Việc đồng bộ hóa tệp cho SharePoint và OneDrive trong Microsoft 365 giúp cải thiện trải nghiệm của người dùng trong quá trình di chuyển nội dung trên đám mây. Để lập kế hoạch đồng bộ hóa, tổ chức cần xác định cách triển khai, phương thức quản lý cũng như người dùng và tổ chức có thể đồng bộ hóa.
Nếu tổ chức đang sử dụng SharePoint Server và OneDrive thì có thể đồng bộ các tệp của hai nền tảng này trong Microsoft 365. Điều này sẽ giúp cho người dùng dễ quản lý, truy cập và di chuyển dữ liệu trên đám mây hơn. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thêm một số thông tin về việc lập kế hoạch đồng bộ hóa tệp cho SharePoint và OneDrive trong Microsoft 365.
Mục lục
Dưới đây là một số tính năng có sẵn dùng để tích hợp SharePoint Server với Microsoft 365:
Kết hợp OneDrive phù hợp với những tổ chức đang sử dụng OneDrive hoặc MySites trong SharePoint Server. Việc làm này giúp chuyển hướng từ OneDrive tại chỗ sang OneDrive trong Microsoft 365.
Ngoài ra, khi kết hợp OneDrive, mọi liên kết OneDrive trong SharePoint Server và công cụ khởi động ứng dụng sẽ được điều hướng đến OneDrive trong Microsoft. Qua đó, người trong tổ chức có thể dẫn hướng liền mạch đến OneDrive trong đám mây từ một trong hai vị trí.
Việc lập kế hoạch đồng bộ hóa tệp cho SharePoint và OneDrive trong Microsoft 365 bao gồm 10 bước cơ bản dưới đây:
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một số cách triển khai ứng dụng đồng bộ OneDrive như:
Ứng dụng đồng bộ OneDrive bao gồm một phần của Windows 10, Windows 11 và Office 2016 trở lên. Tổ chức không cần triển khai phương pháp này cho thiết bị chạy các ứng dụng đồng bộ hóa.
Doanh nghiệp có thể tận dụng Chính sách nhóm của Windows để quản lý, cài đặt ứng dụng đồng bộ OneDrive. Để thực hiện được điều này, người dùng hãy sử dụng các mẫu quản trị trong InTune.
Việc sử dụng Chính sách nhóm của Windows cần phải được liên kết với miền Active Directory. Ngoài ra, thiết bị sử dụng InTune cần chịu sự quản lý của Microsoft Endpoint Manager.
Doanh nghiệp có thể sử dụng các vòng cập nhật do Microsoft phát hành cho ứng dụng đồng bộ hóa. Cụ thể như sau:
Việc giới hạn sử dụng mạng để đồng bộ hóa phụ thuộc vào việc tổ chức đang sở hữu dung lượng mạng là bao nhiêu. Tiết kiệm lượng băng thông mạng đem lại nhiều lợi ích trong quá trình di chuyển khi một lượng lớn nội dung đang cần được đồng bộ hóa. Để giới hạn việc sử dụng mạng, người dùng có thể sử dụng 2 chính sách dưới đây:
Chính sách | Cửa sổ GPO | Mac |
Giới hạn tỷ lệ tải lên ứng dụng đồng bộ hóa ở một tỷ lệ phần trăm thông lượng | ||
Bật quản lý băng thông tải lên tự động cho OneDrive | N/A |
Người dùng có thể tự động đồng bộ các thư mục thường dùng hằng ngày lên OneDrive để tiện cho việc quản lý. Dưới đây là một số chính sách doanh nghiệp có thể áp dụng:
Chính sách | Cửa sổ GPO | Mac |
Di chuyển các thư mục thường dùng sang OneDrive âm thầm | ||
Nhắc nhở người dùng chuyển các thư mục thường dùng của họ sang OneDrive | ||
Ngăn người dùng dừng đồng bộ các thư mục thường dùng của họ với OneDrive | ||
Ngăn người dùng di chuyển các thư mục thường dùng của họ sang OneDrive |
Theo chế độ mặc định, người dùng có thể đồng bộ hóa toàn bộ dữ liệu được chia sẻ từ các tổ chức khác. Tuy nhiên, người dùng cũng có thể giới hạn việc này hoặc vô hiệu hóa tất cả để quản lý nội dung dễ dàng hơn.
Dưới đây là một số chính sách để định cấu hình tổ chức mà người dùng có thể đồng bộ hóa:
Chính sách | Cửa sổ GPO | Mac |
Chỉ cho phép đồng bộ hóa tài khoản OneDrive cho từng tổ chức cụ thể | ||
Chặn đồng bộ tài khoản OneDrive cho từng tổ chức cụ thể | ||
Ngăn người dùng đồng bộ thư viện và thư mục được chia sẻ từ các tổ chức khác |
Dựa theo thực tiễn quản trị, tổ chức có thể ngăn người dùng đồng bộ OneDrive cá nhân của họ với các thiết bị đang quản lý. Dưới đây là chính sách giúp xác định xem người dùng có thể đồng bộ tài khoản OneDrive cá nhân hay không:
Chính sách | Cửa sổ GPO | Mac |
Ngăn người dùng đồng bộ tài khoản OneDrive cá nhân |
Người dùng có thể giới hạn một số loại tệp được tải lên nhất định bằng ứng dụng đồng bộ hóa. Sử dụng chính sách sau để thiết lập:
Chính sách | Cửa sổ GPO | Mac |
Loại trừ các loại tệp cụ thể khỏi tải lên |
Nếu tổ chức đang sử dụng SharePoint Server 2019 hoặc SharePoint Server Subscription Edition thì hãy nên cân nhắc đến việc đồng bộ tệp bằng ứng dụng đồng bộ OneDrive. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp tăng hiệu suất làm việc, hỗ trợ cho các tập tin dung lượng lớn, nâng cao độ bảo mật…
Doanh nghiệp có thể cân nhắc đến việc định cấu hình OneDrive để chỉ có thể đồng bộ hóa trên PC được liên kết đến các miền cụ thể. Điều này nhằm đảm bảo rằng người dùng chỉ đồng bộ tệp OneDrive trên máy tính được quản lý.
Qua bài viết trên, các tổ chức sẽ hiểu rõ được kế hoạch đồng bộ hóa tệp cho SharePoint và OneDrive trong Microsoft 365. Nếu còn thắc mắc gì về chủ đề này hay có nhu cầu tư vấn các dịch vụ Microsoft 365 Business thì có thể liên hệ với FPT Smart Cloud qua những thông tin sau:
