Nhiều tổ chức hiện nay vẫn chưa thể tận dụng tối đa khả năng cộng tác tệp trong Microsoft 365. Người dùng của doanh nghiệp đang lưu trữ tệp trong các thiết bị riêng hoặc mạng nội bộ, điển hình như phương tiện online, email, máy tính... Vì vậy, doanh nghiệp đang tốn chi phí cho dịch vụ lưu trữ điện toán đám mây trên Microsoft 365 mà chưa khai thác được hết tiềm năng của nó.
Doanh nghiệp có thể tận dụng những lợi ích và tính năng từ cộng tác tệp trong Microsoft 365 để tối ưu hóa việc lưu trữ dữ liệu. Bài viết này sẽ cung cấp đến doanh nghiệp những bước lập kế hoạch, cách sử dụng cộng tác tệp như thế nào trong Microsoft 365.
Mục lục
Các chức năng của cộng tác tệp được Microsoft phát triển để phù hợp với mọi mô hình tổ chức của doanh nghiệp. Đối với quy mô nhỏ, người dùng có thể lựa chọn lưu trữ các tệp trong thư viện riêng tại OneDrive và nên có duy nhất một nhóm trong Microsoft Teams.
Để có thể tận dụng được tối đa khả năng lưu trữ tệp do SharePoint cung cấp, người dùng có thể mua thêm dung lượng từ các dịch vụ khác để có được những lợi ích:
Người dùng lưu trữ tệp tin trên thiết bị riêng hoặc trong mạng nội bộ, họ sẽ gặp khó khăn khi làm mất thiết bị hoặc chúng không được kết nối mạng. Nếu có vấn đề xảy ra với thiết bị của người dùng, điều này sẽ khiến cho dữ liệu có thể không được khôi phục.
Khi người dùng nâng cấp thiết bị, dữ liệu đã được lưu trữ trên thiết bị hoặc mạng nội bộ phải được di chuyển sang thiết bị, hệ thống mới.
Tuy nhiên đối với việc lưu trữ tệp tin trên đám mây (Cloud) doanh nghiệp sẽ không cần phải lo lắng về những vấn đề này. Bằng cách lưu trữ tệp tin trên Cloud, người dùng có thể truy cập chúng từ tất cả các thiết bị của mình, chẳng hạn như điện thoại di động và máy tính ở nhà (tùy thuộc vào quyền truy cập cho phép).
Người dùng thậm chí có thể truy cập tệp tin qua trình duyệt từ các thiết bị khác mà họ tin tưởng. Ví dụ, nếu hai đồng nghiệp đi gặp khách hàng, một trong hai máy tính xách tay của họ hết pin, cả hai người đều có thể truy cập tất cả các tệp tin đã lưu bằng cách đăng nhập vào portal.office.com trên máy tính còn lại.
Chú ý: Khi người dùng đăng nhập từ các thiết bị dùng chung hoặc không được quản lý từ kiosks, khi đó sẽ có vấn đề về bảo mật thông tin. Để giảm thiểu rủi ro, người quản trị hệ thống có thể kích hoạt tính năng “idle session sign-out” (tự động đăng xuất khi không hoạt động).
Những tập tin trong SharePoint sẽ được mã hóa và quét vi-rút khi người dùng truyền và lưu trữ thông tin. Doanh nghiệp có thể chủ động việc mã hóa các tệp bằng cách sử dụng khóa riêng nếu muốn.
Bên cạnh đó người quản trị có quyền sử dụng các công cụ trong Microsoft 365 để gia tăng mức độ bảo mật và giám sát các tệp trên Cloud.
Người quản trị có thể cảnh báo hoặc ngăn chặn người dùng chia sẻ các tệp tin có nhãn cụ thể ra bên ngoài tổ chức. Điều này giúp ngăn chặn việc rò rỉ thông tin một cách chủ động hơn.
Với Retention labels, người dùng có thể phân loại các tệp tin để giữ lại, xóa vĩnh viễn hoặc đánh dấu là hồ sơ. Khi đó doanh nghiệp có thể tổ chức quản lý các dữ liệu quan trọng hoặc loại bỏ các tệp tin không cần thiết.
Với Sensitivity labels, người dùng có thể phân loại và bảo vệ các tệp tin nhạy cảm bằng cách mã hóa hoặc hạn chế quyền truy cập. Điều này giúp bảo vệ tệp tin chứa thông tin quan trọng và giới hạn quyền truy cập của người dùng vào những nội dung đó.
Quản trị viên có thể sử dụng các công cụ trong Microsoft 365 để giám sát hoạt động việc sử dụng tệp tin trong SharePoint và OneDrive.
Với Microsoft 365 Advanced Threat Protection (ATP) quản trị viên có thể dùng để chống lại việc chia sẻ các tệp tin độc hại.
Nếu ai đó xóa nhầm các tệp quan trọng hoặc dữ liệu bị mất do các phần mềm độc hại tấn công, người quản trị có thể khôi phục lại một thư viện tài liệu ở thời điểm trước đó để có lại dữ liệu.
Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm cách thiết lập tính năng bảo mật cấp doanh nghiệp thông qua bảng lập kế hoạch được Microsoft 365 cung cấp.
SharePoint trong Microsoft 365 cho phép người dùng chia sẻ tệp tin ra bên ngoài tổ chức một cách an toàn. Người quản trị có thể chỉ định những người bên ngoài tổ chức có quyền truy cập vào tệp mà không cần xác thực. Để làm được việc này, người dùng cần đăng nhập hoặc cung cấp mã xác minh cho hệ thống.
Microsoft 365 khuyến nghị quản trị viên nên sử dụng tùy chọn chia sẻ tệp sao cho phù hợp để đảm bảo sự tiện lợi và an toàn mà không làm hạn chế năng suất của người dùng.
Nếu hệ thống hạn chế chặt chẽ việc chia sẻ quá nhiều, điều này sẽ ảnh hưởng đến khả năng làm việc của người dùng. Khi đó, họ có thể sẽ tìm cách khác để cộng tác tệp mà không được kiểm soát bởi tổ chức.
Khi người dùng lưu trữ tệp tin Office trong Cloud của Microsoft 365, họ có thể dễ dàng làm việc cùng nhau trên một phiên bản duy nhất của dữ liệu đó.
Nếu người dùng không cài đặt ứng dụng desktop Office, họ vẫn có thể chỉnh sửa các tệp tin Office trên phiên bản web trực tuyến. Điều này giúp đơn giản hóa quá trình cộng tác và tránh việc phải quản lý các bản sao của tệp tin.
Khi nhiều người chỉnh sửa tệp Office cùng một lúc, họ sẽ nhận được thông báo cho biết có người đang làm việc trên cùng tệp tin đó và cũng thấy được vị trí mà người khác đang làm việc.
Tính năng Version history được kích hoạt mặc định bởi Microsoft 365 để cho phép người dùng xem các phiên bản trước đó của tệp tin và phục hồi nếu cần thiết.
Khi người dùng thường xuyên lưu trữ dữ liệu trong Cloud của Microsoft 365, họ có thể nhanh chóng tìm thấy các tệp tin gần đây hoặc tệp tin có liên quan. Điều này giúp họ tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tìm kiếm các dữ liệu cần thiết.
Ví dụ: Người dùng có thể khám phá các tệp mà đồng nghiệp hoặc cộng tác viên thường xuyên hoặc đang làm việc.
Teams cung cấp một môi trường thuận tiện cho việc trò chuyện, gọi điện, làm việc nhóm trực tuyến cũng như xem và chỉnh sửa các tệp tin một cách dễ dàng.
Trước đây, người dùng phải thường xuyên chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau để cộng tác khi làm việc. Ví dụ, người dùng viết một tài liệu trong Word, sau đó chuyển sang Outlook để chia sẻ tài liệu dưới hình thức một tệp đính kèm. Ngoài ra họ cần phải trải qua một bước nữa là mở trình duyệt để tải tài liệu lên một trang SharePoint.
Trong khi đó với Microsoft 365, người dùng có thể sử dụng Teams để trò chuyện, gọi điện và tổ chức cuộc họp trực tuyến. Như vậy người dùng sẽ không cần rời khỏi Teams để xem hoặc chỉnh sửa các tệp tin mà họ đã và đang chia sẻ.
Với cách làm việc này, người dùng trong doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc nhóm. Lý do đơn giản là vì họ không cần chuyển đổi giữa nhiều công cụ khác nhau mà có thể thực hiện tất cả các hoạt động cộng tác từ một nền tảng duy nhất.
Chú ý:
Khi người dùng gửi tệp tin trong nhóm Teams, nó sẽ tự động được tải lên thư viện trong OneDrive. Ngoài ra, tệp tin được vào các nhóm Yammer cũng sẽ được lưu trữ trong SharePoint, điều này giúp cho các thành viên trong nhóm có thể truy cập và làm việc chung trên các tệp tin đó.
Người dùng có thể truy cập vào các tệp tin SharePoint hoặc Microsoft Teams trên web hoặc trong ứng dụng di động mà không cần rời khỏi OneDrive. Vì các thư viện cá nhân trong OneDrive được tích hợp từ SharePoint nên người dùng có thể dễ dàng di chuyển tệp tin giữa các vị trí khác nhau.
Ví dụ, nếu người dùng tạo một tệp tin nháp trong thư viện cá nhân của họ trên OneDrive và sau đó muốn chuyển quyền sở hữu tệp tin này cho một nhóm khác. Khi đó người dùng chỉ cần di chọn tệp tin đó vào gửi vào thư viện của nhóm cần chuyển đến là hoàn tất.
Người dùng có thể sử dụng ứng dụng Sync for offline access trên OneDrive để đồng bộ hóa tệp tin giữa máy tính và Cloud trong Microsoft 365. Nếu người dùng muốn thêm, thay đổi, xóa một tệp tin hoặc thư mục trên máy tính, chúng cũng sẽ được thay đổi tương tự trên hệ thống đám mây và ngược lại.
Người dùng có thể làm việc với các tệp tin được đồng bộ trực tiếp trong File Explorer hoặc các ứng dụng mà họ đang dùng.
Khi người dùng kết nối internet, bất kỳ thay đổi nào mà họ hoặc người dùng khác thực hiện sẽ được đồng bộ hóa tự động.
Với tính năng Files On-Demand (có sẵn trên Windows 10 và Mac), người dùng có thể dễ dàng quản lý các tệp tin trong OneDrive và SharePoint bằng cách sử dụng File Explorer hoặc Finder.
Nếu người dùng thường xuyên chia sẻ dữ liệu dưới dạng đính kèm trong Outlook, họ có thể sử dụng các bước tương tự để chia sẻ một liên kết dẫn đến tệp tin thay vì gửi một bản sao qua email.
Trong Outlook, người dùng thậm chí có thể thay đổi quyền truy cập đối với người nhận. Điều này có nghĩa là người dùng có thể kiểm soát ai có quyền truy cập và sửa đổi tệp tin đã được chia sẻ.
Trong các ứng dụng Office như Word, Excel, PowerPoint… người dùng có thể dễ dàng mở các tệp tin đã có trong Microsoft Cloud và lưu các tài liệu vào OneDrive. Điều này giúp người dùng truy cập và làm việc với các tệp tin của mình một cách thuận tiện.
Nếu người dùng đưa ra các nhận xét trên một tài liệu Office và sử dụng ký hiệu @ với tên của một người, khi đó người được đề cập sẽ nhận được một email chứa liên kết đến nhận xét tương ứng. Bằng cách nhấp vào liên kết, người được đề cập sẽ chuyển đến tài liệu đó và tham gia vào cuộc trò chuyện.
Teams cung cấp không gian làm việc cho cuộc trò chuyện và cộng tác tệp tin được gọi là các kênh. Trong khi các kênh tiêu chuẩn sẽ bao gồm tất cả thành viên thì đối với các kênh riêng tư chỉ cho phép người dùng cộng tác với một vài thành viên trong nhóm.
Riêng đối với các các loại kênh chia sẻ cho phép người dùng cộng tác với những người ngoài nhóm. Tất cả các loại kênh đều cho phép người dùng cộng tác với những người ngoài tổ chức. Mỗi kênh riêng tư hay kênh chia sẻ đều có một trang SharePoint để lưu trữ và cộng tác tệp tin.
Doanh nghiệp có thể xem xét về số lượng và vị trí của các tập tin để lựa chọn công cụ cho giải pháp di chuyển phù hợp:
Người dùng có thể xem thêm chi tiết trong tổng quan lợi ích trung tâm FastTrack.
Nếu doanh nghiệp đang sử dụng SharePoint Server, việc thiết lập môi trường kết hợp (Hybrid) có thể giúp hệ thống chuyển sang Cloud nhanh hơn. Tính năng này cho phép người dùng kết hợp hai môi trường theo nhiều cách khác nhau để tạo ra trải nghiệm liền mạch hơn.
Như vậy cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể hợp nhất kết quả tìm kiếm giữa SharePoint Server và Microsoft 365. Ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể hợp nhất hồ sơ trong Microsoft 365 và di chuyển bộ nhớ cá nhân của người dùng sang OneDrive.
Người dùng có thể kiểm tra hoạt động và báo cáo chi tiết về cách sử dụng các tài nguyên trong hệ thống. Để xem cụ thể hơn về thông tin này doanh nghiệp có thể truy cập vào trung tâm quản trị Microsoft 365.
Khi doanh nghiệp sử dụng Microsoft 365 để lưu trữ các tập tin và dữ liệu của công ty, mặc định chúng sẽ được lưu trữ tại các trung tâm dữ liệu của Microsoft ở các khu vực cụ thể. Tuy nhiên, với tính năng Multi-Geo, doanh nghiệp có thể chỉ định rõ ràng nơi lưu trữ các tập tin.
Điều này cho phép người dùng cần phải tuân thủ các yêu cầu về quy định pháp lý nơi lưu trữ dữ liệu của từng quốc gia và từng khu vực.
Để biết thêm thông tin chi tiết về cách sử dụng tính năng Multi-Geo trong OneDrive và SharePoint trong Microsoft 365, doanh nghiệp có thể tham khảo tài liệu “Multi-Geo Capabilities in OneDrive and SharePoint in Microsoft 365”.
Với Microsoft Search, người dùng có thể tìm kiếm các tập tin trong các trang SharePoint mà tổ chức đã tạo ra để lưu trữ tài liệu.
Đồng thời, người dùng cũng có thể tìm kiếm thông tin từ Office.com, một trang web chứa nhiều tài nguyên và ứng dụng Office của Microsoft. Và thậm chí người dùng có thể tra cứu dữ liệu từ Bing, một công cụ tìm kiếm phổ biến hiện nay.
Có nhiều tính năng và khả năng giúp người dùng có được thông tin một cách thuận tiện và nhanh chóng. Nếu doanh nghiệp muốn biết thêm chi tiết, có thể tìm hiểu thêm về trải nghiệm tìm kiếm hiện đại trong SharePoint.
Là một quản trị viên SharePoint cho tổ chức, họ cần phải thực hiện một số tùy chọn để quản lý các trang như sau:
Trang Active sites trong trung tâm quản trị SharePoint cho phép quản trị viên xem các trang trong tổ chức, bao gồm: Trang truyền thông, trang của kênh riêng tư… Đồng thời người dùng cũng có thể chia sẻ chúng trong Teams và các trang thuộc về nhóm Microsoft 365. Người quản trị có thể sắp xếp và lọc, tìm kiếm hoặc tạo trang mới.
SharePoint Online Management Shell: Người dùng có thể thực hiện các thao tác để quản lý và điều khiển SharePoint và OneDrive. Điều này giúp quản trị viên kiểm soát việc tạo trang, cấu hình cài đặt, quyền truy cập và thực hiện các tác vụ quản lý hàng loạt một cách hiệu quả.
Doanh nghiệp cần xem xét một số điều kiện tiên quyết để việc triển khai Microsoft 365 được tiến hành đảm bảo.
SharePoint là một sản phẩm mà người dùng có thể sử dụng để lưu trữ, chia sẻ tài liệu trong công việc và học tập. SharePoint là dịch vụ đi kèm với các gói Microsoft 365 và Office 365, tuy nhiên doanh nghiệp cũng có thể mua dưới dạng một gói độc lập.
Một số tính năng bảo mật như Azure Information Protection yêu cầu người dùng phải có gói E3 hoặc E5. Ngoài ra, có các tính năng khác như Cloud App Security, Advanced Threat Protection, Customer Lockbox, Customer Key, và eDiscovery (Premium) mà doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm.
Mỗi gói dịch vụ Microsoft 365 và Office 365 có các tính năng và quyền lợi khác nhau. Để biết rõ hơn về những tính năng cụ thể có sẵn trong từng gói, doanh nghiệp có thể đọc mô tả dịch vụ SharePoint.
Với vai trò quản trị viên SharePoint, người dùng có thể thực hiện các tác vụ quan trọng như thay đổi các cài đặt cấp tổ chức cho SharePoint và OneDrive, tạo và xóa các trang mới hoặc thay đổi chủ sở hữu của các trang. Điều này cho phép họ có quyền kiểm soát và quản lý SharePoint trong tổ chức của mình.
Microsoft 365 là một bộ công cụ và dịch vụ trực tuyến mà người dùng có thể sử dụng trong công việc và học tập. Khi muốn triển khai Microsoft 365 trong tổ chức, điều quan trọng là doanh nghiệp cần phải đảm bảo mạng internet được thiết lập đúng cách để đảm bảo hiệu suất tốt nhất.
Để biết thông tin về giới hạn SharePoint, doanh nghiệp có thể xem mô tả dịch vụ SharePoint.
Những hạn chế về kích cỡ và giới hạn khi doanh nghiệp sử dụng ứng dụng đồng bộ OneDrive, hãy xem tên tệp và loại tệp không hợp lệ.
Để tìm hiểu về các tính năng sắp ra mắt, doanh nghiệp có thể xem lộ trình của Microsoft 365.
Doanh nghiệp có thể cập nhật các tính năng SharePoint mới nhất được triển khai trong trung tâm thông báo.
Việc người dùng chấp nhận và sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ mới là rất quan trọng đối với sự thành công của một dự án. Để tối đa hóa đầu tư của doanh nghiệp, kế hoạch cần có sự tăng cường tương tác và tham gia của người dùng. Vì vậy doanh nghiệp hãy tập trung vào ba yếu tố quan trọng để đạt được thành công: Các bên liên quan, kịch bản kinh doanh, nhận thức và đào tạo.
Việc đảm bảo sự tham gia và ủng hộ của những người quan trọng trong tổ chức là rất quan trọng để lên kế hoạch thúc đẩy người dùng chấp nhận và sử dụng sản phẩm. Sự hỗ trợ này có thể đến từ các nhà lãnh đạo kinh doanh, IT hoặc bất kỳ ai khác có lợi ích trong việc cộng tác tệp Microsoft 365.
Sự hỗ trợ từ các nhà lãnh đạo cấp cao, nhà lãnh đạo kinh doanh sẽ giúp cho doanh nghiệp chuyển thông tin về mục tiêu, kế hoạch thúc đẩy người dùng tốt hơn.
Doanh nghiệp cần xác định kịch bản kinh doanh để thấy được lợi ích của việc cộng tác tập tin trong Microsoft 365. Tổ chức cần làm việc với những bộ phận quan trọng để định hình mục tiêu, sau đó so sánh để khớp với các kịch bản kinh doanh sẽ được sử dụng.
Ví dụ: Mục tiêu kinh doanh có thể là tối đa hóa năng suất người dùng. Khi đó kịch bản quan trọng để đạt được mục tiêu này là sử dụng OneDrive để truy cập tập tin từ thiết bị di động, máy tính cá nhân và máy Mac.
Để được trợ giúp trong quá trình này, doanh nghiệp có thể tham khảo Office 365 Productivity Library.
Việc doanh nghiệp có các chương trình gia tăng nhận thức và đào tạo là rất quan trọng để thúc đẩy việc sử dụng dịch vụ của người dùng. Doanh nghiệp có thể tạo ra sự nhận thức thông qua các chiến dịch thông báo, sự kiện ra mắt, bản tin, cuộc họp thị trấn, cuộc thi, tặng quà.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể cung cấp kiến thức cho người dùng thông qua các buổi học theo phong cách hướng dẫn giúp họ cảm thấy tự tin về khả năng sử dụng OneDrive và Office 365. Để biết thêm thông tin về giao tiếp và đào tạo người dùng trên Office 365, doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn kế hoạch Ra mắt Office 365.
Để chuẩn bị cộng tác tệp trong Microsoft 365, hãy định cấu hình các cài đặt sau.
Khi một nhóm Microsoft 365 được tạo từ bất kỳ đâu trong, một trang SharePoint sẽ tự động được tạo ra. Chỉ một số người dùng hoặc quản trị viên có thể chặn việc tạo nhóm và quản lý tập trung trong phòng IT của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng chính sách đặt tên cho các nhóm và thiết lập một khoảng thời gian hết hạn để những nhóm không còn được sử dụng sẽ bị xóa.
Nếu doanh nghiệp cho phép người dùng tạo nhóm điều đó cũng đồng nghĩa với việc họ có thể tạo trang web nhóm từ SharePoint và OneDrive cùng với quyền quản lý thiết lập mặc định của trang.
Để thiết lập chia sẻ với bên ngoài an toàn, doanh nghiệp cần kiểm tra và đảm bảo rằng các cài đặt trong nhiều trung tâm quản trị đã được lựa chọn theo đúng mục đích. Khi doanh nghiệp đồng ý chia sẻ với người ngoài tổ chức trong SharePoint, OneDrive và Teams, tức là người dùng được phép chia sẻ tài liệu linh hoạt hơn. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể làm việc chung với khách mời trong một nhóm Teams.
Khi thiết lập chia sẻ với bên ngoài, doanh nghiệp có thể thiết lập mức độ chia sẻ với người ngoài tổ chức và loại liên kết chia sẻ mặc định. Điều này giúp tổ chức có thể kiểm soát quyền và cách người khác có thể truy cập hoặc chia sẻ thông tin.
Tuy nhiên, đối với người ngoài tổ chức trong các kênh chia sẻ trong Teams, quản trị viên cần cấu hình bổ sung một số điều kiện. Quản trị viên có thể xem thông tin về cách làm việc chung với người tham gia bên ngoài trong một kênh để biết thêm chi tiết về cách cấu hình này.
Theo mặc định, việc quản lý lưu trữ tệp tin trong các trang nhóm được hệ thống thực hiện tự động. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn điều khiển việc quản lý lưu trữ theo cách thủ công, quản trị viên có thể tham khảo hướng dẫn “Manage site storage limits”.
Ngoài ra, để thiết lập không gian lưu trữ mặc định cho thư viện cá nhân trong OneDrive, doanh nghiệp có thể xem thông tin chi tiết trong hướng dẫn “Set the default storage space for OneDrive users”.
Để biết thông tin về lượng lưu trữ đi kèm với gói dịch vụ, doanh nghiệp có thể xem “SharePoint limits”.
Nhằm mục đích cho phép người dùng dễ dàng truy cập vào tệp tin của trang nhóm từ File Explorer quản trị viên có thể chỉ định những thư viện nào trong trang nhóm để đồng bộ trên máy tính một cách tự động.
Để thực hiện điều này, doanh nghiệp cần sử dụng đối tượng chính sách nhóm OneDrive có tên “cấu hình thư viện trang nhóm để đồng bộ tự động”. Người dùng của doanh nghiệp cần sử dụng Windows 10 và tính năng OneDrive Files On-Demand để kích hoạt được tính năng này.
Cộng tác tệp trong Microsoft 365 giúp cho người dùng có thể tối ưu hóa hiệu suất làm việc và mang lại một môi trường quản lý trực quan cho doanh nghiệp. Để có được lợi ích này, các tổ chức có thể tận dụng những tính năng cộng tác tệp thông qua các bản hướng dẫn từ Microsoft.
Liên hệ với chúng tôi ngay để biết thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ của FPT Smart Cloud.
