Hiện nay, email đám mây đã trở thành một lựa chọn được ưu tiên của nhiều doanh nghiệp. Với khả năng bảo mật tốt, tính linh hoạt cao và nhiều lợi ích khác, email đám mây hỗ trợ người sử dụng giao tiếp nhanh chóng với đồng nghiệp và khách hàng.
Trong thời đại kỹ thuật số hiện đại, email đám mây đã thay đổi đáng kể cách doanh nghiệp giao tiếp, làm việc và quản lý thông tin. Chỉ cần kết nối internet, người sử dụng có thể nhận và gửi thông tin đến bất cứ đâu mà không phụ thuộc vào máy chủ công ty như trước đây. Để biết thêm các lợi ích của email đám mây, hãy tham khảo bài viết dưới đây của FPT Smart Cloud.
Mục lục
Email đám mây (cloud email) là dịch vụ cho phép người dùng truy cập và sử dụng qua internet mà không cần cài đặt và quản lý qua một máy chủ email riêng. Dịch vụ này cho phép người dùng lưu trữ và quản lý tất cả thông thông tin trên các máy chủ được quản lý bởi các nhà cung cấp dịch vụ đám mây qua mô hình thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm.
Dưới đây là 10 lợi ích của email đám mây mà các doanh nghiệp nên biết.
Một trong những ưu điểm quan trọng của email đám mây là khả năng truy cập hộp thư từ mọi vị trí trong bất kỳ thời điểm nào, miễn là có kết nối internet. Điều này đồng nghĩa rằng người dùng không cần mang theo máy tính cá nhân mà chỉ cần đăng nhập vào trang web của nhà cung cấp dịch vụ email hoặc ứng dụng bằng điện thoại thông minh.
Tính năng này mang lại sự tiện lợi cho người thường xuyên di chuyển hoặc làm việc từ xa. Điều này giúp nâng cao tính linh hoạt, hiệu suất làm việc cũng như duy trì sự kết nối với hộp thư cá nhân ở mọi thời điểm.
Email đám mây giúp tiết kiệm chi phí đáng kể cho các doanh nghiệp. Thay vì đầu tư lớn vào phần cứng và phần mềm để thiết lập, duy trì máy chủ email riêng thì doanh nghiệp có thể lựa chọn email đám mây.
Ngoài ra, việc trả phí theo tháng hoặc năm cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng dự phòng và quản lý ngân sách. Tổ chức có thể biết chính xác số tiền mà họ cần chi trả cho dịch vụ email đám mây để lên kế hoạch tài chính dễ dàng hơn.
Email đám mây được thiết kế đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp. Hệ thống được tích hợp tính năng chống thư rác mạnh mẽ. Bên cạnh đó, email đám mây cũng có khả năng chống virus cũng như phòng chống tấn công từ chối dịch vụ (DOS) hoặc xác thực tập lệnh độc hại và phát hiện bạo lực.
Môi trường Internet thường tràn ngập thông tin quảng cáo, thư rác cũng như các hình thức lừa đảo. Tuy nhiên, với email đám mây, cá nhân người sử dụng sẽ được bảo vệ bởi các bộ lọc thông minh. Bộ lọc sẽ đánh giá nội dung của email gửi đến và tự động loại bỏ thư độc hại. Điều này giúp người dùng hạn chế bị lừa đảo cũng như giữ hộp thư luôn sạch sẽ.
Một trong những lợi ích của email đám mây khác là độ bảo mật cao. Các dịch vụ này cam kết đảm bảo an toàn thông tin cho người dùng bằng việc cập nhật thường xuyên các tính năng về bảo mật.
Nhờ đó, các tổ chức có thể yên tâm hệ thống email luôn được bảo vệ trước các mối đe dọa. Để đạt được điều này, các nhà cung cấp sẽ tiến hành kiểm tra và giám sát hệ thống toàn diện và đều đặn.
Với dịch vụ email đám mây, dữ liệu của bạn sẽ được lưu trữ định kỳ mà không cần thực hiện thủ công.
Trong trường hợp xảy ra sự cố về máy chủ, các thông tin của tổ chức sẽ được phục hồi dễ dàng. Tính năng này đảm bảo dữ liệu doanh nghiệp luôn được bảo vệ và sẵn sàng sử dụng khi cần thiết.
Thư đám mây có khả năng thu thập email nhanh chóng giúp doanh nghiệp thiết lập cơ sở dữ liệu khách hàng hiệu quả hơn.
Người sử dụng sẽ tạo biểu mẫu để thu thập thông tin và gửi đến khách hàng trong thời gian ngắn. Điều này rút ngắn thời gian trong toàn bộ quá trình xây dựng dữ liệu và tương tác với khách hàng.
Xem thêm: Email doanh nghiệp là gì? 5 loại email doanh nghiệp phổ biến
Việc sử dụng email đám mây sẽ loại bỏ mối lo ngại về tự quản lý và bảo trì máy chủ. Nhà cung cấp dịch vụ cam kết duy trì hệ thống luôn ổn định và thường xuyên thực hiện bảo trì. Điều này giúp các doanh nghiệp giảm được áp lực quản lý và đảm bảo hạ tầng luôn hoạt động tốt.
Người dùng không còn dựa vào các dịch vụ chia sẻ tệp tin riêng lẻ hoặc các ứng dụng thứ ba để trao đổi tài liệu. Thay vào đó, bạn có thể dễ dàng gửi và nhận tệp tin từ ngay email. Hơn nữa, tính năng chia sẻ tài liệu qua email cải thiện tính khả dụng của công cụ.
Nhiều người dùng có thể truy cập và chỉnh sửa tài liệu trong cùng một thời điểm. Điều này đặc biệt có lợi cho các nhóm làm việc từ xa, đảm bảo mọi người có thể làm việc trên phiên bản tài liệu mới nhất.
Người quản trị có thể kiểm soát và điều hành hệ thống mail đám mây linh hoạt mà không bị ràng buộc bởi các yếu tố như thiết bị hoặc thời gian, địa điểm. Tính năng quản trị từ xa giúp tiết kiệm thời gian, công sức cũng như tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Việc điều chỉnh giấy phép và dung lượng lưu trữ chỉ cần vài phút. Sau khi thực hiện một thao tác đơn giản, người dùng đã có thể tăng hoặc giảm số lượng nhân viên được phép truy cập email trực tiếp thông qua Microsoft.
Với 10 lợi ích của email đám mây đã đề cập, không thể phủ nhận đây là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp hiện nay. Hiện nay, FPT Smart Cloud là đơn vị cung cấp dịch vụ email đám mây qua Outlook cho các tổ chức.
Outlook là một trong những dịch vụ email đám mây hàng đầu trên thế giới do Microsoft phát triển và quản lý. Với hàng triệu người dùng trên toàn cầu, Outlook hỗ trợ người dùng kiểm soát hòm thư hiệu quả hơn.
Quý doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ Microsoft 365 Business. Ngoài Outlook, Microsoft 365 Business cũng cung cấp các công cụ khác như Project hay Teams để hỗ trợ nhân sự làm việc hiệu quả.
Tham khảo thêm về gói công cụ tại các kênh sau:
