Excel Query là công cụ không thể thiếu đối với những người làm việc liên quan đến phân tích dữ liệu. Query hỗ trợ tối đa người dùng nhập, xử lý và lưu trữ lượng dữ liệu lớn trong thời gian ngắn. Sử dụng hàm Query Excel không chỉ tiết kiệm thời gian, công sức mà còn giúp nâng cao hiệu suất, chất lượng của công việc.
Microsoft Power Query là một công cụ hữu ích để xử lý và lưu trữ dữ liệu trong Excel một cách dễ dàng và hiệu quả. Đặc biệt, Excel Query thực sự hữu ích đối với người cần làm việc nhiều cùng dữ liệu trong thời đại công nghệ hiện nay. Những thông tin trong bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn người dùng sử dụng Power Query để xử lý công việc hiệu quả hơn.
Mục lục
Power Query là một tính năng của Microsoft Excel được thiết kế giúp người dùng kết nối, trích xuất và biến đổi dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau một cách dễ dàng và linh hoạt. Người sử dụng có thể xử lý dữ liệu từ bảng tính Excel, cơ sở dữ liệu SQL, tệp văn bản, nguồn dữ liệu web, và nhiều nguồn khác.
Để bắt đầu sử dụng Excel Query cơ bản, người dùng có thể tham khảo một số thao tác với công cụ này thông qua ví dụ sau.
Có hai trang tính đã tạo sẵn lần lượt được đặt tên là “Cars.xlsx” và “Truks.xlsx”. Mỗi trang tính chứa một bảng dữ liệu mô tả các loại xe khác nhau, được phân loại bởi các cột như sau: “Make” (hãng sản xuất), “Model” (mẫu xe), “Color” (màu sắc) và “Year” (năm sản xuất).
Tiếp theo đó, người dùng tạo thêm một file trống mới và đặt tên là “Xe.xlsx”. Mục tiêu cần đạt được là tạo ra một bảng mới trong tệp này chứa thông tin về cả xe hơi (từ file Cars.xlsx) và xe tải (từ file Trucks.xlsx) đã tạo trước đó.
Để bắt đầu đưa dữ liệu vào Power Query Editor, người dùng hãy thực hiện 4 bước như sau:
Bước 1: Mở file Xe.xlsx.
Bước 2: Chuyển đến tab Data, chọn Get Data để chọn nguồn dữ liệu tải lên.
Bước 3: Chọn vào From file, sau đó chọn tiếp From Workbook. Chọn và mở tệp Cars.xlsx. Lúc này, menu Power Query Navigator sẽ xuất hiện. Cả tệp Cars.xlsx và trang tính Cars sẽ được hiển thị trong Power Query Navigator.
Bước 4: Nhấp tiếp vào trang tính Cars để mở bản xem trước. Chọn Transform Data để mở dữ liệu ở trình chỉnh sửa.
Dữ liệu trong Power Query giống như bảng Excel với hàng và cột, có tiêu đề hàng đầu. Power Query cho phép làm việc với nhiều bảng cùng lúc. Tuy nhiên, nếu muốn kết hợp thông tin, thì tất cả bảng dữ liệu đều cần được tải lên Power Query.
Tiếp tục với ví dụ ban đầu, để tải thêm bảng dữ liệu thứ 2 (từ file Trucks.xlsx), người dùng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Ở phía bên phải góc trên cùng, hãy chọn New source.
Bước 2: Chọn File, sau đó nhấp vào Excel để mở các file Excel trong Desktop. Chọn vào tệp Trucks.xlsx.
Bước 3: Một bộ điều hướng sẽ được bật lên, hãy chọn vào trang tính rồi nhấp OK. Lúc này, người dùng sẽ thấy cả hai bảng tính Cars và Trucks nằm trong thanh công cụ.
Thực hiện theo các bước sau để kết hợp các bảng dữ liệu:
Bước 1: Để kết hợp các bảng dữ liệu, người dùng nhấp vào bảng Cars trong thanh công cụ. Sau đó, chọn tiếp Append Queries trong phần Combine.
Bước 2: Lưu ý rằng, lúc này người dùng đang ở bảng Cars và muốn gắn bảng Trucks vào cùng. Chọn bảng Trucks trong Table to append, xác nhận lại bằng OK.
Sau khi đã kết hợp các bảng dữ liệu, người dùng có thể lấy dữ liệu đã lưu trữ trong Power Query và tải vào trang tính chung (file Xe.xlsx). Ở phía trên cùng bên trái, hãy chọn Close & Load để đưa bảng mới tạo vào trang.
Trên đây là toàn bộ thông tin về Excel Query cũng như hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm Query Excel cơ bản. Để quá trình xử lý dữ liệu thêm phần hiệu quả và ít gặp lỗi, quý doanh nghiệp nên sử dụng Excel phiên bản cập nhật mới nhất.
Chính vì vậy, nếu muốn sử dụng Excel hoặc các ứng dụng làm việc hiện đại khác, doanh nghiệp có thể tham khảo gói Microsoft 365 Business. Đây là gói dịch vụ bao gồm bộ ứng dụng Office 365 được kết hợp thêm nhiều tiện ích khác. So với bản miễn phí, Office bản quyền sẽ luôn được cập nhật các tính năng mới. Bên cạnh đó, doanh nghiệp sử dụng Office theo gói cũng sẽ tiết kiệm hơn và có thể gia hạn theo thời gian mong muốn.
Để nhận thêm thông tin về dịch vụ này, hãy liên hệ trực tiếp với FPT Smart Cloud qua các phương thức sau:
