SharePoint là một nền tảng cộng tác và quản lý tài liệu được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp và tổ chức. Muốn nâng cao trải nghiệm người dùng trong SharePoint, cần phải hiểu rõ về ứng dụng này, đặc biệt là sự khác nhau giữa trải nghiệm hiện đại và trải nghiệm cổ điển.
Trải nghiệm người dùng trên SharePoint luôn được Microsoft chú tâm và cải tiến liên tục để ngày càng hấp dẫn, linh hoạt và hiệu suất hơn cho doanh nghiệp. Những cải tiến này giúp cho doanh nghiệp có thể tạo ra các trang web và trang động đẹp mắt, sẵn sàng sử dụng trên thiết bị di động. Cùng FPT Smart Cloud tìm hiểu về cách thức tạo ra những trải nghiệm hiện đại hơn khi ứng dụng SharePoint cho doanh nghiệp.
Mục lục
Với cách tiếp cận truyền thống trên SharePoint, cấu trúc thông tin một khi được xây dựng sẽ trở nên cứng nhắc và khó bảo trì. Tuy nhiên, trong trải nghiệm hiện đại trên SharePoint, mỗi trang web được xem như một bộ sưu tập các trang và có thể được liên kết với một trang web trung tâm.
Cách tiếp cận này mang lại một cấu trúc thông tin linh hoạt và dễ thích nghi hơn với những thay đổi trong nhu cầu của tổ chức và doanh nghiệp. Nhà lãnh đạo của doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng cách tiếp cận này để đảm bảo sự linh hoạt và dễ dàng quản lý hệ thống SharePoint của tổ chức.
Tính năng điều hướng nâng cao của SharePoint cải thiện trải nghiệm người dùng bằng cách cho phép họ dễ dàng truy cập đến các trang web, danh mục và nội dung khác trong SharePoint.
Giải pháp này mang lại lợi ích vượt trội cho người dùng trong việc tìm kiếm thông tin nhanh chóng hơn. Nó cung cấp khả năng tạo các menu điều hướng, liên kết và truy cập trực tiếp vào các trang web và nội dung liên quan đến công việc. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc.
Hơn nữa, các liên kết này được tự động cập nhật khi có các thay đổi được thực hiện trong SharePoint, giúp đảm bảo tính đúng đắn và chính xác của thông tin. Vì vậy, nếu bạn đang quản lý một tổ chức hoặc doanh nghiệp, tính năng điều hướng nâng cao trong SharePoint là một giải pháp tuyệt vời để cải thiện trải nghiệm người dùng và nâng cao năng suất làm việc.
Tạo tính thương hiệu cho các trang SharePoint cũng là một giải pháp cải thiện trải nghiệm người dùng trong ứng dụng này. SharePoint cung cấp một bộ các chủ đề và trang web có thiết kế mặc định được cập nhật và đồng bộ trên mọi thiết bị.
Với các chủ đề trang web, người dùng có thể tùy chỉnh logo và màu sắc sao cho phù hợp với thương hiệu của doanh nghiệp và nhãn hiệu sản phẩm. Điều này giúp trải nghiệm người dùng trở nên thú vị và độc đáo hơn, đồng thời tăng tính nhận diện thương hiệu và sự tin tưởng từ khách hàng.
Bên cạnh đó, việc căn chỉnh ứng dụng SharePoint di động cũng là một phần quan trọng của quá trình tạo thương hiệu, giúp đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về sự di động và đa nền tảng trong thị trường hiện nay.
Việc chuyển từ các site xuất bản sang các site liên lạc trong SharePoint có thể cải thiện trải nghiệm người dùng bằng cách cung cấp các tính năng tương tác và trao đổi thông tin một cách hiệu quả hơn.
Các site xuất bản thường chỉ chứa các nội dung tĩnh và không cho phép người dùng tương tác hoặc đóng góp ý kiến. Trong khi đó, các site liên lạc cho phép người dùng tạo ra các trang, danh sách, thư viện tài liệu, blog và diễn đàn để tương tác. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc mở và phù hợp hơn với nhu cầu của các doanh nghiệp hiện nay.
Microsoft Search trong SharePoint cũng là một trải nghiệm hiện đại trong doanh nghiệp. Hộp tìm kiếm Microsoft Search được đặt ở đầu trang của SharePoint, trong thanh tiêu đề, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết.
Điều đáng chú ý khác là Microsoft Search có tính cá nhân hóa và liên quan đến bối cảnh. Điều này có nghĩa là kết quả tìm kiếm sẽ khác nhau tùy thuộc vào vị trí của người dùng, dù sử dụng cùng một từ khóa.
Hiện nay, trải nghiệm tìm kiếm trong SharePoint được thiết kế hấp dẫn, linh hoạt và hiệu suất cao hơn. Các thành phần của SharePoint như tìm kiếm, danh sách và thư viện tài liệu đều được nâng cao hiệu suất, giúp người dùng tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng. Điều này cũng tạo ra trải nghiệm tuyệt vời hơn cho người dùng và giúp nâng cao hiệu quả làm việc của doanh nghiệp.
SharePoint cung cấp cho doanh nghiệp các nhóm Microsoft 365 mới, bao gồm nhiều tính năng tiện ích như địa chỉ email nhóm, lịch nhóm, sổ tay, Planner và trang SharePoint Team.
Nhóm Microsoft 365 cũng cho phép người dùng được phân loại là chủ nhóm hoặc thành viên nhóm, mang lại sự linh hoạt cho quản lý nhóm và phân quyền. Điều này giúp người dùng dễ dàng tương tác, làm việc chung trên các dự án, tài liệu một cách hiệu quả hơn.
Ngoài ra, SharePoint bản mới cũng cung cấp các tùy chọn phân quyền và chia sẻ tốt hơn, giúp người dùng dễ dàng kiểm soát quyền truy cập và chia sẻ thông tin một cách an toàn và nhanh chóng. Tất cả các tính năng này, kết hợp với trải nghiệm hiện đại, đồng thời nâng cao tính linh hoạt và hiệu suất, giúp tăng cường trải nghiệm của người dùng khi sử dụng SharePoint.
Điểm mạnh về đa ngôn ngữ trong SharePoint cũng là giải pháp nâng cao trải nghiệm cho người dùng, cho phép các trang web, danh mục và nội dung khác trong SharePoint được hiển thị và tương tác dưới nhiều ngôn ngữ khác nhau.
Khi một trang web được tạo ra với tính năng đa ngôn ngữ, người dùng có thể chọn ngôn ngữ mà họ muốn hiển thị. Theo đó, SharePoint sẽ tự động chuyển đổi nội dung trang web sang ngôn ngữ tương ứng.
Tính năng này giúp cho các công ty hoặc tổ chức hoạt động trên quy mô quốc tế có thể tạo ra các trang web đa ngôn ngữ. Điều này tạo ra trải nghiệm người dùng tốt hơn, tăng tính toàn cầu và giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty hoặc tổ chức.
Tất cả những tính năng nêu trên trên SharePoint đều nâng cấp và tích hợp sẵn trong gói Microsoft 365 Business. Do đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc sở hữu Microsoft 365 Business trọn gói để nâng cao trải nghiệm người dùng trong SharePoint, nhằm hiện đại hóa vận hành khối văn phòng hiệu quả.
Liên hệ với chúng tôi ngay để biết thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ của FPT Smart Cloud.
