Với khả năng gửi, nhận và quản lý email một cách chuyên nghiệp, email hosting không chỉ giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng với khách hàng mà còn nâng cao tính hiệu quả và bảo mật trong hoạt động truyền thông.
Email hosting là một công cụ mạnh mẽ để kết nối, quản lý thông tin và tạo dấu ấn của doanh nghiệp với khách hàng, đối tác trong thời đại công nghệ số. Để tận dụng tối đa lợi ích của dịch vụ này, doanh nghiệp cần hiểu rõ những lợi ích, nguyên tắc cũng như các lưu ý khi sử dụng email hosting.
Mục lục
Email hosting là một giải pháp dành riêng cho việc quản lý và gửi nhận email của doanh nghiệp. Dịch vụ này hoạt động dựa trên máy chủ đặc biệt, được đặt theo tên miền riêng mà doanh nghiệp có thể tùy chỉnh theo nhu cầu.
So với các dịch vụ email thông thường thì email hosting cho phép tổ chức, doanh nghiệp có quyền kiểm soát hoàn toàn số lượng tài khoản email muốn tạo. Như vậy, thay vì sử dụng các dịch vụ email miễn phí như Gmail, Yahoo Mail, người dùng có thể sở hữu một tên miền riêng và tạo các tài khoản email dựa trên tên miền đó.
Sử dụng email hosting mang lại nhiều lợi ích cụ thể cho tổ chức, doanh nghiệp, giúp tạo dựng hình ảnh thương hiệu và nâng cao sự nhận diện của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, cụ thể bao gồm các lợi ích tiêu biểu như sau:
Sử dụng email hosting đảm bảo tính bảo mật tối đa cho dữ liệu
Để chọn tên email hosting, doanh nghiệp cần căn cứ vào một số nguyên tắc quan trọng dưới đây.
Khi đáp ứng tiêu chí này thì email hosting sẽ tạo tính chuyên nghiệp và có giá trị định vị thương hiệu riêng biệt cho doanh nghiệp. Để phát huy tối đa lợi ích đó, doanh nghiệp nên chọn tên miền ngắn gọn, dễ nhớ, thuận tiện đối với cả nhân sự nội bộ lẫn người nhận email.
Nguyên tắc này giúp quản lý email dễ dàng, đặc biệt trong môi trường doanh nghiệp có nhiều phòng ban hoặc nhóm làm việc khác nhau.
Khi đặt tên email theo phòng ban hay nhóm, tên email cần được thống nhất và dễ dàng liên kết với các phòng ban hoặc nhóm cụ thể. Điều này giúp tránh hiểu nhầm khi truyền thông trong nội bộ doanh nghiệp.
Cấu trúc thống nhất sẽ tạo tính nhất quán giữa email, website, mạng xã hội và các kênh truyền thông khác của một doanh nghiệp. Đây cũng là nguyên tắc khẳng định tính chuyên nghiệp trong quảng bá thương hiệu.
Nguyên tắc này sẽ đảm bảo tính duy nhất của tên miền và tránh nhầm lẫn với các doanh nghiệp khác.
Trước khi đăng ký, doanh nghiệp cần kiểm tra xem tên miền đã được đơn vị khác sử dụng hay chưa. Việc làm này giúp tránh việc lựa chọn tên miền đã đăng ký hoặc liên quan đến các thông tin không uy tín của các doanh nghiệp khác.
Chọn nhà cung cấp email hosting uy tín sẽ giúp email của doanh nghiệp có các lớp bảo mật an toàn nhất. Đó là cách giúp bảo vệ email của doanh nghiệp tránh khỏi các rủi ro tấn công mạng.
Xem thêm: Hướng dẫn 8 cách quản lý email doanh nghiệp hiệu quả nhất
Khi sử dụng dịch vụ email hosting, có một số lưu ý quan trọng mà người dùng cần biết để sử dụng dịch vụ này một cách hiệu quả và an toàn, cụ thể bao gồm:
Việc đăng ký email hosting ở một nhà cung cấp uy tín là điều rất quan trọng để đảm bảo tính ổn định, bảo mật tốt nhất cho dữ liệu của doanh nghiệp. Đó cũng là cách giúp người dùng nhận được những hỗ trợ chất lượng, chuyên nghiệp nhất.
Trong số rất nhiều nhà cung cấp hiện nay thì Microsoft là một nhà cung cấp dịch vụ email hosting chất lượng cao tích hợp với rất nhiều ứng dụng tiện ích khác, các doanh nghiệp nên xem xét để có sự đầu tư phù hợp nhất.
Trước khi chọn một nhà cung cấp email hosting, doanh nghiệp nên xem xét nhu cầu cụ thể, quy mô doanh nghiệp, ngân sách và các tính năng mà đội ngũ nhân viên đang cần.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tham khảo đánh giá của người dùng và thử nghiệm dịch vụ miễn phí (nếu có) trước khi đăng ký dịch vụ trả phí.
FPT Smart Cloud tự hào là đơn vị cung cấp giải pháp email hosting chất lượng cao, đảm bảo tính hiệu quả và bảo mật nhất cho khách hàng. Đặc biệt, chúng tôi còn cung cấp gói Microsoft 365 Business bao gồm trọn bộ công cụ Office 365 và các tiện ích khác như SharePoint, Onedrive… rất hoàn hảo để doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp mà vẫn tiết kiệm chi phí.
Liên hệ với FPT Smart Cloud ngay để được tư vấn chi tiết về các dịch vụ chất lượng nhất.
