý giá. Vì vậy, việc sử dụng tài khoản bản quyền là lựa chọn thông minh.
  • Sẵn sàng với các thiết bị truy cập: Bộ công cụ của Microsoft cho phép người dùng làm việc trên nhiều thiết bị khác nhau, từ máy tính, điện thoại đến máy tính bảng. Đồng thời nó có thể chạy trên nhiều hệ điều hành như Windows, Mac OS, Android và iOS.
  • Duy trì kết nối điện và internet ổn định: Để trải nghiệm mượt mà trên Microsoft 365, người dùng nên đảm bảo nguồn điện và kết nối mạng luôn ổn định, tránh những gián đoạn không mong muốn.
  • Nắm bắt tính năng: Muốn tận dụng tối đa công cụ, người dùng cần thường xuyên cập nhật và nắm vững các tính năng, từ cơ bản đến cao cấp của bộ ứng dụng văn phòng đến từ Microsoft. 

 

Lưu ý khi dùng Microsoft 365
Lưu ý khi dùng Microsoft 365

Các mẹo làm việc với Microsoft 365

Mọi gợi ý thủ thuật dưới đây đều xuất phát từ kiến thức của các chuyên gia và phản hồi của người dùng. Như vậy, chúng mang lại sự tin cậy và giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả nhất.

Quản lý tài chính 

Money trong Excel là một mẹo làm việc với Microsoft 365 giúp quản lý tài chính cá nhân hiệu quả. Tính năng này kết nối trực tiếp đến tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng, giúp người dùng có cái nhìn tổng quan về dòng tiền mỗi ngày. Điều này bao gồm cả các giao dịch qua ngân hàng và thẻ tín dụng. 

Không chỉ vậy, Money còn có khả năng cảnh báo người dùng khi có dấu hiệu chi tiêu “quá đà” trong tháng. Đây là một cách thông minh để theo dõi và quản lý tài chính cá nhân.

Soạn thảo văn bản nâng cao

Word là một phần mềm soạn thảo văn bản quen thuộc và không thể thiếu khi làm việc trên Microsoft 365. Nhưng ngoài việc tạo nên các nội dung cơ bản, Word còn mang trong mình những khả năng cao cấp như:

  • Nâng cao chất lượng văn bản bằng việc nhận biết và sửa các lỗi chính tả và ngữ pháp trong từng từ hoặc cụm từ.
  • Hệ thống này có khả năng nhận diện nhiều ngôn ngữ khác nhau và tích hợp khả năng dịch nghĩa.
  • Chức năng tìm kiếm thông minh cho phép xác định vị trí nội dung hoặc đoạn văn, thậm chí truy xuất nguồn trên internet.
  • Tự động thay thế văn bản thông qua một số thao tác cơ bản với nội dung đã chọn trước.

Với Word, người dùng sẽ có trải nghiệm làm việc trên Office một cách suôn sẻ mà không cần phải dành nhiều thời gian để nắm bắt các chức năng.

 

Soạn thảo văn bản nâng cao, mẹo làm việc với Microsoft 365
Soạn thảo văn bản nâng cao

Phân tích dữ liệu

Những công việc liên quan đến xử lý số liệu thì Excel sẽ là công cụ không thể thiếu. Tại đây, dữ liệu có thể được biểu diễn một cách trực quan thông qua biểu đồ và bảng xu hướng. 

Khi người dùng lựa chọn một ô dữ liệu, hệ thống tức thì hiện thị chi tiết thông tin cần thiết. Đó chỉ là một trong số nhiều chức năng hữu ích mà Excel mang lại cho người dùng.

Xem thêm: Mô hình trưởng thành với Microsoft 365 – Năng lực cộng tác

Theo dõi chuyển đổi 

Không phải ai cũng biết, để tối ưu hiệu suất làm việc thì Productivity Score là mẹo làm việc với Microsoft 365 không nên bỏ qua. Nó được xây dựng nhằm giúp các quản trị viên công nghệ thông tin đánh giá xem liệu hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp đã thực sự mang lại kết quả tốt hay chưa. 

Hệ thống sẽ tự động thu thập và phân tích dữ liệu, giúp quản trị viên có cái nhìn toàn diện và từ đó định hình chiến lược, hành động kế tiếp.

Sắp xếp lịch họp

Để đảm bảo một buổi họp diễn ra hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho tất cả mọi người, việc lên lịch trước là điều cực kỳ quan trọng. Sử dụng Scheduling Assistant trong Outlook sẽ giúp người dùng dễ dàng đề xuất những khoảng thời gian trống. Từ đó cho phép mọi người tham gia cuộc họp đóng góp ý kiến và chọn ra một thời điểm phù hợp nhất.

Quản trị lịch sử dữ liệu

Công cụ lưu trữ OneDrive mang lại nhiều giá trị cho người dùng, đặc biệt là với tính năng Version History. 

Người dùng không cần phải lo sợ về việc mất dữ liệu hay thay đổi không mong muốn, bởi Version History cho phép họ dễ dàng khôi phục dữ liệu. Có thể nói, đây là một mẹo làm việc với Microsoft 365 và nó càng trở nên tiện lợi khi người dùng sử dụng OneDrive/SharePoint.

Thiết kế slide hiệu quả 

Để tạo nên buổi thuyết trình ấn tượng, việc thiết kế slide trên PowerPoint cần phải có sự hài hòa giữa bố cục, hình ảnh và thông điệp. Để tận dụng tối đa tiềm năng của công cụ này khi làm việc, người dùng cần nắm vững các mẹo làm việc với Microsoft 365 sau:

  • Phương pháp tìm và sử dụng mẫu slide có sẵn trong phần mềm.
  • Thêm các hiệu ứng chuyển slide để bài thuyết trình trở nên sống động hơn.
  • Nhúng hình ảnh, video giúp minh họa và làm sáng tỏ nội dung.
  • Sử dụng chức năng trình chiếu để đảm bảo mỗi phần thuyết trình diễn ra một cách mượt mà và cuốn hút.

 

Tạo slide chuyên nghiệp
Tạo slide chuyên nghiệp

Tìm ý tưởng thiết kế slide 

Khi thiết kế một bản slide, việc lựa chọn và xác định bố cục thích hợp thường mất nhiều thời gian. Tuy nhiên, với tính năng Design Ideas, người dùng có thể nhanh chóng biến những ý tưởng của mình thành hiện thực. 

Chỉ cần nhập nội dung và chủ đề mong muốn, nó sẽ tự động đề xuất một bố cục chuyên nghiệp, thu hút và phù hợp với nội dung.

Chia sẻ dữ liệu có mật khẩu 

OneDrive đã tích hợp sẵn cho người dùng các công cụ chia sẻ dữ liệu an toàn (có mật khẩu). Điểm đáng chú ý là tính năng bảo mật được nâng cao, với khả năng đặt mật khẩu cho các tệp dữ liệu được chia sẻ. Điều này giúp kiểm soát quyền truy cập, chỉ những người có mật khẩu mới có thể xem hoặc tải tệp. 

Thêm vào đó, người dùng cũng có quyền tự đặt thời gian giới hạn cho các liên kết chia sẻ, giúp hạn chế truy cập từ những đối tượng không được phép.

Mạng xã hội Yammer

Để nâng cao hiệu suất làm việc và tăng cường giao tiếp trong môi trường online, FPT Smart Cloud khuyến khích người dùng khai thác mạng xã hội doanh nghiệp Yammer. 

Nền tảng này không chỉ là một kênh thông tin, mà còn là nơi mở rộng cơ hội để nhân viên thể hiện, thảo luận và phản hồi đến đội ngũ quản lý. Sử dụng Yammer giúp thúc đẩy sự liên kết và hiểu biết giữa các bộ phận và nhóm làm việc trong cùng một doanh nghiệp, làm cho mối quan hệ trong công ty trở nên tốt đẹp và bền vững hơn.

Kiểm tra chính tả, ngữ pháp

Microsoft Editor là một dịch vụ dựa trên trí tuệ nhân tạo, có khả năng hoạt động ở nhiều nền tảng khác nhau (Outlook, Gmail, mạng xã hội và cả trong Word). 

Công cụ này tự động tìm và gạch dưới các lỗi ngữ pháp hoặc chính tả trong văn bản. Người dùng chỉ cần nhấp chuột vào từ hoặc cụm từ được gạch dưới để xem các đề xuất của trình soạn thảo. Từ đó có thể quyết định chấp nhận hay bỏ qua để văn bản trở nên mượt mà và dễ hiểu hơn.

 

Sử dụng Microsoft Editor
Sử dụng Microsoft Editor

Làm việc trên đa thiết bị

Microsoft 365 cũng tối ưu giúp người dùng làm việc trên nhiều thiết bị khác nhau. Đặc biệt, mọi thành viên có thể tiếp tục công việc của mình kể cả khi thiếu kết nối mạng. Các thay đổi được lưu trữ tạm thời và sẽ đồng bộ hóa tự động lên OneDrive khi có kết nối internet. 

Vì vậy, người dùng không cần phải lo lắng về việc mất dữ liệu do sự cố về điện hoặc hệ thống.

Dùng Template gợi ý sẵn 

Nếu bạn là một người thường xuyên phải tạo các bản thuyết trình, tính năng PowerPoint templates sẽ rất hữu ích. 

Người dùng của Microsoft 365 sẽ có quyền truy cập vào một kho hình ảnh và thiết kế đồ sộ. Kho này bao gồm: Hơn 8000 hình ảnh, 175 video có khả năng lặp lại từ Getty Images, 300 phông chữ mới, 2800 biểu tượng, và hơn 200 mẫu thuyết trình. 

Tất cả những tài nguyên này tạo điều kiện cho việc thiết kế các bản thuyết trình trở nên sống động và ấn tượng trong một khoảng thời gian ngắn.

Sử dụng Microsoft To-do

Nếu người dùng luôn phải đối diện với các deadline và cảm thấy không còn thời gian cá nhân, Microsoft To Do là công cụ không thể thiếu. Nó có mặt trên hầu hết các nền tảng từ Windows 10, iOS, đến Android và web. Ứng dụng này giúp người dùng quản lý các công việc cần hoàn thành. 

Một trong những tính năng nổi bật của Microsoft To Do là khả năng nhắc nhở và thông báo, để mọi người không bỏ lỡ bất kỳ một deadline nào. 

Một mẹo làm việc với Microsoft 365 là “ghim” (Pin) Microsoft To Do vào thanh tác vụ hoặc Start Menu. Chỉ cần nhấp chuột phải vào biểu tượng của ứng dụng và chọn Pin to Taskbar hay Pin to Start. Khi đã ghim, người dùng có thể nhanh chóng xem qua các công việc của mình mà không phải mở rộng ứng dụng.

Lời kết 

Công nghệ đã tạo ra các giải pháp hữu ích, hiểu biết cách tận dụng chúng là chìa khóa để đạt được năng suất cao. Vừa rồi người dùng đã cùng FPT Smart Cloud khám phá qua các mẹo làm việc với Microsoft 365. 

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp của bạn muốn tìm hiểu thêm các tính năng của bộ công cụ Microsoft 365 Business, đừng ngần ngại liên hệ FPT Smart Cloud để nhận tư vấn:

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Copilot for Microsoft 365 - Trải nghiệm ngay!
DMCA compliant image