Cách sử dụng hàm Excel Replace từ cơ bản đến nâng cao

Trong quá trình làm việc với Excel, sẽ có lúc người dùng không biết cách giải quyết một số vấn đề liên quan đến dữ liệu như thay đổi một phần của chuỗi dữ liệu bằng một nội dung khác. Đó có thể là việc cập nhật thông tin, sửa lỗi hoặc điều chỉnh định dạng… Nếu biết cách sử dụng Excel Replace, mọi vấn đề đều sẽ được khắc phục nhanh chóng. Cùng theo dõi nội dung dưới đây để được FPT Smart Cloud hướng dẫn cách sử dụng chính xác hàm Replace, từ đó có thể tận dụng triệt để tiềm năng của công cụ này.

Công thức của hàm Excel Replace

Hàm Replace trong Excel là một hàm được sử dụng để giúp người dùng có thể thay thế một phần của một chuỗi ký tự bằng một chuỗi mới trong một ô hoặc một dãy ô. Nếu sử dụng hàm này, người dùng có thể nhanh chóng và dễ dàng thay đổi nội dung của một chuỗi ký tự cụ thể mà không cần phải thay đổi toàn bộ nội dung của ô đó.

Công thức Replace Excel cụ thể như sau:

=REPLACE(old_text,start_num,num_chars,new_text)

Trong đó:

• old_text: Là chuỗi văn bản hoặc ký tự cần được thay thế.
• start_num: Là vị trí bắt đầu thay thế trong chuỗi ban đầu, tính từ bên trái sang.
• num_chars: Là số lượng ký tự trong old_text mà người dùng muốn thay thế bằng new_text.
• new_text: Là chuỗi ký tự mới mà người dùng muốn thay thế cho các ký tự trong old_text.

Chú ý: Trong Excel, hàm Replace luôn coi mỗi ký tự là một đơn vị. Không quan trọng nó có phải là byte đơn hay byte kép, hay ngôn ngữ mặc định được cài đặt như thế nào.

Tham khảo những ví dụ của hàm replace trong Excel

Để hiểu chi tiết hơn về lệnh Replace trong Excel, hãy tham khảo những ví dụ cụ thể dưới đây.

Ví dụ về cách thay đổi từ ký tự trong chuỗi

Ví dụ, để có thể thay đổi chuỗi ký tự “Ngọc” thành “Thơ”, người dùng nhập công thức như sau: =REPLACE(A18,1,4,”Thơ”)

Trong đó:

• A18 là ô chứa văn bản đang cần thay thế.
• 1 là vị trí bắt đầu thay thế trong chuỗi ban đầu.
• 4 là số ký tự muốn thay thế.
• “Thơ” là ký tự mới dùng để thay thế vào vị trí đã chọn.

Sau khi thực hiện cú pháp xong thì tiến hành nhấn Enter và hệ thống sẽ hiển thị kết quả như hình dưới đây:

Ví dụ sử dụng hàm Excel Replace để thay thế các ký tự số

Sử dụng hàm Replace cũng giúp người dùng thay thế các ký tự số. Chẳng hạn FPT Smart Cloud đang muốn thay thế “Năm nay là 2020” thành “Năm nay là 2021”.

Công thức được sử dụng là: =REPLACE(A2,12,4,”2021″).

Trong đó:

• A2 là ô chứa chuỗi ký tự cần thay thế.
• 12 là vị trí bắt đầu để thay thế trong chuỗi ban đầu.
• 4 là số lượng ký tự cần thay thế.
• “2021” là ký tự được sử dụng để thay thế.

Sau khi nhấn Enter, kết quả sẽ được hiển thị như hình dưới đây.

Chú ý: Hàm Replace sẽ trả về kết quả là chuỗi văn bản chứ không phải số nên người dùng không thể sử dụng trong các phép tính toán.

Ví dụ về cách sử dụng hàm Replace đối với ngày tháng

Ví dụ, người dùng cần thay đổi ký tự từ ngày 1/11/2016 thành ngày 1/3/2016 thì cần sử dụng hàm Replace với hàm TEXT.

Công thức cụ thể như sau: =REPLACE(TEXT(A2,”dd-mmm-yy”),4,3,”Mar”)

Trong đó:

• A2 là ô chứa chuỗi ký tự cần thay thế.
• TEXT(A2,”dd-mmm-yy”) được sử dụng để chuyển đổi định dạng ngày tháng sang chuỗi văn bản.
• 4 là vị trí bắt đầu thay thế trong chuỗi ban đầu.
• 3 là số lượng ký tự cần thay thế.
• “Mar” là chuỗi ký tự mới dùng để thay thế.

Lưu ý: Nếu sử dụng hàm Excel Replace đối với ngày tháng thì kết quả trả về cũng sẽ là một chuỗi văn bản. Do đó để trở lại định dạng ngày tháng ban đầu, người dùng hãy sử dụng kết hợp hàm DATEVALUE với công thức =DATEVALUE(B2).

Sau đó tiến hành nhấn Enter thì kết quả sẽ hiển thị như hình dưới đây:

Ví dụ về cách sử dụng các hàm Replace lồng nhau

Để thay thế nhiều vị trí trong một chuỗi thì người dùng cần sử dụng nhiều hàm REPLACE lồng nhau.

Ví dụ người dùng đang muốn thêm dấu”/” và”:” để phân định thời gian cho dễ nhìn thì hãy tham khảo công thức sau:

=REPLACE(REPLACE(REPLACE(REPLACE(A1,3,0,”/”),6,0,”/”),9,0,” “),12,0,”:”).

Trong công thức trên có các giá trị như sau:

• Công thức REPLACE(A1,3,0,”/”) sẽ bắt đầu từ ký tự thứ 3 trong chuỗi A1 và không thay thế ký tự nào mà chỉ thêm dấu “/”.
• Tương tự ở vị trí số 6 và vị trí số 9 tại chuỗi ký tự trong A1 sẽ thêm vào dấu “/” và “khoảng trắng”
• Ở vòng REPLACE cuối cùng cũng sẽ bổ sung thêm vào dấu “:”.

Sau khi nhập công thức và nhấn Enter, kết quả sẽ trả về như hình dưới đây:

Hướng dẫn chi tiết 5 cách dùng Replace trong Excel đơn giản

Việc sử dụng lệnh “Thay thế” (Replace) trong Excel có tác dụng thay đổi dữ liệu người dùng chọn trên trang tính, bảng tính. Để đảm bảo việc thay thế diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và không xảy ra bất cứ lỗi nào, trước tiên người dùng cần làm sạch (Clear) tất cả định dạng trong ô “Tìm kiếm” ở phần Find what trước khi thực hiện.

Hướng dẫn cách Replace trong Excel để thay 1 giá trị bằng 1 giá trị khác

Bước 1: Đầu tiên người dùng cần chọn vùng dữ liệu mình muốn thay thế hoặc chọn ô bất kỳ để thay thế trên toàn bộ bảng tính. Để mở thẻ Replace hoặc mở thẻ Home, nhấn tổ hợp phím Ctrl + H, chọn Editing, tìm và chọn mục Find & Select, click để chọn Replace.

Bước 2: Sau khi hộp thoại Find and Replace xuất hiện trên màn hình: Tại Find what, người dùng gõ giá trị tìm kiếm; Trong ô Replace with thì gõ giá trị thay thế. Cuối cùng người dùng nhấp vào Replace để thay thế từng kết quả một hoặc chọn Replace All để thay thế tất cả kết quả tìm kiếm.

Sử dụng hàm Excel Replace để thay thế văn bản hoặc số với khoảng trắng

Để thay thế tất cả các kết quả tìm kiếm bằng khoảng trắng trong Excel, người dùng chỉ cần nhập giá trị cần tìm vào ô Find what, tại ô Replace with, người dùng để trống, cuối cùng nhấn chọn Replace All.

Tiến hành tìm và thay thế một ngắt dòng trong Excel bằng hàm Replace

Để thay thế dấu ngắt dòng bằng bất kỳ dấu tách nào người dùng muốn trong Excel thì chỉ cần thực hiện các thao tác sau đây:

Bước 1: Người dùng di chuyển chuột để chọn tất cả các ô Excel muốn thay thế ngắt dòng.

Bước 2: Sau đó trên thanh công cụ, nhấn vào mục Editing, tìm và chọn mục Find & Select, click chọn Replace để tiếp tục. Ngoài ra, người dùng cũng có thể mở hộp thoại “Find and Select” nhanh chóng bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + H.

Bước 3: Sau khi hộp thoại mới đã xuất hiện trên màn hình, nhập ký tự ngắt dòng trong phần Find what bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + J. Đây là mã kiểm soát ASCII của ký tự 10 (ngắt dòng hoặc dòng cấp dữ liệu).

Khi xuất hiện dấu chấm nhấp nháy nhỏ trên màn hình, người dùng nhập ký tự thay thế vào ô Replace with. Ví dụ người dùng nhập ký tự ” ” (khoảng trắng) và nhấn Replace All.

Cách thay đổi định dạng của dữ liệu trên 1 cột hoặc trên bảng tính trong Excel

Chú ý: Phương pháp này chỉ có thể áp dụng khi người dùng có nhu cầu thay đổi định dạng theo cách thủ công. Cách này sẽ không hiệu quả với các ô có định dạng điều kiện.

Bước 1: Đầu tiên trên trang Excel, click vào hộp thoại Options rồi mở thẻ Replace. Nhấp vào biểu tượng mũi tên của nút Format (nằm ở bên cạnh hộp Find what), click chọn Clear Find Format (Nếu ô bạn tìm không có định dạng) hoặc click chọn Choose Format From Cell (Nếu ô của bạn tìm có định dạng).

Bước 2: Bên cạnh hộp Replace with, người dùng nhấn vào nút Format và sử dụng hộp thoại Replace Format để áp dụng những định dạng mới. Ngoài ra, người dùng cũng có thể thực hiện các thao tác như Bước 1 để thay đổi theo những định dạng từ những ô có sẵn.

Bước 3: Để thay đổi định dạng mới, người dùng có thể chọn các tùy chọn mới thông qua hộp thoại Replace Format. Hoặc người dùng cũng có thể thực hiện theo cách hướng dẫn trong Bước 1 để áp dụng định dạng từ các ô đã có sẵn. Cuối cùng, nhấn nút OK để hoàn tất.

Bước 4: Sau đó hệ thống sẽ hiển thị thông báo xác nhận thay đổi bao nhiêu ô trên màn hình như hình dưới đây.

Bước 5: Cuối cùng, hệ thống sẽ hiển thị kết quả sau khi thực hiện các thay đổi định dạng dữ liệu trong Excel.

Cách tìm kiếm và thay thế bằng ký tự đại diện bằng Excel Replace

Với hàm Replace, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm ký tự đại diện một cách nhanh chóng. Cụ thể, nếu người dùng muốn tìm kiếm dấu hoa thị (*) hoặc dấu chấm hỏi (?) trong bảng tính Excel thì chỉ cần thêm ký tự “~” trước chúng.

Ví dụ: Để tìm và thay thế các ô chứa dữ liệu và có dấu chấm hỏi, hãy gõ ~? vào ô Find what. Để thay thế các dấu ? đó bằng ký tự số 1, người dùng hãy nhập số 1 vào ô Replace with.

Lời kết

Hi vọng những thông tin chia sẻ trên sẽ giúp người dùng biết cách sử dụng Excel Replace một cách hiệu quả nhất để phục vụ công việc của mình. Từ đó đảm bảo hiệu suất làm việc tốt nhất, tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa những sai sót!

Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu sử dụng bộ ứng dụng văn phòng Office 365 hoặc Microsoft 365 for Business để phục vụ công việc cho tổ chức của mình, hãy liên hệ với FPT Smart Cloud để được các chuyên gia đồng hành, đưa ra giải pháp và tư vấn chuyên sâu nhất.

• Fanpage: Microsoft For Business – FPT Smart Cloud
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399