Cách tạo Form trong Word đơn giản và hiệu quả nhất

Biết cách tạo Form trong Word giúp người dùng ghi nhận thông tin hiệu quả hơn, phản ánh sự chuyên nghiệp trong cách làm việc của doanh nghiệp. Với bộ công cụ đa năng, Microsoft Word mang đến những giải pháp thực sự tối ưu cho việc này.

Word Form là gì?

Word Form là một biểu mẫu được tạo ra trên nền tảng Word thuộc bộ Microsoft 365. Nó có thể được thiết kế sẵn hoặc tùy chỉnh theo yêu cầu của người dùng. Việc xây dựng biểu mẫu thường dựa trên các tiêu chuẩn quy định để áp dụng trong nhiều tình huống, giúp tiết kiệm thời gian.

Trong quá trình sử dụng Word, người dùng có khả năng kết hợp nội dung với màu sắc, kiểu chữ, ảnh, video, cùng các biểu đồ và sơ đồ, làm cho nội dung hấp dẫn hơn. Đối với những ai không muốn tự tạo một biểu mẫu từ đầu, việc lựa chọn template sẵn có là một giải pháp phù hợp. 

Lý do người dùng nên tạo Form Word template?

Microsoft luôn ưu tiên phát triển các tính năng đáp ứng nhu cầu của người dùng, và Word Form cũng không ngoại lệ. Vì thế, trước khi xem cách tạo Form trong Word, hãy tìm hiểu lý do vì sao người dùng nên sử dụng loại biểu mẫu này. 

Để hiểu rõ lợi ích mà Word Form template mang lại, người dùng nên xem xét những điểm nổi bật sau đây:

• Giảm thiểu công sức trong việc soạn thảo và trình bày biểu mẫu. Đặc biệt khi những nội dung này thường xuyên được tái sử dụng trong doanh nghiệp.
• Làm giàu bộ sưu tập Word Form, cung cấp nhiều lựa chọn cho người dùng trong doanh nghiệp. Từ đó giúp họ tìm kiếm và sử dụng một cách dễ dàng.
• Tiết kiệm về thời gian và chi phí trong quá trình làm việc để tăng năng suất của nhân viên.
• Nâng cao tính chuyên nghiệp, góp phần tăng cường uy tín cho cá nhân và doanh nghiệp.
• Tạo lập một quy trình làm việc rõ ràng, đồng nhất, hỗ trợ cả nhân viên lâu năm và mới gia nhập.

Các mẫu Form trong Word phổ biến

Trong thời đại số hóa hiện nay, việc sử dụng các mẫu Word Form đã trở nên vô cùng phổ biến. Không chỉ giới hạn trong việc soạn thảo các loại văn bản truyền thống như công văn, thông báo hay thư từ, mà Word Form còn đem đến nhiều lựa chọn tiêu biểu như sau:

• Word Form list: Một loại biểu mẫu đặc trưng sắp xếp danh sách các thông tin một cách logic và chuyên nghiệp. Ví dụ như danh sách người sử dụng Microsoft 365, bao gồm các thông tin cơ bản (họ tên, địa chỉ email, gói dịch vụ đã đăng ký và chi tiết liên hệ).
• Word Form design: Mẫu này cho phép người dùng tự do chỉnh sửa, thêm hình ảnh hay video và phân chia bố cục sao cho phù hợp nhất với nội dung muốn truyền đạt.
• Word Form chart: Là một sự lựa chọn hoàn hảo cho những người muốn biểu diễn dữ liệu thông qua các biểu đồ cột/đường/tròn… kết hợp số liệu và hình vẽ giúp mọi người có cái nhìn trực quan và chi tiết hơn.
• Word Form to Excel: Nếu muốn tận dụng hết các công cụ Microsoft 365 thì mẫu Form này cho phép người dùng kết hợp dữ liệu từ Excel, tối ưu hóa hiệu suất công việc.

Xem thêm: Những tính năng mới cập nhật của Microsoft 365

Các công cụ tùy chỉnh trong Word Form 

• Rich Text: Công cụ cho phép người dùng nhập liệu văn bản với khả năng tùy chỉnh nhiều định dạng khác nhau.
• Plain Text: Chỉ cho phép nhập văn bản ở dạng thô mà không kèm theo bất kỳ định dạng nào.
• Picture: Giúp người dùng chèn hình ảnh vào biểu mẫu một cách dễ dàng.
• Building Block Gallery: Cung cấp các lựa chọn thiết kế đã được định dạng sẵn từ thư viện Quick Parts.
• Combo Box: Công cụ này giúp tạo ra một danh sách lựa chọn. Đặc biệt là người dùng có thể chỉnh sửa trực tiếp các tùy chọn trong danh sách này.
• Drop-Down List: Người dùng được chọn các yếu tố từ một danh sách thả xuống mà không cần chỉnh sửa.
• Date Picker: Lựa chọn một ngày cụ thể và đồng thời tự động điều chỉnh định dạng hiển thị của hôm đó.
• Check Box: Đây là tính năng giúp chèn hộp kiểm vào biểu mẫu, thường dùng trong các Form khảo sát hoặc đánh giá.
• Legacy Tools: Các điều khiển biểu mẫu từ phiên bản Word trước đó.

Hướng dẫn cách tạo Form trong Word nhanh chóng 

Để giúp người dùng biết cách tạo Form trong Word nhanh chóng, FPT Smart Cloud đã biên soạn hướng dẫn chi tiết với từng bước thực hiện cụ thể. 

Lưu ý: Khi muốn tận dụng tối đa tính năng của phần mềm, hãy đảm bảo người dùng đã đăng ký tài khoản Microsoft 365 bản quyền dành cho doanh nghiệp.

Dùng tính năng Developer 

Cách tạo Form trong Word đơn giản nhất là tận dụng tính năng Developer trên thanh Ribbon của phần mềm:

• Bước 1: Người dùng bắt đầu bằng việc nhấp vào mục File, sau đó chọn Options. Trong trường hợp mục File không hiện diện trên giao diện, người dùng chỉ cần nhấp vào More, sau đó tiếp tục lựa chọn Options.

• Bước 2: Ở màn hình hiển thị tiếp theo, người dùng nhấp vào Customize Ribbon, chọn tab Developer và sau cùng là nhấp OK để xác nhận.

Sử dụng trang trắng/template có sẵn

Đến cách tạo Form trong Word thứ hai, người dùng có các lựa chọn: Bắt đầu từ một trang trắng hoặc sử dụng template có sẵn.

Sử dụng trang trắng: 

Người dùng mở File, sau đó nhấp chọn New và chọn Blank Document, rồi tạo ra một khung sườn cho Form.

Sử dụng template có sẵn:

• Bước 1: Mở File, chọn New và sau đó gõ từ khóa Form vào ô tìm kiếm rồi nhấn Enter.
• Bước 2: Một danh sách các template liên quan sẽ xuất hiện, và người dùng chỉ cần chọn một template phù hợp.
• Bước 3: Bấm vào Create và tiếp tục chỉnh sửa Form theo nhu cầu của mình.

Bổ sung trường nội dung

Hãy di chuyển con trỏ chuột đến vị trí muốn thêm trường nội dung, mở tab Developer và sau đó chọn các trường tính năng trong phần Controls. 

Dưới đây là một số trường thông dụng mà người dùng thường sử dụng:

• Plain Text: Trường văn bản đơn giản, cho phép người dùng nhập thông tin một cách trực tiếp vào đó.
• Picture: Khi muốn chèn hình ảnh hoặc video vào Form, người dùng nên sử dụng trường này.
• Checkbox: Cho phép người dùng chọn hoặc bỏ chọn, thích hợp để đánh giá, xác định tình trạng hoặc lựa chọn giới tính.
• Date Picker: Trường này sẽ hiện ra một hộp kiểm ngày tháng, giúp người dùng nhập thông tin về ngày, tháng và năm một cách nhanh chóng và chính xác.
• Drop-Down: Để tạo danh sách Drop-down từ những tùy chọn đã được xác định trước.

Thiết lập quyền cho biểu mẫu

Để đảm bảo Word Form không bị người khác can thiệp hoặc chỉnh sửa, việc thiết lập quyền truy cập và bảo vệ biểu mẫu là vô cùng quan trọng. Sau đây là cách tạo Form trong Word an toàn và bảo mật: 

• Bước 1: Mở tab Developer và sau đó chọn Restrict Editing.
• Bước 2: Chọn Editing restrictions. Trong phần hiển thị tiếp theo, chọn Allow only this type of editing in the document. Sau đó lựa chọn Filling in Forms từ danh sách tùy chọn.
• Bước 3: Di chuyển đến mục Start enforcement, chọn Yes, Start Enforcing Protection. Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện, yêu cầu người dùng nhập và xác nhận mật khẩu cho Word Form. Sau khi đã hoàn tất, chỉ cần nhấn chọn OK là đã bảo vệ thành công biểu mẫu.

Lời kết 

Cách tạo Form trong Word đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết nhờ những hướng dẫn chi tiết thông qua bài viết này. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần được giải đáp thêm về tính năng này hoặc có nhu cầu tìm hiểu gói dịch vụ Microsoft 365 Business, hãy liên hệ với FPT Smart Cloud để nhận tư vấn:

• Fanpage: Microsoft For Business – FPT Smart Cloud 
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399