Tính năng "Kênh dùng chung" của Teams được phát hành vào năm 2022 được thiết kế nhằm giải quyết các vấn đề liên quan đến trao đổi thông tin và làm việc nhóm trong doanh nghiệp. Hãy cùng FPT Smart Cloud tìm hiểu chi tiết hơn về tính năng này.
Với kênh dùng chung, các thành viên trong cùng một doanh nghiệp có thể chia sẻ thông tin, tài liệu cũng như thảo luận trực tiếp trên nền tảng của Microsoft Teams để tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất làm việc. Ngoài ra “Kênh dùng chung” còn giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn và đạt được mục tiêu kinh doanh.
Mục lục
Kênh dùng chung (Shared Channels) là một tính năng của Microsoft Teams cho phép người dùng từ các tổ chức khác nhau cộng tác trong cùng một kênh của doanh nghiệp. Kênh được chia sẻ sẽ giúp mở rộng tính cộng tác giữa mọi người, vượt ra ngoài ranh giới của tổ chức (doanh nghiệp) nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật cao.
Cụ thể, quản trị viên sẽ thực hiện quyền kiểm soát đối với những người truy cập vào nội dung. Từ đó, họ có thể thực hiện giám sát các hoạt động và quyền của mọi thành viên khách.
Khi nhân sự thêm một người dùng bên ngoài vào Teams, hệ thống sẽ gắn nhãn người đó là “Khách”. Việc gắn nhãn “Khách” giúp hệ thống tăng tính bảo mật cho các tài liệu nội bộ của doanh nghiệp hơn.
Cụ thể:
Mỗi khi có nhu cầu làm việc với những người bên trong và bên ngoài nhóm hoặc tổ chức, nhân sự có thể thực hiện các thao tác dưới đây để bật tính năng “Kênh dùng chung” của Microsoft Teams.
Một số lưu ý quan trọng mà người dùng cần quan tâm khi bật tính năng “Kênh dùng chung” bao gồm:
Cụ thể hơn, thao tác bật tính năng “Kênh dùng chung” của Microsoft Teams được thực hiện qua 5 bước như sau.
Bước 1: Đi tới nhóm muốn tạo kênh được chia sẻ và chọn biểu tượng dấu 3 chấm rồi chọn Thêm kênh.
Bước 2: Nhập các thông tin liên quan đến kênh mới lập như tên và mô tả.
Bước 3: Trong Quyền riêng tư, click chọn vào mũi tên đi xuống ở bên phải, chọn Shared – People you choose from your org or other orgs have access, sau đó chọn Tạo.
Nhấn tick mặc định tại mục Share this channel with everyone on the team (Chia sẻ kênh này với mọi người trong nhóm).
Bước 4: Chọn danh sách người dùng tham gia vào kênh, bao gồm người bên trong tổ chức (thêm vào từ danh sách) và người bên ngoài tổ chức (thêm vào bằng cách nhập địa chỉ email của họ). Sau đó chọn Chia sẻ.
Bước 5: Để thay đổi một Thành viên thành Chủ sở hữu, người dùng chỉ cần nhấn chọn mũi tên đi xuống ở bên phải tên của thành viên đó, rồi chọn Chủ sở hữu là được.
Tóm lại, Kênh dùng chung cho phép quản trị viên chia sẻ kênh ra bên ngoài tổ chức để việc cộng tác trở nên dễ dàng mà vẫn đảm bảo tính bảo mật. Tính năng này của Teams đã được tích hợp sẵn trong Microsoft 365 Business. Hãy liên hệ với FPT Smart Cloud để được tư vấn ngay.
