Có bao nhiêu quyền cài đặt email người dùng Microsoft 365 của admin?
7 December, 2023

Có bao nhiêu quyền cài đặt email người dùng Microsoft 365 của admin?

Quản trị viên Microsoft 365 có khả năng điều chỉnh nhiều tính năng quan trọng của email người dùng. Hãy cùng tìm hiểu về những quyền quản lý email người dùng Microsoft 365 của quản trị viên để tối ưu hóa hiệu quả vận hành email trong doanh nghiệp.

Quản lý các quyền cài đặt email người dùng Microsoft 365 là một khâu đặc biệt quan trọng của quản trị viên. Hiểu rõ từng quyền hạn sẽ giúp admin phát huy tốt nhất vai trò kiểm soát email người dùng. Đó là cơ sở để đảm bảo tính an toàn và hiệu quả của hệ thống email trong doanh nghiệp. 

Vai trò của quản trị viên Microsoft 365 trong ứng dụng email 

Quản trị viên Microsoft 365 chính là những người chịu trách nhiệm đảm bảo hệ thống email hoạt động một cách hiệu quả và an toàn trong doanh nghiệp. Admin Microsoft 365 có thể tùy chỉnh từng tác vụ cụ thể cho người dùng hoặc nhóm người dùng.

Trung tâm quản trị Microsoft 365 là nơi quản trị viên có thể thực hiện các tác vụ quan trọng như quản lý tài khoản người dùng, thiết lập chính sách bảo mật, và cấp quyền sử dụng cho từng thành viên.

Mặc định, mỗi tài khoản mua Microsoft 365 cho doanh nghiệp đều có một quản trị viên. Quản trị viên này có thể chỉ định các quản trị viên phụ nhằm hỗ trợ quản lý hệ thống. Vai trò của quản trị viên phụ là đảm bảo tính an toàn, bảo mật và hiệu suất của hệ thống email, đồng thời đảm bảo rằng người dùng có quyền truy cập vào các tính năng cần thiết để thực hiện công việc. 

 

Trung tâm quản trị là nơi admin có thể thực hiện các tác vụ quan trọng, email người dùng microsoft 365
Trung tâm quản trị là nơi admin có thể thực hiện các tác vụ quan trọng

Xem thêm: Bảo mật tài khoản quản trị viên trong Microsoft 365 Business Premium

Các quyền cài đặt email người dùng Microsoft 365 của admin

Quản trị viên có khả năng quản lý và điều chỉnh nhiều khía cạnh liên quan đến email người dùng Microsoft 365. Các cách cài đặt email người dùng Microsoft 365 của admin cho phép tùy chỉnh trải nghiệm email của người dùng và tối ưu hóa quyền truy cập. 

Dưới đây là các quyền quản lý quan trọng mà admin có thể thiết lập. 

Quyền chuyển tiếp email

Chuyển tiếp email cho phép quản trị viên thêm địa chỉ email chuyển tiếp cho người dùng. Cài đặt này cho phép chuyển tiếp các email được gửi đến người dùng này đến hộp thư của người dùng khác bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp. 

Lưu ý rằng chỉ có email gửi đến sau khi cài đặt quyền chuyển tiếp mới được chuyển tiếp và email thiết lập quyền chuyển tiếp phải là người dùng Microsoft 365 hoặc Exchange. Dưới đây là các tình huống sử dụng quyền chuyển tiếp email:

  • Chuyển tiếp email đến nhiều địa chỉ email: Nếu người dùng có nhiều địa chỉ email và muốn nhận email ở tất cả các địa chỉ của họ thì quản trị viên có thể cài đặt để chuyển tiếp email từ tất cả các địa chỉ đó đến hộp thư của họ.
  • Kiểm soát email được gửi đến một số người dùng cụ thể: Quản trị viên có thể cài đặt để kiểm tra email được gửi đến hộp thư của một số người dùng cụ thể và chuyển tiếp email đó đến email của các quản trị viên khác.
  • Kiểm soát nội dung không mong muốn: Quyền chuyển tiếp email người dùng Microsoft 365 cũng có thể được sử dụng để kiểm soát hoặc hạn chế các nội dung không mong muốn đến hộp thư người dùng như email rác hoặc email từ bên ngoài tổ chức.

 

Quyền chuyển tiếp email của quản trị viên
Quyền chuyển tiếp email của quản trị viên

Quyền chọn các ứng dụng email

Quản trị viên cũng có quyền lựa chọn các ứng dụng mà người dùng có thể sử dụng để truy cập email Microsoft 365. Điều này giúp admin kiểm soát và đảm bảo an toàn trong việc sử dụng ứng dụng email.

Quyền tạo hộp thư dùng chung

Quản trị viên Microsoft có thể chuyển hộp thư của một người dùng thành hộp thư dùng chung trong các trường hợp sau:

  • Khi người dùng rời khỏi doanh nghiệp: Nếu có nhân sự nghỉ việc và quản trị viên muốn giữ lại dữ liệu hộp thư của người dùng đó trong một thời gian thì có thể chuyển email người dùng Microsoft 365  thành hộp thư dùng chung.
  • Tạo hộp thư dùng chung cho một nhóm: Trong doanh nghiệp có nhiều phòng ban khác nhau, nếu admin muốn tạo một hộp thư dùng chung cho từng phòng ban, chẳng hạn như [email protected] thì toàn bộ các thành viên thuộc phòng marketing sẽ có quyền truy cập vào hộp thư dùng chung này.

Đối với tính năng này, chỉ quản trị viên Microsoft mới có thể tạo hộp thư dùng chung và thêm các người dùng liên quan vào hộp thư đó. 

 

Tạo hộp thư dùng chung trong doanh nghiệp
Tạo hộp thư dùng chung trong doanh nghiệp

Quyền quản lý hộp thư người dùng Microsoft 365

Trong Microsoft 365, quản trị viên có khả năng quản lý hộp thư của người dùng. Quyền hạn này chỉ áp dụng cho người dùng đã đăng ký Microsoft 365 hoặc Exchange thuộc doanh nghiệp. 

Sau khi quản trị viên cấu hình xong, sẽ cần khoảng 60 phút để các thay đổi trong hệ thống có hiệu lực. Các quyền quản lý email người dùng Microsoft 365 bao gồm:

  • Cài đặt cho phép đọc email từ hộp thư của người khác: Quản trị viên có thể cho phép một người dùng nào đó truy cập và đọc email từ hộp thư của người dùng khác. Quyền hạn này rất hữu ích nếu quản lý một doanh nghiệp muốn trợ lý đọc và trả lời email cho khách hàng, đối tác từ hộp thư của mình.
  • Cho phép gửi email từ hộp thư của người dùng khác: Quyền cài đặt này rất hữu ích khi người dùng trong nhóm muốn gửi email từ hộp thư của thành viên khác trong nhóm.
  • Thiết lập quyền gửi email thay mặt cho người dùng khác: Quản trị viên có thể cấu hình để một người dùng có quyền gửi email thay mặt cho người dùng khác. 

Lời kết

Quyền tùy chỉnh hệ thống email người dùng Microsoft 365 của quản trị viên sẽ giúp đảm bảo tính bảo mật và hiệu suất cho doanh nghiệp. Đặc biệt, khi doanh nghiệp sử dụng gói Microsoft 365 Business thì nhân sự trong công ty còn được sử dụng một hệ sinh thái các ứng dụng vô cùng tiện ích, giúp tăng hiệu quả kinh doanh mà vẫn tối ưu hóa chi phí vận hành.

Hãy liên hệ ngay với FPT Smart Cloud để được chúng tôi tư vấn chi tiết hơn về các dịch vụ công nghệ chất lượng và tiện ích.

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Hội thảo Copilot for Microsoft 365
DMCA compliant image