Hàm INDEX trong Microsoft Excel đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc trích xuất dữ liệu một cách linh hoạt và hiệu quả từ các bảng và mảng. Thay vì chỉ dựa vào các công thức cố định, INDEX cho phép chúng ta lấy giá trị dựa trên các chỉ số hàng và cột, giúp tạo ra các báo cáo, phân tích và tổng hợp dữ liệu một cách chính xác. Khả năng này đặc biệt hữu ích khi xử lý dữ liệu lớn và thay đổi cấu trúc bảng thường xuyên.
Hiểu rõ cách sử dụng hàm INDEX trong Excel là một kỹ năng quan trọng để người dùng tối ưu hóa công việc. Sử dụng Excel INDEX hiệu quả hỗ trợ rất lớn trích xuất thông tin chính xác từ các bảng phức tạp, giúp tạo ra báo cáo và phân tích dữ liệu một cách dễ dàng. Từ đó giúp người dùng tăng khả năng xử lý dữ liệu hiệu quả, tiết kiệm thời gian và công sức.
Mục lục
Trong Microsoft Excel, “hàm INDEX” là một hàm được sử dụng để truy cập một giá trị cụ thể trong một phạm vi dữ liệu hoặc một mảng dựa trên các chỉ số. Hàm này thường được sử dụng khi bạn muốn trích xuất dữ liệu từ một bảng hoặc một mảng dựa trên các chỉ số hàng và cột.
Để có thể sử dụng lệnh INDEX trong Excel một cách hiệu quả nhất, hãy theo dõi ngay nội dung dưới đây của FPT Smart Cloud.
Cú pháp hàm INDEX: =INDEX(array, row_num, column_num)
Lưu ý khi sử dụng Excel INDEX:
Thêm vào đó, hàm INDEX cũng giúp người dùng mở rộng phạm vi tham chiếu để bao gồm nhiều mảng khác nhau. Điều này có nghĩa rằng người dùng có thể tìm kiếm một phần tử trong một khu vực tham chiếu mà nó thuộc về nhiều mảng khác nhau.
Công thức cụ thể của hàm INDEX nâng cao như sau:
=INDEX(reference;row_num;column_num,area_num)
Lưu ý cần nắm khi sử dụng hàm INDEX nâng cao:
Giả sử FPT Smart Cloud có bảng dữ liệu sau:
Giả sử người dùng cần tìm giá trị của phần tử ở dòng thứ 4, cột thứ 1 trong mảng. Mảng ở đây bao gồm 10 dòng và 4 cột (có địa chỉ tương ứng là B4:E13).
Công thức hàm cụ thể: =INDEX(B4:E13,4,1)
Trong đó, theo thứ tự các đối số trong công thức từ trái sang sẽ bao gồm:
Sau khi nhập xong và nhấn Enter, người dùng sẽ nhận được kết quả trả về như hình dưới:
Khi kết hợp hàm INDEX với các hàm khác trong Excel, người dùng có thể thực hiện các tác vụ phức tạp hơn trên dữ liệu. Hàm INDEX giúp truy xuất dữ liệu từ mảng dễ dàng, nếu được kết hợp với các hàm khác như MATCH, SUM, AVERAGE, MIN/MAX, người dùng có thể thực hiện tính toán, phân tích dữ liệu và tạo các báo cáo phức tạp. Từ đó hỗ trợ công việc tốt hơn, tăng hiệu suất và linh hoạt trong việc làm việc với dữ liệu trong Excel…
Tham khảo ví dụ dưới đây để biết cách kết hợp hàm INDEX và hàm MATCH trong Excel.
Dựa vào thông tin bảng dưới đây, hãy tìm doanh số của cửa hàng:
Để có thể giải quyết yêu cầu trên, cú pháp hàm INDEX kết hợp hàm MATCH như sau:
=INDEX($B$2:$C$7,MATCH(C9,$B$2:$B$7,0),2)
Trong đó:
Sau khi áp dụng công thức, người dùng sẽ nhận được kết quả như sau:
Nếu sử dụng hàm INDEX kết hợp với hàm SUM trong Excel, người dùng có thể tính tổng các giá trị dựa trên các chỉ số hàng và cột cụ thể.
Ví dụ vẫn là bài toán cũ ở trên nhưng đổi sang yêu cầu khác thì cách tính sẽ khác:
Yêu cầu 1: Tính doanh số cột C, công thức áp dụng cụ thể như sau:
=SUM(C2:C7)
=SUM(INDEX(A2:C7,,3))
Yêu cầu 2: Tính doanh số 3 cửa hàng trên cùng, công thức hàm cụ thể như sau:
=SUM(C2:C4)
=SUM(C2:INDEX(A2:C7,3,3))
=SUM(INDEX(A2:C7,1,3):INDEX(A2:C7,3,3))
Vẫn là bài toán cũ, để có thể tìm được cửa hàng có doanh số thấp nhất/cao nhất, người dùng hãy áp dụng công thức cụ thể như sau:
Tìm cửa hàng có doanh số thấp nhất:
=INDEX(B2:B7,MATCH(MIN(C2:C7),C2:C7,0))
Tìm cửa hàng có doanh số cao nhất:
=INDEX(B2:B7,MATCH(MAX(C2:C7),C2:C7,0))
Ví dụ, để có thể tính trung bình cộng doanh số của 4 cửa hàng từ số 2 đến số 5, công thức áp dụng như sau:
=AVERAGE(INDEX(C2:C7,2):INDEX(C2:C7,5))
Để có thể tính trung bình cộng doanh số của 3 cửa hàng đầu, công thức áp dụng như sau:
=AVERAGE(C2:INDEX(C2:C7,3))
Trong quá trình sử dụng hàm INDEX để làm việc với dữ liệu, sẽ có những trường hợp gặp phải 2 lỗi dưới đây. Theo dõi nội dung sau để được FPT Smart Cloud giải đáp nguyên nhân cũng như hướng dẫn cách khắc phục trong từng trường hợp cụ thể:
Nguyên nhân dẫn đến lỗi này là người dùng đã sử dụng công thức mảng mà quên không nhấn Ctrl + Shift + Enter.
Như đã chia sẻ ở trên, người dùng có thể đặt row_num hoặc column_num là 0 (hoặc để trống) để hàm INDEX trả về tất cả giá trị của cột hoặc hàng tương ứng. Tuy nhiên, cách này chỉ có thể áp dụng đối với phiên bản mới nhất của Microsoft 365; Đối với các phiên bản Microsoft trước, Excel sẽ thông báo lỗi nếu người dùng không tuân theo cách sử dụng đúng của công thức mảng.
Cách khắc phục vô cùng đơn giản như sau: Nếu sử dụng các phiên bản Excel trước của Microsoft, người dùng cần sử dụng công thức mảng bằng cách chọn vùng dữ liệu đầu ra, nhập công thức vào ô ở phía trên cùng và bên trái của phạm vi đầu ra, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter. Điều này có tác dụng kích hoạt tính năng công thức mảng và khắc phục vấn đề đang gặp phải.
Chẳng hạn người dùng đang muốn hàm INDEX trả về mảng giá trị cho toàn bộ cột 1 trong mảng B4:E13 thì hãy thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn phạm vi đầu ra, ở đây chọn 10 hàng trong cột G, có địa chỉ là G4:G13.
Bước 2: Nhập công thức ở ô trên cùng bên trái của phạm vi đầu ra (Ở đây là ô G4).
Tại ô G4, công thức mà người dùng cần nhập: =INDEX(B4:E13,0,1)
Bước 3: Cuối cùng, hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter để xác nhận. Excel sẽ chèn dấu ngoặc nhọn ở đầu và cuối công thức và trả về kết quả hoàn thành như sau:
Lý do là các số chỉ số row_num và column_num không chỉ định đến bất kỳ ô nào trong mảng đã được xác định. Ví dụ, nếu người dùng khai báo mảng chỉ có 4 cột nhưng lại nhập số chỉ số column_num là 6, lỗi #REF có thể xảy ra.
Cách khắc phục khá đơn giản, người dùng chỉ cần kiểm tra lại công thức xem đã đúng chưa, nếu có sai sót thì hãy chỉnh lại cho phù hợp, nhất là các đối số column_num, row_num.
Trên đây là những hướng dẫn mà FPT Smart Cloud muốn chia sẻ với người dùng, từ đó giúp mọi người hiểu chi tiết hơn về hàm Excel INDEX cũng như cách sử dụng hàm này kết hợp với các hàm khác. Hi vọng qua nội dung trên, người dùng sẽ biết cách áp dụng hàm Excel này để hỗ trợ công việc của mình, tối ưu hiệu quả.
Nếu doanh nghiệp đang muốn khám phá và trải nghiệm các ứng dụng tuyệt vời của Office 365 hoặc Microsoft 365 for Business thì hãy liên hệ ngay với FPT Smart Cloud. Các chuyên gia của chúng tôi sẽ chia sẻ thông tin và tư vấn chi tiết nhất, giúp doanh nghiệp có thể ứng dụng hiệu quả tiềm năng của các ứng dụng này cho tổ chức của mình.
