Một nhiệm vụ quan trọng khi triển khai SharePoint và OneDrive cho tổ chức, doanh nghiệp là lập kế hoạch di chuyển các tệp tin hiện có của người dùng. Tùy thuộc vào nơi lưu trữ và số lượng các tệp mà người dùng sẽ lựa chọn cách thức di chuyển khác nhau.
Trong quá trình triển khai hệ thống SharePoint và OneDrive cho tổ chức, doanh nghiệp, người dùng cần đặc biệt quan tâm tới bước di chuyển các tệp tin hiện có. Thao tác này đảm bảo rằng dữ liệu sẽ được chuyển đến nền tảng mới một cách dễ dàng, nhanh chóng và an toàn nhất.
Mục lục
Trước khi lập kế hoạch di chuyển các tệp tin, doanh nghiệp cần yêu cầu toàn bộ nhân sự xem xét những dữ liệu mà họ cần chuyển đến SharePoint và OneDrive.
Mỗi người dùng cần rà soát lại dữ liệu của mình, xóa các nội dung cũ không cần thiết. Thao tác này sẽ giúp rút ngắn thời gian di chuyển dữ liệu, đồng thời tiết kiệm không gian lưu trữ trong Microsoft 365.
Những dữ liệu có thể được di chuyển bằng các công cụ Microsoft bao gồm:
Quá trình di chuyển dữ liệu đến SharePoint và OneDrive yêu cầu phải có hệ thống mạng khỏe. Bởi vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo duy trì internet có đủ khả năng để xử lý lưu lượng dữ liệu này trong khoảng thời gian mong muốn.
Nếu người dùng có quy trình tự động hoặc luồng công việc xung quanh các tệp tin thì cần phải xem xét cách tích hợp với Microsoft 365 hoặc di chuyển hoàn toàn các quy trình đó sang SharePoint và OneDrive. Người dùng có thể xem xét việc sử dụng các giải pháp SharePoint Framework hoặc Microsoft Power Platform trong trường hợp này.
Cụ thể, nếu người dùng có các luồng công việc của SharePoint Server 2010 thì có thể di chuyển đến Power Automate bằng cách sử dụng SharePoint Migration Tool.
Xem tổng quan: Di chuyển triển khai SharePoint Server 2010 sang Power Automate
Môi trường kết hợp (Hybrid)
Trong trường hợp người dùng sử dụng SharePoint Server ở môi trường nội bộ doanh nghiệp và muốn thiết lập môi trường kết hợp với SharePoint trong Microsoft 365 thì cần tìm hiểu chi tiết về Hybrid OneDrive và SharePoint trong Microsoft 365. Đó là cách duy nhất để người dùng thiết lập môi trường kết hợp phù hợp.
Các tệp làm việc cá nhân có thể được di chuyển vào OneDrive. Trong quá trình này, người dùng cần xác định trước các thư viện OneDrive.
Để di chuyển các tệp tin nằm trong SharePoint Server trên nền tảng nội bộ, OneDrive hoặc thư viện MySite sang Microsoft 365, người dùng có thể sử dụng SharePoint Migration Tool.
Người dùng có thể di chuyển các tệp nằm trong thư mục Desktop hoặc Documents trên Windows hoặc Mac vào OneDrive. Tính năng này có thể được kích hoạt trong hoặc sau quá trình triển khai ban đầu của OneDrive.
Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo cách Chuyển hướng và di chuyển các thư mục đã biết của Windows sang OneDrive và Chuyển hướng và di chuyển thư mục Desktop và Documents của macOS sang OneDrive.
Nếu người dùng có các tệp làm việc khác ở nhiều vị trí trên máy tính thì nên tự di chuyển các dữ liệu đó vào OneDrive. Để thực hiện bước di chuyển này, người dùng cần triển khai việc đồng bộ OneDrive trên máy tính.
Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo bài viết Di chuyển tệp từ OneDrive sang OneDrive cho công việc hoặc học tập.
Bằng cách sử dụng SharePoint Migration Tool, người dùng có thể di chuyển trang web trong SharePoint Server sang SharePoint trong Microsoft 365. Bước di chuyển này có thể thực hiện như một phần của quá trình triển khai SharePoint và OneDrive, hoặc cũng có thể tiến hành sau bước triển khai.
Đối với các file nằm trong tệp chia sẻ hoặc các nền tảng đám mây khác, người dùng có thể sử dụng Migration Manager để di chuyển vào SharePoint và OneDrive.
Như vậy, các công cụ như SharePoint Migration Tool hay Migration Manager sẽ hỗ trợ quá trình di chuyển dữ liệu sang SharePoint và OneDrive một cách hiệu quả và an toàn.
Ngoài ra, khi di chuyển dữ liệu, doanh nghiệp cần xem xét các yêu cầu và tùy chọn di chuyển phù hợp với nguồn dữ liệu hiện tại của mình. Đặc biệt, doanh nghiệp cũng cần căn cứ môi trường triển khai để chọn cách di chuyển phù hợp nhất.
Sử dụng gói dịch vụ Microsoft 365 Business và di chuyển và lưu trữ dữ liệu trong Microsoft 365 sẽ giúp doanh nghiệp quản lý và bảo vệ thông tin một cách tốt nhất. Vì vậy, doanh nghiệp hãy xem xét sở hữu Microsoft 365 Business trọn gói sớm để tối ưu hiệu suất công việc và chi phí nhất có thể.
Liên hệ với chúng tôi ngay để biết thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ của FPT Smart Cloud.
