Office 365 Mail đem đến cho người dùng một trải nghiệm chuyên nghiệp và đáng tin cậy, giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và tương tác nhanh chóng với khách hàng thông qua các ứng dụng và dịch vụ Microsoft khác. Những lưu ý khi dùng Office 365 Mail sau đây sẽ giúp người dùng tối ưu quá trình kinh doanh và làm việc một cách hiệu quả.
Không chỉ dừng lại ở việc gửi và nhận email, Office 365 Mail còn là trợ thủ đắc lực giúp người dùng quản lý thời gian, công việc một cách thông minh. Nhiều hơn nữa là trải nghiệm từ ghi chú trực tiếp cho đến cài đặt hạn chế thông báo để tập trung làm việc… Đừng bỏ lỡ cơ hội tối ưu hiệu suất làm việc của người dùng với 7 lưu ý sử dụng Office 365 Mail dưới đây.
Mục lục
Lưu ý sử dụng Office 365 Mail đầu tiên mà người dùng cần biết chính là tính năng hộp thư ưu tiên. Thay vì phải kiểm tra email liên tục, tính năng này giúp lưu trữ riêng biệt toàn bộ thư quan trọng. Để thiết lập hộp thư ưu tiên, người dùng có thể làm theo các bước sau:
Khi tính năng này được kích hoạt, hộp thư Outlook sẽ được chia thành hai phần gồm Ưu tiên và Khác. Như vậy, tất cả các thư quan trọng sẽ được hiển thị trong mục Ưu tiên để người dùng dễ dàng kiểm tra.
Lưu ý sử dụng Office 365 Mail tiếp theo mà người dùng không nên bỏ qua chính là các phím tắt:
Việc sử dụng những phím tắt này sẽ giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc.
Tính năng này cho phép người dùng sao chép đoạn văn bản từ Clipboard và dán chúng vào Office 365 online mail bằng tổ hợp phím Ctrl + V. Điều này giúp người dùng tạo mục mới một cách nhanh chóng, dễ dàng và kiệm thời gian.
Nếu người dùng thường xuyên phải gửi các dạng email có nội dung tương tự hoặc phải gửi đến nhiều người nhận, tính năng Email Template sẽ là lựa chọn hàng đầu.
Người dùng có thể lưu nội dung email vào mẫu và sử dụng lại khi cần. Việc này giúp người dùng tiết kiệm thời gian soạn thảo lại từ đầu và tăng hiệu quả công việc.
Để tìm kiếm nhanh các email quan trọng trong Office 365 online mail, người dùng có thể sử dụng tính năng gắn cờ. Việc gắn cờ vào các thư quan trọng trong Hộp thư ưu tiên sẽ giúp người dùng dễ dàng tìm thấy chúng. Hãy làm theo các bước sau:
Gắn cờ cho các email quan trọng sẽ giúp người dùng tìm kiếm nhanh hơn thông qua tính năng hiển thị ưu tiên.
Ngoài việc ghi chú thông tin trong email, người dùng còn có thể lưu cả sự kiện, lịch họp và danh bạ trên màn hình thiết bị. Điều này giúp người dùng tiết kiệm thời gian mà không cần phải ghi nhớ nhiều.
Hãy nhớ rằng, trong trường hợp Office 365 online mail không được mở, khi người dùng click vào ghi chú trên màn hình, các mục này sẽ mở tự động trong Outlook.
Lưu ý sử dụng Office 365 Mail cuối cùng mà người dùng cần phải biết chính là tính năng hạn chế thông báo Outlook trên màn hình. Tính năng này sẽ trở lên hữu ích khi người dùng gặp phải tình trạng nhận được quá nhiều thông báo email trên màn hình.
Khi được kích hoạt, thì ngay lập tức tính năng này sẽ giúp người dùng tránh được việc nhận thông báo liên tục và gây mất tập trung trong quá trình làm việc. Để cài đặt tính năng hạn chế thông báo Outlook trên màn hình người dùng có thể thiết lập cài đặt như sau:
Thông qua 7 lưu ý sử dụng Office 365 Mail, FPT Smart Cloud hy vọng sẽ giúp ích cho người dùng hiểu rõ hơn về các tính năng của phần mềm này.
Nếu người dùng đang tìm kiếm sự tiện ích tối ưu hóa công việc, hãy liên hệ ngay theo thông tin dưới đây để nhận tư vấn chi tiết về gói Microsoft 365 Business.
