Hướng dẫn cách sử dụng chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365

Chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365 trong các sản phẩm của Microsoft giúp cho quá trình làm việc của từng cá nhân, doanh nghiệp trở nên tiện lợi hơn. Thông qua bài viết này, FPT Smart Cloud sẽ hướng dẫn người dùng 3 cách sử dụng tiện ích này đơn giản và chi tiết nhất.  

Khi nào nên dùng chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365?

Trong quá trình sử dụng bộ giải pháp của Microsoft, người dùng có thể sử dụng chế độ chia sẻ file trong một số trường hợp như sau:

• Gửi tài liệu đến một hoặc nhiều người trong một tổ chức, bộ phận. 
• Gửi tài liệu, thông tin của doanh nghiệp đến các đối tác. 
• Gửi file dữ liệu đến một ứng dụng khác để thực hiện một số tác vụ chuyên môn. 

Xem thêm: Giới thiệu về cộng tác tệp trong Microsoft 365, được hỗ trợ bởi SharePoint

Lưu ý khi chia sẻ file trên Microsoft 365

Trong khi sử dụng chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365, người dùng cần lưu ý một số vấn đề dưới đây:

• Dùng tài khoản Microsoft 365 có bản quyền. Người dùng có thể lựa chọn đăng ký một số gói dịch như Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium. Tùy thuộc vào nhu cầu và khả năng tài chính của mình, người dùng hãy chọn giải pháp phù hợp nhất. 
• Nếu là chủ sở hữu của các file, người dùng cần thiết lập các chế độ xem, chỉnh sửa, đề xuất trước khi tiến hành chia sẻ. Nếu không phải là chủ sở hữu của file đó, người dùng vẫn có thể chia sẻ tài liệu đến người khác bằng cách gửi đường link. Tuy nhiên, người nhận sẽ không có quyền chỉnh sửa tài liệu đó. 
• Thu thập tên email của những người hay cần gửi tài liệu để có thể chia sẻ file nhanh chóng bởi hệ thống sẽ tự đề xuất địa chỉ mail. 
• Ngoài ra, quá trình chia sẻ file cần đảm bảo rằng đường truyền mạng luôn ổn định. 

Hướng dẫn cách dùng 3 chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365

Nếu chưa biết cách chia sẻ file trên Microsoft 365, người dùng có thể tham khảo 3 cách dưới đây: 

Chia sẻ file với người cụ thể

Chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365 cho phép người dùng có thể gửi tài liệu cho từng cá nhân trong và ngoài tổ chức. Để gửi file tài liệu đến người cụ thể, người dùng cần biết địa chỉ email của người đó và làm theo những bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào ứng dụng OneDrive trên nền tảng website, sau đó điền email và mật khẩu rồi nhấn Đăng nhập.
• Bước 2: Chọn file muốn gửi và nhấn Chia sẻ. 
• Bước 3: Một cửa sổ nhỏ sẽ hiện ra, người dùng điền địa chỉ email của người nhận vào ô trống, thực hiện các thao tác cài đặt chia sẻ để lựa chọn các chế độ như xem, chỉnh sửa, ngăn chặn tải xuống, đặt ngày hết hạn, đặt mật khẩu… rồi nhấn Gửi. 
• Bước 4: Người được chia sẻ nhận được thông báo trong hòm thư, chỉ cần nhấn vào link là đã có thể thao tác với file. 

Chia sẻ file bằng cách sao chép liên kết

Cách chia sẻ file bằng cách sao chép liên kết sẽ có các bước thực hiện đơn giản hơn rất nhiều so với nhập địa chỉ email. Nếu người dùng chưa biết cách gửi tài liệu theo phương án này thì hãy làm theo các bước dưới đây:

• Bước 1: Vào tài khoản OneDrive. 
• Bước 2: Mở file muốn chia sẻ, sau đó nhấn vào Chia sẻ. 
• Bước 3: Chọn các chế độ mà người được chia sẻ có thể thao tác với tài liệu như chỉnh sửa, xem, đề xuất, chia sẻ tiếp. 
• Bước 4: Sao chép link tài liệu và gửi đến người muốn chia sẻ.  

Chia sẻ file bằng các ứng dụng OneDrive trên di động

Ngoài việc thực hiện các thao tác chia sẻ file trên máy tính, người dùng có thể làm sử dụng các ứng dụng OneDrive trên di động. Các bước tiến hành gửi file trên điện thoại iOS và Android sẽ có sự khác nhau. 

Tuy nhiên, cách tiến hành về cơ bản vẫn là chọn vào file cần chia sẻ, sau đó nhấn Share và chọn lựa các tùy chọn mong muốn. 

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách chia sẻ file trên OneDrive

Lời kết

Trên đây là hướng dẫn cách dùng 3 chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365. Hy vọng qua bài viết trên, người dùng sẽ biết cách gửi tài liệu để giúp cho quá trình làm việc trở nên dễ dàng hơn. 

Microsoft 365 Business là một trong những gói dịch vụ của Microsoft được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi đem đến nhiều tính năng nổi bật như 1TB dung lượng lưu trữ OneDrive, được tích hợp bộ công cụ văn phòng như Word, Excel, PowerPoint,… Những giải pháp này giúp cho việc giao tiếp và công tác giữa các nhân viên trong doanh nghiệp diễn ra dễ dàng hơn. 

Để biết muốn biết thêm thông tin chi tiết về gói dịch vụ này, doanh nghiệp hãy liên hệ với FPT Smart Cloud qua: 

• Fanpage: Microsoft For Business – FPT Smart Cloud 
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399