Catch-all Email là gì? Hướng dẫn cấu hình Catch-all Email

Catch-all Email là một tính năng hỗ trợ doanh nghiệp có thể nhận được mọi thư điện tử được gửi đến tên miền của mình cho dù người gửi có điền sai địa chỉ email của người nhận. Để hiểu rõ hơn về tiện ích này, người dùng hãy theo dõi bài viết dưới đây của FPT Smart Cloud. 

Catch-all Email là gì?

Catch-all Email là một tính năng có trên hầu hết các Email Server hay Email Hosting. Đây là email được sử dụng để nhận toàn bộ thư điện tử gửi đến tên miền doanh nghiệp của người dùng bất kể email người nhận không chính xác hoặc không tồn tại. Để hiểu hơn về tính năng email này, người dùng có thể tham khảo ví dụ sau:

• Tên miền doanh nghiệp của người dùng là fptsmartcloud.com 
• Tài khoản email của người dùng là [email protected] 
• Người gửi điền sai địa chỉ email của người nhận là [email protected]

Trong trường hợp này, nếu người dùng có cài đặt và sử dụng cấu hình Catch-all thì vẫn sẽ nhận được thư mà người kia gửi. 

Ưu điểm của Catch-all Email

Khi sử dụng Catch-all, doanh nghiệp có thể yên tâm rằng mọi dữ liệu của mình sẽ được bảo vệ tốt nhất với chi phí thấp. Dưới đây là một số ưu điểm của tính năng email này:

• Không bao giờ mất email: Người dùng sẽ nhận được toàn bộ thư gửi đến địa chỉ email không tồn tại nhưng có tên miền đúng. Do đó, doanh nghiệp sẽ không bao giờ bị bỏ lỡ những email quan trọng và các khách hàng tiềm năng.
• Quản lý dễ dàng: Khi kích hoạt tính năng Catch-all, người dùng chỉ cần đăng nhập vào một tài khoản duy nhất là đã có thể quản lý tất cả các tài khoản có cùng tên miền thương hiệu. 
• Chi phí thấp: Các dịch vụ Email Server thường chỉ cung cấp cho doanh nghiệp một số lượng tài khoản email cụ thể. Do đó, để tiết kiệm chi phí trong việc quản lý mail của nhân viên trong tổ chức, công ty có thể kích hoạt tính năng Catch-all. 

Catch-all Email có thể tiềm ẩn nguy cơ gì?

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, Catch-all Email vẫn tồn tại một số nhược điểm nhất định. Dưới đây là 2 điểm hạn chế của tính năng mail này: 

Ổ cứng máy chủ thư luôn đầy

Sau một khoảng thời gian kích hoạt tính năng Catch-all, ổ cứng máy chủ thư có thể luôn trong trạng thái đầy do lưu lượng truy cập quá cao. 

Khi gặp phải tình huống này, người dùng thường xóa đi những tin nhắn cũ. Tuy nhiên, giải pháp này chưa được coi là tối ưu nhất. Thay vào đó, người dùng nên lựa chọn những máy chủ có dung lượng lớn đồng thời tăng cường kiểm soát đối với nhà cung cấp dịch vụ email của mình.

Số lượng spam lớn

Tất cả các thư spam đều sẽ được lưu lại trong hộp thư cho dù địa chỉ người nhận có tồn tại hay không. Điều này gây khó khăn cho người dùng trong việc tìm kiếm những thư quan trọng và lành mạnh. 

Cấu hình Catch-all Email trên Microsoft 365

Để tiến hành triển khai cấu hình một hộp thư Catch-all, người dùng cần thực hiện cần thực hiện lần lượt qua quy trình dưới đây: 

Chuyển đổi trạng thái tên miền

Cách chuyển đổi trạng thái tên miền sẽ bao gồm các bước như sau:

• Bước 1: Với tài khoản quản trị viên của mình, người dùng đăng nhập vào Exchange Admin Center. 
• Bước 2: Vào mục Mail flow, nhấn chọn Accepted domains. Sau đó, người dùng bấm chọn tên miền của mình và, nhấn Internal relay và chọn Save. 

Tạo Dynamic Distribution list (Danh sách phân phối động)

Nhóm phân phối động bao gồm tất cả các địa chỉ email Microsoft 365 của doanh nghiệp. Người dùng cần tạo ra nhóm này để các luật được tạo ra bước sau đảm bảo email gửi đến họ không bị coi là email cần kích hoạt Catch-all. 

Cách thực hiện như sau:

• Bước 1: Trong mục Exchange Admin Center, người dùng chọn Recipients, sau đó chọn Groups và nhấn Add a group. 
• Bước 2: Trong mục Group type, người dùng chọn Dynamic distribution rồi nhấn Next. 
• Bước 3: Trong Basics, người dùng hãy điền tên của nhóm, có thể thêm mô tả và nhấn Next.
• Bước 4: Tại Users, người dùng All recipient types trong mục Member, sau đó nhấn Next. 
• Bước 5: Truy cập vào Settings, người dùng điền địa chỉ email của nhóm và chọn Next. Lưu ý là không để địa chỉ email trùng với tên hoặc nhóm đang dùng. 
• Bước 6: Trong mục Finish, người dùng hãy kiểm tra lại toàn bộ cài đặt, sau đó chọn Create group và nhấn Close. 

Tạo Catch-all Rule (Nguyên tắc nhận mail)

Việc tạo các Catch-all Rule sẽ quyết định đến việc thư được gửi đến một địa chỉ email sai có được chuyển đến hộp thư của người quản lý hay không. 

Cách tạo quy tắc nhận thư như sau:

• Bước 1: Trong Exchange Admin Center, người dùng chọn Mail flow và bấm Rules.
• Bước 2: Người dùng bấm vào biểu tượng dấu cộng và chọn Create a new rule. 
• Bước 3: Trong mục Name, người dùng đặt tên cho các quy tắc.
• Bước 4: Trong Apply this rule if… người dùng nhấn The sender is located…, sau đó chọn Outside the organization và bấm OK. 
• Bước 5: Tại Do the following… người dùng chọn Redirect the message to…, sau đó chọn tài khoản nhận thư rồi nhấn Add và bấm OK.
• Bước 6: Người dùng chọn More options để mở tùy chọn Except if…
• Bước 7: Trong Except if, người dùng chọn Add exception và bấm The recipient. Sau đó, người dùng chọn is a member of this group và nhấn Dynamic distribution group đã tạo trước đó rồi nhấn Save. 
• Bước 8: Kiểm tra xem các quy tắc có hoạt động hay không. 

Lời kết

Trên đây là một số thông tin về Catch-all Email. Hy vọng rằng qua những chia sẻ trên, người dùng đã hiểu đây là tính năng gì cũng như cách cấu hình tiện ích này vào hệ sinh thái Microsoft. Nếu muốn biết thêm các tiện ích khi sử dụng các gói Microsoft 365 Business thì hãy liên hệ cho FPT Smart Cloud để được hỗ trợ sớm nhất. 

• Fanpage: Microsoft For Business – FPT Smart Cloud 
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399