Với khả năng tích hợp trên đa thiết bị, việc quản lý email hoặc cập nhật tin nhắn đội nhóm trên Mailbox trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Người dùng có thể kết hợp Mailbox này với các tính năng khác trong Office để nâng cao tính bảo mật thông tin. Hiện nay, đây chính là công cụ không thể thiếu của các doanh nghiệp nếu muốn tối ưu hoá hiệu suất công việc.
Hiện nay, email đã trở thành một phương thức giao tiếp quan trọng trong công việc. Để quản lý hòm thư điện tử hiệu quả, Mailbox đã ra đời và trở thành công cụ hữu ích với người dùng. Bài viết dưới đây sẽ giúp người dùng nắm rõ Mailbox là gì cũng như biết cách sử dụng Mailbox cơ bản.
Mục lục
Mailbox hay Mailbox 365 (hộp thư dùng chung của Microsoft 365) là tính năng cho phép nhiều người sử dụng chung một hộp thư để thực hiện các tác vụ hoặc tạo mới các email trong không gian này. Hộp thư này có một địa chỉ duy nhất (không phải địa chỉ email cá nhân) thường được định dạng theo mẫu [email protected] (trong đó genni.vn là đuôi email của doanh nghiệp).
Người dùng có thể tạo nhiều hộp thư chung khác nhau theo nhu cầu cho từng phòng ban hoặc nhóm làm việc. Hộp thư chung trong Microsoft 365 không có thông tin đăng nhập riêng biệt. Những ai muốn truy cập vào hộp thư chung cần được quản trị viên mời tham gia bằng tài khoản email cá nhân của họ.
Sau khi đã nắm rõ Mailbox là gì, hãy tham khảo những thông tin về công cụ này dưới đây:
Người sử dụng Mailbox có thể được cấp 1 trong 3 quyền hạn sử dụng như sau:
Với mức quyền truy cập này, người dùng (thường được gọi là chủ sở hữu) sẽ có toàn bộ quyền quản trị quan trọng. Chủ sở hữu có thể tạo các sự kiện trong lịch, xem, đọc, xóa, và thay đổi tác vụ trong danh bạ…
Cần lưu ý rằng khi cấp toàn quyền truy cập, chủ hộp thư không có quyền gửi email từ Mailbox dùng chung, trừ khi họ được cấp thêm quyền gửi theo yêu cầu hoặc quyền gửi thay thế.
Đây là quyền hỗ trợ người dùng thay thế hộp thư chung khi gửi email. Hiểu đơn giản hơn, bạn có thể truy cập vào hộp thư chung của một bộ phận cụ thể, ví dụ như Kinh doanh hoặc Marketing, và gửi email từ đó. Điều này có nghĩa rằng email được gửi đi sẽ xuất phát từ hộp thư chung của bộ phận đó.
Khác với hai loại quyền truy cập trước đó, quyền truy cập theo yêu cầu cho phép người dùng gửi email thay mặt cho hộp thư được chia sẻ. Tùy thuộc vào từng loại, Mailbox cho phép thực hiện các thao tác và điều chỉnh khác nhau đối với hộp thư chung Mailbox 365.
Với nhiều tính năng hiện đại, Mailbox mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Cụ thể như sau:
Ưu điểm nổi bật đầu tiên của hộp thư dùng chung Mailbox 365 là khả năng truy cập từ nhiều người. Điều này cho phép các thành viên có thể cùng làm việc và theo dõi email từ một tài khoản duy nhất, tiết kiệm thời gian mà không cần phải chuyển tiếp.
Nếu một thành viên không thể sử dụng hộp thư chung, thì các thành viên khác có thể thay mặt tiếp quản.
Nếu có câu hỏi chuyên môn từ nhân sự trong tổ chức hoặc từ khách hàng thì tất cả nhân viên trong tổ chức đều nhận được câu hỏi này. Do vậy, tốc độ phản hồi sẽ nhanh và có độ chính xác cao hơn theo thời gian.
Đây chính là một cách tối ưu để chăm sóc khách hàng hiệu quả mà các doanh nghiệp không nên bỏ qua.
Với Mailbox, toàn bộ lịch hẹn với khách hàng hoặc đối tác đều được quản lý trên lịch Outlook. Tất cả các thành viên tham gia hộp thư chung đều có khả năng xem lịch hẹn của người khác với khách hàng và theo dõi tiến độ thực hiện dễ dàng.
Sau khi giải thích Mailbox là gì cũng như lợi ích của công cụ này, FPT Smart Cloud sẽ tiếp tục hướng dẫn các bước sử dụng ứng dụng này:
Như vậy, bài viết trên đây đã giúp người dùng hiểu rõ Mailbox là gì cũng như các bước sử dụng công cụ cơ bản. Tuy nhiên, Mailbox là phần mềm quản lý email có yêu cầu trả phí. Chính vì vậy, người dùng cần đăng ký Microsoft 365 bản quyền.
Bên cạnh tài khoản cá nhân, các doanh nghiệp có thể sử dụng gói Microsoft 365 Business dành riêng cho tổ chức/doanh nghiệp với mức chi phí ưu đãi hơn. Ngoài ra, quý doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn gia hạn theo ý muốn. Không chỉ Mailbox, Microsoft 365 Business cũng hỗ trợ sử dụng những công cụ khác với bản cập nhật mới nhất.
Để nhận thông tin về gói dịch vụ này, quý khách hàng hãy liên hệ trực tiếp với FPT Smart Cloud ngay hôm nay qua:
