Email doanh nghiệp là một công cụ trao đổi thư điện tử quan trọng trong môi trường kinh doanh hiện đại. Với tính tiện lợi và khả năng truyền thông nhanh chóng, email giúp việc giao tiếp trở nên hiệu quả, giữa các thành viên trong tổ chức và với đối tác, khách hàng... Ngoài ra, email doanh nghiệp còn cung cấp nhiều tính năng hấp dẫn khác như chia sẻ thông tin, tài liệu, lên kế hoạch dự án...
Trong thời đại công nghệ hiện đại, việc sử dụng Internet để trao đổi thông tin đã trở nên phổ biến. Và trong đó, email doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng tiềm năng của một doanh nghiệp. Vậy cụ thể, email doanh nghiệp là gì? Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng công cụ này trong việc trao đổi thư điện tử? Cùng FPT Smart Cloud đi tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây.
Mục lục
Email doanh nghiệp là một dịch vụ cung cấp email với tên miền riêng biệt, phản ánh danh tính của doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp. Cụ thể, thay vì sử dụng địa chỉ email thông thường có tên miền là @gmail.com thì email doanh nghiệp sẽ có tên miền tùy chỉnh, thường là tên công ty hoặc tổ chức.
Không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp, việc sở hữu email doanh nghiệp còn được xem như một tài sản của công ty, thể hiện quyền sở hữu và kiểm soát của công ty đối với thông tin. Ngoài ra, trong quá trình trao đổi, liên lạc với đối tác và khách hàng, những công ty sử dụng email doanh nghiệp sẽ tạo được độ tin cậy cao hơn.
Sau đây là những lý do doanh nghiệp nên sử dụng email doanh nghiệp để thay thế email thường/email cá nhân:
Sử dụng email doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho tổ chức, lý do đầu tiên là tạo sự chuyên nghiệp. Thông qua email này, công ty xây dựng được sự tin cậy và uy tín trong mắt đối tác, khách hàng… Email doanh nghiệp thể hiện dấu ấn thương hiệu rõ ràng, giúp nhận diện nhanh chóng.
Ngoài ra, email doanh nghiệp còn tăng cường khả năng tương tác với đối tác thông qua nội dung mail được đọc và xem xét một cách cẩn thận hơn so với email cá nhân.
Nguyên nhân là để có thể đăng ký email doanh nghiệp, công ty phải vượt qua quá trình xét duyệt từ các tập đoàn hàng đầu như Google, Microsoft… Điều này đồng nghĩa với việc khi tổ chức sở hữu được email doanh nghiệp riêng thì đã có mức độ uy tín và bảo mật cao, đáng tin cậy.
Sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp đem lại sự hiệu quả trong quản lý cho mọi tổ chức. Email doanh nghiệp cung cấp một loạt tính năng quản lý mạnh mẽ, bao gồm khả năng theo dõi và sắp xếp thư, quản lý lịch làm việc, chia sẻ tài liệu một cách an toàn…
Nhờ vào các tính năng này, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa tổ chức công việc, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất trong việc quản lý thông tin. Đồng thời, email doanh nghiệp cũng tạo điều kiện thuận lợi cho tương tác nội bộ và giao tiếp với đối tác một cách mượt mà. Từ đó giúp doanh nghiệp phát triển và cải thiện quá trình quản lý tổ chức.
Một ưu điểm nổi bật của hệ thống email doanh nghiệp là khả năng chặn hiệu quả các thư rác, đảm bảo rằng hộp thư của tổ chức chỉ chứa các thư quan trọng từ khách hàng, đối tác… Đồng thời, các đơn vị cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp còn trang bị một lớp bảo vệ mạnh mẽ có tác dụng chống lại nguy cơ nhiễm virus từ các thư độc hại.
Khi gửi thông tin cho đối tác bằng email doanh nghiệp, công ty có thể yên tâm rằng thư của tổ chức mình sẽ không bị xếp vào mục thư rác, xã hội hoặc quảng cáo của đối tác. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối tác dễ dàng truy cập và đọc nội dung thư, từ đó nâng cao sự hợp tác và tương tác tích cực giữa hai bên.
Trên thị trường hiện nay có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp với các gói, chi phí khác nhau… Tùy thuộc vào quy mô tổ chức và nhu cầu của mình mà doanh nghiệp có thể lựa chọn gói dịch vụ với các tính năng phù hợp.
Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, tiếp thị qua email còn cho phép doanh nghiệp nhanh chóng tiếp cận cả khách hàng hiện tại và tiềm năng với các sản phẩm và dịch vụ của mình. Theo nghiên cứu, email marketing trung bình có tỷ lệ trả lại đầu tư (ROI) là 122%, cao hơn gấp bốn lần so với bất kỳ kênh tiếp thị kỹ thuật số nào khác.
Theo McKinsey & Company, email doanh nghiệp vượt trội hơn gấp 40 lần trong việc thu hút khách hàng, có tỷ lệ thúc đẩy mua sắm cao gấp ba lần và giá trị đơn hàng trung bình tăng 17% so với tiếp thị trên mạng xã hội.
Lý do cuối cùng khiến tổ chức nên sử dụng email doanh nghiệp đó là mang lại tính linh hoạt và tiện ích cao cho nhân viên công ty. Bằng cách kết nối với Internet, đội ngũ nhân viên của tổ chức có khả năng cập nhật và quản lý email mọi lúc, mọi nơi.
Điểm mạnh đặc biệt của hệ thống email doanh nghiệp là khả năng truy cập nội dung thư trên mọi thiết bị có kết nối internet, bao gồm laptop, điện thoại di động, máy tính bảng, và nhiều thiết bị khác. Điều này giúp mọi thành viên trong tổ chức tối ưu hóa thời gian, đảm bảo thông tin được cập nhật nhanh chóng và chính xác.
Sau khi đã được giải đáp thắc mắc email doanh nghiệp là gì cũng như ưu điểm của dịch vụ này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu 5 loại email doanh nghiệp tốt nhất, được ưa chuộng hàng đầu hiện nay.
Exchange Online là một giải pháp lưu trữ email độc quyền của Microsoft, hoặc có thể nói đây là một phần mềm quản lý email dựa trên hệ thống máy chủ đám mây. Nó bao gồm ứng dụng email Outlook và hệ thống máy chủ lưu trữ Microsoft Exchange Server. Exchange Online hỗ trợ toàn bộ quá trình quản lý email doanh nghiệp, từ gửi và nhận thư, sao lưu bản nháp, lên lịch làm việc, đến việc tạo liên hệ và nhiều tính năng khác…
Xem thêm: So Sánh Microsoft Exchange Server Và Exchange Online
Microsoft hiện cung cấp Exchange Online cho các doanh nghiệp với nhiều gói dịch vụ khác nhau, bao gồm các gói Kiosk, Plan 1, Plan 2 và Add-on Protection. Giải pháp email doanh nghiệp này cũng được tích hợp trong các gói Microsoft 365 của doanh nghiệp như Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, và Microsoft 365 Business Premium. Từ đó giúp tổ chức có thể quản lý email và giao tiếp, trao đổi thông tin một cách linh hoạt và hiệu quả.
Để được tư vấn chi tiết về chi phí và quy mô của dịch vụ email doanh nghiệp Microsoft sao cho phù hợp với tổ chức, hãy liên hệ với FPT Smart Cloud ngay hôm nay.
Bizfly Business Email hiện nay là đơn vị cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp hàng đầu cho các công ty và tập đoàn lớn tại thị trường Việt Nam. Ưu điểm mà Bizfly Business Email đem đến khi sử dụng email doanh nghiệp là gì? Nếu sử dụng dịch vụ email của đơn vị này, tổ chức không cần lo lắng về việc giới hạn số lượng tài khoản sử dụng, đảm bảo tiêu chuẩn cao về an toàn và bảo mật dữ liệu.
Hiện nay, Bizfly Business Email đang triển khai chương trình khuyến mãi đặc biệt, cho phép khách hàng trải nghiệm dịch vụ miễn phí trong vòng 14 ngày trước khi quyết định mua gói.
Gmail là dịch vụ email do Google phát triển dành cho cả cá nhân và doanh nghiệp, được ra mắt vào năm 2004. Khi mới ra mắt, Gmail còn gặp phải một số hạn chế. Nhưng bắt đầu từ năm 2007 trở đi, Google đã loại bỏ các hạn chế này và biến Gmail trở thành một ứng dụng phổ biến được người dùng ưa chuộng sử dụng.
Gmail cho phép người dùng thao tác gửi và nhận email một cách nhanh chóng, hỗ trợ nhiều thiết bị và trình duyệt khác nhau, giúp tối ưu hóa trải nghiệm người dùng. Hiện nay, Gmail cung cấp ba phiên bản dành cho doanh nghiệp trong các gói đăng ký khác nhau, bao gồm Business Starter, Business Standard và Business Plus.
Mdaemon là một trong những dịch vụ email doanh nghiệp hàng đầu trên thị trường, mang đến sự chuyên nghiệp cho tổ chức và doanh nghiệp. Với Mdaemon, doanh nghiệp sẽ trải nghiệm một hệ thống email đáng tin cậy và bảo mật với nhiều tính năng ấn tượng như quản lý email, lịch làm việc, danh bạ…
Có thể nói Mdaemon là một lựa chọn hoàn hảo dành cho các doanh nghiệp có nhu cầu tối ưu hóa hiệu suất trong việc quản lý và tiếp nhận email, quá trình giao tiếp trong hoạt động trao đổi thông tin của mình.
Zoho Mail là một nền tảng dịch vụ email doanh nghiệp đáng tin cậy và đa tính năng, tương tự như Gmail và Exchange Online, nhưng cho phép đăng ký tên miền riêng. Giải pháp này tích hợp hệ thống với các ứng dụng Zoho Docs và Zoho Storage, tạo nên một môi trường làm việc hoàn hảo.
Trên đây là tất cả thông tin mà chúng tôi muốn chia sẻ liên quan đến email doanh nghiệp. Hi vọng qua những nội dung trên, khách hàng đã hiểu chi tiết khái niệm email doanh nghiệp là gì cũng như lợi ích mà công cụ này mang lại trong việc gia tăng sự uy tín, chuyên nghiệp, độ tin cậy với đối tác, khách hàng…
Nếu doanh nghiệp muốn được tư vấn thêm về dịch vụ email doanh nghiệp Microsoft Exchange hoặc các giải pháp liên quan đến Microsoft 365 for Business, hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia của FPT Smart Cloud. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, chúng tôi sẽ đưa ra những phương án tối ưu, phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
