Forward Mail là gì? Đây là một hình thức chuyển thư đã nhận một cách nguyên bản đến một địa chỉ email khác. Người dùng có thể chọn cách chuyển tiếp tự động hoặc thủ công.
Forward Mail là gì? Forward Mail là cách làm được rất nhiều cá nhân và doanh nghiệp sử dụng để gửi email đến một bên thứ 3. Vậy forward là gì? Qua bài viết dưới đây, FPT Smart Cloud sẽ cung cấp thêm cho người dùng một số thông tin về hình thức gửi email này.
Mục lục
Forward Mail là hình thức chuyển thư đã nhận đến một email khác. Nghĩa là tài khoản email A nhận được thư điện tử từ địa chỉ mail B. Vì muốn truyền đạt nguyên văn của thư gốc cùng các tệp đính kèm, địa chỉ A đã chuyển tiếp email đó đến tài khoản C.
Hiện nay, có 2 hình thức chuyển email đó thủ công và tự động. Dưới đây là một số điểm đặc trưng của 2 hình thức Forward Mail:
Trên thực tế, nhiều người thường sử dụng từ 2 email trở lên để thuận tiện cho việc phân nhóm và quản lý dự án. Điều này đồng nghĩa với việc số lượng mail mà người dùng nhận được sẽ càng ngày càng tăng cao khi khối lượng công việc tăng.
Việc có nhiều thư được gửi đến trong một ngày từ 2 tài khoản khiến người dùng không thể kiểm soát hết được và có thể bỏ lỡ những mail quan trọng. Nguyên nhân là bởi không phải ai cũng có đủ thời gian để đăng nhập và xem thư của từng email.
Lúc này, Forward Mail sẽ giúp người dùng giải quyết vấn đề đó. Cụ thể, dù mail được gửi đến tài khoản nào thì cũng sẽ được chuyển tiếp đến một địa chỉ email nhất định do người dùng thiết lập.
Như vậy, chỉ với một địa chỉ email, người dùng có thể kiểm tra và xem thư của nhiều tài khoản khác. Đây được đánh giá là một cách làm khoa học, giúp tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả cao.
Ngoài Forward Email là gì thì lợi ích của việc sử dụng tính năng này cũng là vấn đề mà người dùng nên biết. Forward Mail là một tính năng cơ bản được các doanh nghiệp sử dụng nhiều để tối ưu quy trình làm việc. Dưới đây là một số lợi ích mà người dùng sẽ nhận được khi áp dụng hình thức chuyển tiếp mail:
Khi Forward Mail trong Gmail, người dùng có thể chuyển toàn bộ thư mới hoặc lựa chọn một số mail nhất định để gửi cho bên thứ 3. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 2 cách chuyển tiếp email này:
Để forward Gmail với toàn bộ thư mới, người dùng hãy làm theo các bước dưới đây:
Nếu chưa biết cách chuyển một số thư điện tử nhất định thì người dùng hãy làm theo các bước dưới đây:
Trong trường hợp người dùng muốn tắt tính năng tự động outlook Forward Mail thì hãy làm theo hướng dẫn như dưới đây:
Cách Forward Mail trong Outlook tự động có các bước thực hiện đơn giản như sau:
Bên cạnh việc áp dụng cách Forward Mail Outlook sang Gmail, người dùng hoàn toàn có thể xóa tính năng này đi một cách dễ dàng. Cụ thể như sau:
Đến đây, chắc hẳn người dùng đã biết Forward Mail là gì cũng như cách sử dụng hình thức gửi email này. Tuy nhiên, để áp dụng tính năng một cách hiệu quả, người dùng cần lưu ý một số vấn đề như dưới đây:
Dưới đây, FPT Smart Cloud sẽ giải đáp cho người dùng một số câu hỏi tiêu biểu liên quan đến Forward Mail.
Mã hóa email chuyển tiếp có áp dụng từ người dùng Google này sang người dùng Google khác. Nguyên nhân là bởi tính năng luôn luôn được thực hiện cho Google, Google Apps và các thông báo của Google+.
Khi chuyển tiếp, tất cả các email của người dùng sẽ được mã hóa nhằm giúp cho việc xem trộm trở nên khó khăn hơn. Tuy nhiên, tính bảo mật không phải là 100% nên email của người dùng vẫn có thể bị người khác xem trộm.
Không phải tất cả các email được gửi đến hoặc gửi từ Gmail đều được mã hóa. Những email này chỉ có thể được mã hóa khi các nhà cung cấp dịch vụ email trực tuyến phối hợp với nhau để hỗ trợ mã hóa TLS.
Người gửi ban đầu sẽ không biết Forward Mail được gửi đi lúc nào và đến đâu. Chỉ những địa chỉ mail được điền vào mục To, Cc hoặc Bcc mới có thể biết những người nhận được mail là ai và mail được gửi đến lúc nào.
Trên đây là toàn bộ thông tin về hình thức Forward Mail. Hy vọng rằng qua bài viết trên, bạn sẽ hiểu được Forward Mail là gì cũng như cách sử dụng tính năng này để tối ưu hóa quy trình làm việc. Nếu đang có nhu cầu tư vấn về các dịch vụ Microsoft 365 Business thì hãy liên hệ với FPT Smart Cloud để được hỗ trợ sớm nhất.
