Quản lý tài liệu số trong doanh nghiệp ngày càng phức tạp và đòi hỏi giải pháp thông minh. Đồng bộ tệp với OneDrive không chỉ giúp người dùng lưu trữ dữ liệu an toàn mà còn cho phép truy cập và chỉnh sửa các tệp từ nhiều thiết bị khác nhau.
Nhiều người dùng vẫn chưa nắm bắt đầy đủ các bước cần thiết để đồng bộ tệp với OneDrive. Tuy nhiên, với hướng dẫn chi tiết dưới đây, việc đồng bộ tệp trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Các bước đều được minh họa cụ thể và dễ theo dõi, giúp người dùng có thể tự thực hiện một cách dễ dàng.
Mục lục
Đồng bộ hóa tệp nghĩa là đảm bảo rằng các tệp của người dùng trên cả máy tính và nền tảng đám mây đều được cập nhật và tương thích với nhau. Nói cách khác, không chỉ có thêm một bản sao của tệp, mà cả các thay đổi từ những điều nhỏ nhất như sửa lỗi chính tả đến những thay đổi lớn hơn như thêm phần mới đều được cập nhật đồng thời.
Khi kích hoạt tính năng đồng bộ hóa tệp, tệp dữ liệu ở đám mây và thiết bị máy tính sẽ trở nên nhất quán. Sau khi cài đặt OneDrive trên máy tính, nó sẽ tự động đồng bộ các tệp mỗi khi có sự thay đổi. Người dùng có thể truy cập và quản lý các tệp trên máy tính kể cả khi không có kết nối Internet.
>>> Xem thêm: Quản lý thiết bị đầu cuối với Microsoft Endpoint Manager
Để tận hưởng các tiện ích từ việc đồng bộ tệp với OneDrive, điều đầu tiên người dùng cần làm đó là đăng ký tài khoản bản quyền. Dưới đây là một số gói dịch vụ mà người dùng có thể xem xét:
FPT Smart Cloud là đối tác hàng đầu của Microsoft tại Việt Nam và là đơn vị uy tín cung cấp các dịch vụ bản quyền Microsoft cho doanh nghiệp. FPT hỗ trợ thanh toán linh hoạt 24/7 theo tùy chọn từng tháng hoặc từng năm với đa dạng trong phương thức thanh toán như sử dụng Mobile Banking, thẻ quốc tế Visa, Master, JCB, UnionPay hay thẻ ATM và cả tài khoản nội địa.
Bên cạnh đó, đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ người dùng triển khai hiệu quả các dịch vụ thông qua hệ thống trò chuyện trực tuyến, điện thoại hoặc email.
Nếu người dùng cần tư vấn về các gói dịch vụ phù hợp nhất với nhu cầu và doanh nghiệp của mình, đừng ngần ngại liên hệ FPT Smart Cloud để được hỗ trợ tốt nhất.
Sau khi hoàn tất việc đăng ký, người dùng cần đăng nhập để sử dụng tính năng đồng bộ tệp với OneDrive. Hãy làm theo các bước sau:
>>> Xem thêm: Các cách khắc phục Word lỗi font nhanh nhất
Để đồng bộ tệp dữ liệu giữa OneDrive và thiết bị, người dùng có thể tuân theo 3 bước hướng dẫn sau đây. Tuy nhiên, trước tiên, cần cài đặt phiên bản OneDrive phù hợp với phiên bản Windows của người dùng.
Người dùng có thể tìm kiếm ứng dụng trong ô tìm kiếm và bấm chọn nó. Đối với người dùng Windows 7, có thể truy cập Programs và sau đó chọn Microsoft OneDrive. Nếu người dùng đang sử dụng Windows 8.1, hãy tìm kiếm ứng dụng thông qua từ khóa OneDrive for Business.
Giao diện đăng nhập của OneDrive sẽ xuất hiện. Tại đây, người dùng cần nhập địa chỉ email và chọn Sign in.
Sau khi đăng nhập thành công, người dùng sẽ được hướng dẫn qua hai màn hình:
Sau khi đã đồng bộ tệp từ OneDrive với thiết bị, việc quản lý các tệp và thư mục trở nên rất tiện lợi. Đầu tiên, người dùng sẽ thấy tất cả các tệp đã đồng bộ nằm trong File Explorer dưới thư mục OneDrive.
Trong trường hợp người dùng đang sử dụng nhiều tài khoản OneDrive cùng một lúc, các thư mục sẽ được phân loại rõ ràng. Cụ thể, tệp và thư mục cá nhân sẽ nằm trong mục OneDrive – Personal, trong khi các tệp và thư mục liên quan đến công việc sẽ nằm trong mục có tên là OneDrive – [Tên công ty].
Tiếp theo, người dùng cũng cần chú ý đến biểu tượng đám mây trắng bên cạnh tên tệp và thư mục. Đây chính là dấu hiệu cho biết tệp đó đã được đồng bộ hóa và có mặt trên cả máy tính lẫn dịch vụ đám mây OneDrive.
Nếu muốn điều chỉnh các thư mục được đồng bộ, quy trình thực hiện cũng rất đơn giản. Trên thanh tác vụ, click vào biểu tượng OneDrive có dạng hình đám mây. Sau đó, một menu sẽ xuất hiện, click chọn Settings. Một cửa sổ mới sẽ mở ra, tại đây, người dùng chọn tab Account. Cuối cùng, click chọn Choose folders để chọn lựa các thư mục muốn đồng bộ hóa.
Những bài viết liên quan:
Việc đồng bộ tệp với OneDrive không chỉ giúp người dùng lưu giữ dữ liệu an toàn mà còn tạo điều kiện thuận lợi để làm việc hiệu quả. Để nâng cao năng suất và an toàn thông tin, doanh nghiệp có thể cân nhắc đăng ký gói Microsoft 365 Business. Liên hệ ngay với FPT Smart Cloud để nhận tư vấn chi tiết.
