Hiện nay, email là một trong những phương thức giao tiếp chính và quan trọng nhất của các doanh nghiệp. Trong đó, email client chính là công cụ chuyên nghiệp giúp tổ chức quản lý email một cách hiệu quả và thuận tiện.
Email client đóng vai trò quan trọng trong quản lý thông tin và giao tiếp trong doanh nghiệp. Với tính năng tùy chỉnh, bảo mật mạnh mẽ, và khả năng tối ưu hóa quy trình làm việc, email client giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất và tăng tính chuyên nghiệp trong giao tiếp.
Mục lục
Mail Client, hay còn được gọi là trình duyệt mail, là một ứng dụng hoặc phần mềm máy tính được sử dụng để quản lý và truy cập vào hộp thư điện tử của người dùng để đọc, viết, gửi và nhận email.
Trình duyệt này thường được kết nối với nhiều tài khoản email khác nhau từ các dịch vụ phổ biến như Gmail, Yahoo, Outlook… thông qua những giao thức như SMTP, POP và IMAP…
Với Mail Client, người dùng có thể dễ dàng xem và quản lý tất cả các email của mình từ một giao diện duy nhất. Hệ thống được tích hợp nhiều tính năng tiện ích như tự động sắp xếp thư, tìm kiếm nhanh, lọc spam, đồng bộ hóa email trên nhiều thiết bị.
Email Client sử dụng các giao thức phổ biến đó là IMAP4 và POP3. Tuy nhiên vẫn còn một số giao thức khác, cụ thể như nội dung dưới đây:
Email client hiện nay được sử dụng vô cùng phổ biến vì có nhiều tính năng hữu ích. Nếu doanh nghiệp đang có ý định tích hợp phần mềm này trong quá trình làm việc của tổ chức thì hãy theo dõi nội dung để nắm rõ ưu điểm và nhược điểm trước khi sử dụng Mail Client.
Sở dĩ phần mềm email client ngày càng được sử dụng phổ biến là vì có nhiều ưu điểm vô cùng nổi trội, không thể bỏ qua như sau:
Trong quá trình sử dụng email client, người dùng không cần phải kết nối Internet liên tục mà vẫn có thể đọc và viết email khi đang offline. Vì tất cả các mail đều đã được lưu trữ trực tiếp trong máy tính của người dùng.
Ưu điểm này rất hữu ích, đem đến sự thuận tiện cho người dùng vì họ có thể làm việc trong các điều kiện không có mạng.
Trong quá trình cấu hình trên Mail Client, địa chỉ email của người dùng đã được khai báo và hệ thống đã lưu trữ lại. Vì vậy, người dùng chỉ cần mở ứng dụng lên, không cần thực hiện thao tác đăng nhập vẫn có thể đọc mail một cách nhanh chóng.
Một trong những bất tiện khi sử dụng các dịch vụ mail server thông thường đó là có một giới hạn lưu trữ nhất định. Nếu sử dụng email client thì người dùng không cần phải lo lắng về vấn đề này vì phần mềm không giới hạn lưu trữ email trên máy tính cá nhân.
Nguyên nhân là vì email client có thể giúp giảm thiểu được việc lưu trữ trên server, hạn chế tình trạng gián đoạn trong quá trình làm việc nếu hộp mail đầy.
Thông thường, nếu dữ liệu không có hệ thống sao lưu tốt thì sẽ rất dễ gặp sự cố mất dữ liệu. Với email client, tất cả các dữ liệu đã được tải về trên hệ thống và được cung cấp tính năng bảo mật mạnh mẽ. Điều đó có nghĩa là nếu nếu hệ thống mail không may gặp sự cố thì tất cả dữ liệu của bạn cũng không bị mất mát hay không bị người ngoài xâm nhập.
Xem thêm: Top 10 phương pháp hàng đầu để bảo mật dữ liệu doanh nghiệp
Các nhà sản xuất email client luôn không ngừng phát triển và nâng cấp liên tục nên phần mềm này không chỉ có nhiều tính năng mà các tính năng cũng tốt hơn so với webmail (giao diện email trực tuyến được cung cấp bởi các dịch vụ email như Gmail, Outlook, Yahoo Mail, và nhiều dịch vụ khác).
Email client cho phép người dùng có thể kết nối nhiều tài khoản từ các dịch vụ email khác nhau vào một giao diện duy nhất của ứng dụng. Từ đó giúp người dùng có thể quản lý tất cả email từ nhiều nguồn, giảm thiểu được các thao tác và thời gian check mail.
Tuy có nhiều ưu điểm như đã kể trên nhưng phần mềm này vẫn tồn tại một số nhược điểm nhất định như sau:
Nếu người dùng đang tìm kiếm best email client trên Windows thì đừng bỏ qua nội dung dưới đây của FPT Smart Cloud. Sau đây là 10 ứng dụng email client được đánh giá là hàng đầu trên thị trường hiện nay, bao gồm tính bảo mật, giá cả, mức độ đăng ký, tính dễ sử dụng…
Microsoft Outlook là một thương hiệu lớn và uy tín trong lĩnh vực email. Thương hiệu này đã xuất hiện trên thị trường vào những năm 1990 và cho đến nay vẫn đang không ngừng phát triển, nâng cấp để đảm bảo đem đến dịch vụ tốt nhất cho người dùng.
Outlook đem lại nhiều tính năng được đánh giá cao, có thể kể đến như tích hợp mạnh mẽ với lịch làm việc, khả năng tìm kiếm nhanh chóng, giao diện quản lý công việc được thiết kế thân thiện với người dùng…
Đặc biệt, Outlook đã cung cấp một loạt tính năng ấn tượng, trong đó có thuật toán sắp xếp dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI) và các tiện ích bổ sung phân tích dữ liệu MyAnalytics. Từ đó giúp người dùng có thể tùy chỉnh giao diện hộp thư đến và sử dụng các tùy chọn lọc thư một cách dễ dàng.
Hiện tại, Microsoft Outlook cung cấp cho người dùng cơ hội trải nghiệm dùng thử miễn phí trong một tháng trước khi quyết định mua gói. Sau thời gian dùng thử, doanh nghiệp có thể đăng ký dịch vụ với mức chi phí khá hợp lý, các gói dành cho doanh nghiệp có mức giá chỉ từ 59.000 VNĐ/người dùng/tháng.
Hãy liên hệ với FPT Smart Cloud để được giới thiệu thêm các thông tin nổi bật về phần mềm cũng như tư vấn lựa chọn các gói Microsoft 365 phù hợp với quy mô tổ chức của doanh nghiệp.
Mailbird là một ứng dụng email client uy tín, được tích hợp nhiều ứng dụng hữu ích khác như lịch, quản lý nhiệm vụ, nhắn tin, WhatsApp, Google Docs, Slack, Dropbox… Với Mailbird, người dùng có thể quản lý tất cả các email từ nhiều nền tảng ở một nơi, từ đó hỗ trợ việc tổ chức hiệu quả công việc hàng ngày của mình.
Cụ thể, ứng dụng này tương thích với hầu hết các nhà cung cấp tài khoản email và cho phép bạn quản lý tất cả email của mình từ một nơi duy nhất. Cũng tương tự như Microsoft Outlook, người dùng cũng được cung cấp phiên bản dùng thử miễn phí trước khi chính thức lựa chọn phiên bản trả phí.
eM Client là ứng dụng email client linh hoạt dành cho Windows đang được ưa chuộng sử dụng trên thị trường. Ưu điểm nổi bật nhất của eM Client là cung cấp các công cụ tùy chỉnh để người dùng có thể cá nhân hóa giao diện hộp thư đến của mình. Cụ thể, hệ thống cung cấp một số tính năng như thay đổi bố cục, màu sắc…
Nếu người dùng đang sử dụng các dịch vụ email của Microsoft như Hotmail hoặc Outlook thì Hiri chính là sự lựa chọn phù hợp nhất. Phần mềm email client này tập trung vào các tính năng quản lý email nhanh chóng và dễ dàng, từ đó người dùng có thể kiểm soát hộp thư đến hiệu quả hơn.
Ví dụ, bảng điều khiển thông minh sẽ tổng hợp và trình bày thông tin tài khoản một cách đơn giản. Nhờ vậy, người dùng có thể dễ dàng kiểm soát được số lượng email chưa đọc, email cần ưu tiên phản hồi…
Sau khi đã sử dụng thử nghiệm phiên bản miễn phí trong thời gian 7 ngày, người dùng có thể lựa chọn một trong 2 gói dịch vụ với mức giá như sau:
Inky, một công cụ bảo mật và chống lừa đảo hàng đầu, không chỉ là ứng dụng email Windows mà còn tích hợp nhiều ứng dụng khách khác như Outlook hoặc Mailbird.
Khi nhận được email mới, Inky sẽ tiến hành phân tích email đó để đảm bảo rằng nội dung không chứa các liên kết lừa đảo nguy hiểm. Phần mềm này được hỗ trợ bởi thuật toán học máy mạnh mẽ nên người dùng có thể yên tâm là hệ thống sẽ luôn cập nhật, nâng cấp để phát hiện các mối đe dọa mới.
Nếu một email được Inky đánh giá là đáng ngờ thì hệ thống sẽ gửi thông báo dưới dạng biểu ngữ trên đầu thư ngay lập tức. Từ đó giúp người dùng có thể cân nhắc trước khi quyết định có nhấn vào các liên kết hay không.
Phần mềm email client tiếp theo mà FPT Smart Cloud muốn giới thiệu với người dùng là Claws Mail. Đây là một ứng dụng email mã nguồn mở tiên tiến dành cho Linux và cũng có phiên bản dành cho Windows. Claws Mail là sự lựa chọn rất phù hợp với đối tượng người dùng muốn sử dụng ứng dụng email client để sắp xếp và quản lý hệ thống email của mình.
Một ưu điểm điểm nổi bật của Claws Mail đó là phần mềm này sử dụng mã nguồn mở và hoàn toàn miễn phí. Vì vậy, bất cứ ai cũng có thể truy cập và sử dụng nó mà không tốn phí. Để mở rộng thêm nhiều tính năng mới, người dùng có thể thực hiện thông qua các plugin có sẵn. Ví dụ người dùng có thể tự thêm plugin chống vi-rút, lịch làm việc hoặc tùy chỉnh giao diện từ nhiều thiết kế có sẵn.
Spike là sự kết hợp giữa tính năng mạnh mẽ của ứng dụng email truyền thống trên Windows với tính dễ dàng sử dụng của các ứng dụng xã hội như WhatsApp. Thay vì giữ nguyên bố cục email truyền thống, Spike biến email thành cuộc trò chuyện thú vị, tối ưu hóa quá trình làm việc và làm cho việc giao tiếp trở nên dễ dàng hơn.
Nền tảng này được thiết kế để loại bỏ những thông tin không cần thiết khỏi chuỗi email, ví dụ như tiêu đề lặp đi lặp lại, chữ ký và chi tiết không quan trọng khác… Từ đó giúp người dùng có thể tập trung vào những phần quan trọng nhất trong email client của mình.
Thunderbird là một ứng dụng email client Windows của Mozilla. Đây là một ứng dụng miễn phí cho người dùng với nhiều tính năng ấn tượng và khả năng tùy chỉnh hộp thư đến. Mặc dù là ứng dụng miễn phí nhưng Thunderbird vẫn đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư đối với dữ liệu trên hệ thống của người dùng.
Một điểm nổi bật của ứng dụng này đó là tính năng lưu trữ bản sao email trên máy tính của người dùng, giúp người dùng khôi phục dữ liệu bị xóa hoặc bị mất. Ngoài ra, người dùng cũng có thể tích hợp Thunderbird với các ứng dụng lịch khác, sử dụng trình đọc RSS và nhiều tiện ích mở rộng.
Việc tải và cài đặt Thunderbird trên thiết bị vô cùng đơn giản, giúp người dùng có một ứng dụng email đầy đủ chức năng. Tuy nhiên, trong quá trình thao tác, người dùng cũng có thể tùy chỉnh giao diện và công cụ của hộp thư đến để đáp ứng tốt nhu cầu cá nhân hơn.
Nếu đang sử dụng thiết bị màn hình cảm ứng Windows thì TouchMail chính là một sự lựa chọn tuyệt vời giúp người dùng có thể tối ưu việc quản lý email của mình. Bố cục của ứng dụng này dựa trên sự kết hợp các hình khối, đem đến sự gọn gàng, dễ thao tác, nhất là với những người sử dụng máy tính bảng Windows. Mặc dù là sự lựa chọn tuyệt vời với thiết bị màn hình cảm ứng Windows nhưng TouchMail cũng đảm bảo hoạt động mượt mà trên máy tính xách tay và máy tính để bàn thông thường.
Để thuận tiện hơn trong quá trình sử dụng, phần mềm cho phép người dùng có thể thực hiện thao tác thay đổi bảng màu, kích thước các yếu tố, cách bố trí email, thông báo email quan trọng…
Cụ thể, người dùng có thể sắp xếp tin nhắn trên hệ thống theo bộ lọc người gửi hoặc loại email. Đồng thời cũng có thể dễ dàng xóa hàng loạt email spam hay những email không mong muốn chỉ bằng một cú nhấp (hoặc chạm vào màn hình).
Postbox là một ứng dụng email client được người dùng đánh giá mạnh mẽ và hấp dẫn, hỗ trợ trên cả hệ điều hành Windows và macOS. Phần mềm này được tạo ra để tối ưu hóa quy trình làm việc hàng ngày của người dùng, đặc biệt phù hợp với những người bận rộn, ít thời gian kiểm tra mail mỗi ngày.
Postbox được ưa chuộng sử dụng phổ biến vì có nhiều tính năng nâng cao, trong đó phải kể đến tính năng tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba như Slack, MailChimp, Evernote, Dropbox… Từ đó giúp người dùng có thể kiểm tra email của nhiều ứng dụng khác nhau trên một giao diện duy nhất, hỗ trợ việc quản lý công việc hiệu quả hơn.
Ngoài ra, ứng dụng này có nhiều công cụ bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ thông tin dữ liệu của mình, bao gồm ngăn chặn theo dõi, mã hóa OpenPGP end-to-end và duyệt web an toàn của Google để hạn chế nguy cơ bị lừa đảo.
Tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích sử dụng của mình mà doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong những ứng dụng email client được giới thiệu ở trên. Từ đó giúp người dùng có thể tối ưu hóa việc quản lý email, không bỏ lỡ những email quan trọng…
Để được tư vấn thêm về Microsoft Outlook hoặc nếu muốn tìm hiểu thêm về các công cụ trong gói giải pháp của Microsoft 365 for Business, hãy liên hệ với FPT Smart Cloud. Với nhiều năm kinh nghiệm trên thị trường, các chuyên gia của chúng tôi sẽ hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn được gói dịch vụ phù hợp nhất, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc, thúc đẩy phát triển hoạt động kinh doanh.
