Các lưu ý khi định cấu hình chuyển tiếp email Microsoft 365 của Admin

Định cấu hình chuyển tiếp email Microsoft 365 là một tác vụ quan trọng của quản trị viên khi tham gia vào quá trình quản lý email. Việc chuyển tiếp email không chỉ giúp tổ chức hoạt động một cách hiệu quả mà còn đảm bảo rằng các thông báo quan trọng sẽ được gửi đến người nhận đúng đối tượng đúng lúc. 

Định cấu hình chuyển tiếp email Microsoft 365 là gì?

Định cấu hình chuyển tiếp email trong Microsoft 365 là quá trình quan trọng để tối ưu hóa việc sử dụng email trong doanh nghiệp. Cài đặt này cho phép quản trị viên tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao vai trò quản lý email.

Chức năng chuyển tiếp email trong Microsoft 365 giúp quản trị viên kiểm soát việc chuyển tiếp email đến và đi từ tài khoản email của người dùng. Tuy nhiên, khi cài đặt chuyển tiếp email, admin cần lưu ý một số điểm quan trọng dưới đây:

• Quản trị viên có quyền chuyển tiếp email đến bất kỳ tài khoản email nào. Tính năng này sẽ hữu ích khi cần theo dõi hoặc kiểm soát email của một người dùng cụ thể trong doanh nghiệp.
• Admin cũng có quyền quyết định cho phép hoặc không cho phép người dùng sử dụng tính năng chuyển tiếp email. Đây là cơ sở nhằm đảm bảo tính an toàn và tuân thủ chính sách bảo mật của doanh nghiệp.
• Một điểm quan trọng khác là người dùng không nhất thiết phải biết email của họ có được chuyển tiếp hay không. Tuy nhiên, người dùng cần tuân thủ các chính sách và quy định được thông báo bởi quản trị viên.
• Quản trị viên có trách nhiệm đảm bảo rằng cài đặt chuyển tiếp email được thực hiện đúng cách và tuân thủ các quy định liên quan đến bảo mật và quyền riêng tư.

Khi nào Admin cần cài đặt chuyển tiếp email Microsoft 365?

Quản trị viên cần cài đặt tính năng chuyển tiếp email cho người dùng trong các trường hợp sau đây:

• Sao lưu email cho mục đích pháp lý: Khi cần tạo bản sao các email gửi và nhận để tuân thủ các quy định pháp lý hoặc lưu trữ dữ liệu.
• Thay đổi tên hoặc địa chỉ email: Khi người dùng thay đổi tên hoặc địa chỉ email nhưng vẫn muốn tiếp tục nhận email từ địa chỉ cũ.
• Chuyển email chung đến người dùng cụ thể: Trong trường hợp các email chung của doanh nghiệp hoặc nhóm cần được chuyển tiếp đến các cá nhân cụ thể để phục vụ mục đích công việc, dự án.
• Kiểm tra nội dung và tệp đính kèm: Khi quản trị viên muốn kiểm tra nội dung hoặc tệp đính kèm trong email người dùng để đảm bảo rằng các dữ liệu đó tuân theo chính sách bảo mật và quy định công ty.

Những lưu ý khi cài đặt chuyển tiếp email Microsoft 365 của Admin

Khi cài đặt tính năng chuyển tiếp email, quản trị viên cần xem xét các lưu ý sau đây:

• Sau khi cài đặt tính năng chuyển tiếp, chỉ những email được gửi đến hộp thư từ nguồn mới thì được chuyển tiếp. Những email đã tồn tại trong hộp thư trước khi định cấu hình chuyển tiếp email Microsoft 365 thì sẽ không được chuyển tiếp tự động.
• Tính năng chuyển tiếp email chỉ áp dụng đối với tài khoản người dùng trong doanh nghiệp sử dụng Microsoft 365. Tính năng này không áp dụng cho các tài khoản cá nhân hoặc email dự phòng nếu doanh nghiệp sử dụng các dịch vụ email khác.
• Tránh xóa tài khoản hoặc giấy phép tài khoản của người dùng bởi vì nếu admin thực hiện thao tác này thì tính năng chuyển tiếp email sẽ bị dừng lại.
• Nếu cần chuyển tiếp email của người dùng ngay sau khi họ nghỉ việc, admin có thể chuyển hộp thư của họ thành hộp thư dùng chung. Tuy nhiên, dung lượng của hộp thư dùng chung không nên vượt quá 50GB để tránh sự cản trở trong quản lý email.
• Nếu có bất kỳ email nào bị chặn hoặc gặp sự cố trong quá trình chuyển tiếp, hệ thống sẽ tự động trả lại email đó cho người gửi để thông báo về sự cố. 

Các bước định cấu hình chuyển tiếp email Microsoft 365 của Admin

Dưới đây là hướng dẫn cách định cấu hình chuyển tiếp email Microsoft 365. Quản trị viên sẽ thực hiện 5 bước cơ bản như sau:

• Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản quản trị viên Microsoft 365.
• Bước 2: Trong trung tâm quản trị, chọn User và sau đó chọn Active Users.
• Bước 3: Chọn tên của người dùng mà quản trị viên muốn cài đặt chuyển tiếp email.
• Bước 4: Trong mục Mail, chọn Manage email forwarding để bắt đầu quá trình cài đặt chuyển tiếp email.
• Bước 5: Trên trang cài đặt, chọn Forward all emails sent to this mailbox để chuyển tiếp tất cả email được gửi đến hộp thư này. Sau đó, nhập địa chỉ email mà người dùng muốn chuyển tiếp đến. Khi hoàn thành bước này, hãy chọn Save changes.

Lời kết

Hy vọng với các thông tin nêu trên, quản trị viên sẽ thành thạo các bước thiết lập và định cấu hình chuyển tiếp email Microsoft 365. 

Ngoài ra, để tận dụng toàn bộ tiềm năng của nền tảng Microsoft 365, từ khả năng bảo mật tối ưu cho đến khả năng tùy chỉnh linh hoạt trong từng ứng dụng, doanh nghiệp nên xem xét sử dụng gói Microsoft 365 Business.

Hãy liên hệ với FPT Smart Cloud bất cứ khi nào doanh nghiệp cần tư vấn về các dịch vụ chất lượng.

• Fanpage: Microsoft For Business – FPT Smart Cloud
• Email: [email protected]  
• Hotline: 1900 638 399