Với Yammer, nhân sự có thể chia sẻ thông tin, tài liệu, công việc… và kết nối với những đồng nghiệp khác trong tổ chức. Trước khi đưa vào sử dụng, quản trị viên cần định dạng lại hệ thống Yammer để tạo sự nhất quán, hỗ trợ cho quá trình trò chuyện và làm việc thêm phần hiệu quả hơn.
Microsoft Yammer là mạng xã hội dành riêng cho các doanh nghiệp được ưa chuộng nhất hiện nay. Trước khi mời người dùng sử dụng, quản trị viên cần định dạng hệ thống Yammer lại toàn bộ để đảm bảo tính nhất quán trong tổ chức.
Mục lục
Để truy cập các công cụ cấu hình mạng Yammer, quản trị viên có thể thực hiện 2 cách sau:
Để thay đổi tên hiển thị trong Yammer, tại giao diện Basic trong trang cấu hình, người dùng có thể điều chỉnh 2 nội dung sau:
Cũng ngay trong giao diện cấu hình Yammer, hãy truy cập phần Network Domains > Click here để xem lại toàn bộ tên miền đã được thiết lập trước đó trong Microsoft 365.
Yammer cho phép kết nối với email để người dùng có thể gửi và nhận tin nhắn Yammer thông qua email một cách dễ dàng. Để tùy chỉnh cấu hình email, hãy truy cập Email Settings ngay trên giao diện cấu hình. Tại đây, quản trị viên có thể định dạng, sửa chữa và tùy chọn yêu cầu người dùng có cần phải xác nhận lại các tin nhắn trước khi đăng lên Yammer hay không.
Bước 1: Trên giao diện cấu hình Yammer, truy cập File Upload Permissions để thiết lập loại tệp nào được phép tải lên.
Bước 2: Để cho phép tải lên mọi loại tệp, nhấp chọn Allow people to upload and attach files in any format.
Nhân sự trong tổ chức có thể tải lên Yammer bất kỳ loại tệp nào miễn có dung lượng dưới 5GB.
Bước 3: Để hạn chế người có quyền tải tệp lên, quản trị viên có thể bỏ chọn checkbox Allow people to upload and attach files in any format. Lúc này, sẽ có 3 tùy chọn được hiển thị:
Lưu ý:
Trên giao diện cấu hình, trong phần Enabled Features (tính năng đã bật), quản trị viên có thể chỉ định cho phép sử dụng ứng dụng bên thứ ba hay không.
Yammer mặc định người dùng có thể sử dụng GIF Tenor vào các bài đăng của mình trên nền tảng này. Tuy nhiên, GIF đôi khi không phù hợp với môi trường làm việc và văn hóa tổ chức của một số doanh nghiệp.
Do vậy, quản trị viên có thể tắt tính năng Show Tenor GIFs Search tại Enabled Features để mọi nhân sự trong doanh nghiệp không xem được các GIF từ Tenor.
Khi người dùng tạo một tin nhắn có chứa URL, Yammer mặc định sẽ lấy các thông tin liên quan đến các trang web bên thứ 3 (gồm tiêu đề, tóm tắt, hình ảnh, GIF…). Các URL hiện có sẽ được lưu vào bộ nhớ cache cho đến khi hết thời gian lưu trữ.
Quản trị viên trong doanh nghiệp có thể tắt tính năng Fetch URL Content này trong phần Enabled Features để không hiển thị dữ liệu cho liên kết.
Tính năng này cho phép người dùng dịch tin nhắn từ mọi ngôn ngữ được hỗ trợ bởi Microsoft Translator sang ngôn ngữ mặc định. Để bật tính năng này, quản trị viên phải chấp nhận thỏa thuận Điều khoản và Dịch vụ để sử dụng công nghệ dịch thuật độc quyền của Microsoft.
Tính năng dịch tin nhắn này luôn được tắt mặc định. Để bật tính năng, hãy truy cập Enabled Features > Message Translation.
Người dùng sẽ liên tục nhận được tin nhắn thông báo từ hệ thống khi có bất kỳ hoạt động nào trong nhóm Yammer. Quản trị viên có thể thay đổi ngôn ngữ hiển thị cho các tin nhắn hệ thống này trong phần Set System Language tại giao diện cấu hình.
Với tính năng Set Require Admin Approval, quản trị viên mạng có thể xem xét cho phép/từ chối nhân sự trong doanh nghiệp tham gia các nhóm Yammer bên ngoài tổ chức. Tính năng này luôn ở trạng thái mặc định là TẮT.
Để bật tính năng này, quản trị viên cần truy cập Network > External Networks > ON.
Mong rằng với hướng dẫn trên đây, quản trị viên đã có thể định dạng hệ thống Yammer sao cho phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
Liên hệ ngay với FPT Smart Cloud để nhận sự tư vấn và hỗ trợ sớm nhất.
