Cách tạo chữ ký điện tử đơn giản và nhanh chóng nhất

Chữ ký điện tử là đoạn thông tin đính kèm dữ liệu, dùng để xác thực sự đồng ý của người dùng. Hiện tại, việc giao dịch, học tập và làm việc đều được thực hiện đa số thông qua internet. Do đó, việc hiểu rõ cách tạo chữ ký điện tử sẽ giúp người dùng  làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Ứng dụng và lợi ích của chữ ký điện tử

Chữ ký số được dùng phổ biến trong các tổ chức kinh doanh với những công dụng như:

• Ký kết hợp đồng với đối tác/khách hàng.
• Sử dụng khi kê khai thuế cá nhân/doanh nghiệp thông qua trực tuyến.
• Giao dịch (mua/bán) cổ phiếu chứng khoán.
• Xác nhận các vấn đề liên quan đến bảo hiểm xã hội điện tử…

Chữ ký điện tử có tính bảo mật cao, đảm bảo tính riêng tư, an ninh và độ chính xác, đảm bảo thông tin dữ liệu được mã hoá. Đây là bằng chứng xác thực cho các nội dung đã được xác nhận đồng ý. Bên cạnh đó, loại chữ ký này sẽ góp phần ngăn ngừa một cách tốt nhất các hành vi làm giả chữ ký, giả tài liệu pháp lý.

Các tiêu chí tạo chữ ký điện tử

Dạng chữ ký này sẽ có giá trị pháp lý, vì vậy để tạo được chữ ký một cách thuận lợi và chuyên nghiệp, cần lưu ý một số tiêu chí sau:

• Tiêu chí xác thực: Đảm bảo xác thực đúng chủ nhân của chữ ký một cách minh bạch, rõ ràng. 
• Tính toàn vẹn: Giúp cho nội dung, dữ liệu khi đã được ký điện tử và gửi đi được thống nhất và không thể thay đổi.
• Không thoái thác: Đảm bảo trách nhiệm và sự ràng buộc của chủ nhân chữ ký. Hơn hết là để chủ nhân không thể phủ nhận của chữ ký mình.
• Công chứng: Trong một số trường hợp, chữ ký điện tử còn tích hợp dịch vụ công chứng. Bên cạnh đó, chữ ký trong tệp Excel, Word hoặc PowerPoint còn được một máy chủ dán nhãn thời gian bảo mật cụ thể.

Cách tạo chữ ký điện tử

Các loại văn bản, giấy tờ không nhất thiết phải ký trực tiếp mà có thể thông qua chữ ký điện tử. Với sự hỗ trợ của công nghệ, người dùng sẽ tạo chữ ký số bằng các cách sau:

Tạo chữ ký bằng hình ảnh

Quá trình tạo chữ ký kỹ thuật số bằng hình ảnh không quá khó, bạn chỉ cần thực hiện theo 3 bước: 

• Bước 1: Viết chữ ký lên giấy trắng (đảm bảo rõ nét, chính xác). 
• Bước 2: Sử dụng điện thoại di động có phần mềm scan để chụp chữ ký, tiếp theo người dùng hãy nén lại dưới dạng .jpg hoặc .png. Sau đó cắt và điều chỉnh chữ ký sao cho có chiều rộng phù hợp.
• Bước 3: Mở tài liệu muốn chỉnh sửa, thêm chữ ký vào phần ký tên của văn bản.

Tạo chữ ký điện tử trong Word

Microsoft Word được cài đặt sẵn có tính năng ký online, bạn có thể dùng tính năng này để tạo chữ ký số: 

• Bước 1: Mở tài liệu, văn bản muốn ký bằng file Word. Trên thanh menu, ở mục Insert, chọn Signature Line.
• Bước 2: Bấm vào Insert, tiếp tục nhấn Signature Line rồi điền các thông tin:

• Suggested signer: Họ tên. (Ví dụ: Nguyễn Văn B).
• Suggested signer’s title: Chức vụ. (Ví dụ: Quản trị hành chính nhân sự).
• Suggested signer’s email address: Tài khoản email. (Ví dụ: [email protected]).

Kế tiếp, người dùng chọn 1 trong 2 ô:

• Allow the signer to add comments in the Sign dialog (cho phép để lại bình luận trong ô ký)
• Show sign date in signature line (xem ngày ký).

Sau khi xong, chọn OK. 

• Bước 3: Để sử dụng, người dùng nháy chuột phải vào khu vực muốn ký tên, nhấn vào Sign, điền tên vào ô (kế bên X), chọn Select image. 

• Bước 4: Bấm Sign để hiển thị chữ ký điện tử. 

Tạo chữ ký điện tử trong Excel

Bên cạnh Microsoft Word, Excel cũng là một phần mềm hay được người dùng áp dụng khi tạo những văn bản, tài liệu điện tử với nội dung chứa những số liệu phải tính toán. 

Để tạo chữ ký điện tử trên Microsoft Excel, người sử dụng sẽ thực hiện những bước sau:

• Bước 1: Mở file Excel và lựa chọn Insert trên thanh công cụ.
• Bước 2: Ở mục Text, chọn Signature Line và click vào Microsoft Office Signature Line.
• Bước 3: Trên cửa sổ Signature Setup, bắt đầu nhập thông tin tại những mục giống với khi tạo chữ ký số trên Microsoft Word. Sau đó, nhấn OK để lưu các thông tin đã điền.

Trong hộp thoại Signature Setup, bạn điền những thông tin sau:

• Suggested signer: Nhập chức danh của người ký.
• Suggested signer’s title: Nhập tên, chức danh nghề nghiệp của người ký.
• Suggested signer’s email address: Địa chỉ email của người ký.
• Instructions for the signer: Ghi chú, chỉ dẫn dành cho người ký.

Tạo chữ ký thông qua website

Bài viết này sẽ hướng dẫn người dùng tạo chữ ký online trên 02 trang web là Wikici và Smallpdf.

Đối với Wikici.com

Người dùng thực hiện các bước: 

• Bước 1: Vào Wikici.com (khuyên dùng Chrome để có được chữ ký sắc nét).
• Bước 2: Lựa chọn màu mực thích hợp và nên sử dụng điện thoại di động hoặc máy tính bảng để có thể ký bằng tay. Sau khi ký xong, nhấn Lưu.
• Bước 3: Nhấn Tải về máy để lưu chữ ký xuống thiết bị hoặc cũng có thể chia sẻ chữ ký qua Facebook.
• Bước 4: Mở văn bản hoặc tài liệu cần ký, copy chữ ký và dán. Sau đó chỉ cần định dạng và căn chỉnh chữ ký cho đúng là xong.

Tạo và ký chữ ký số với Smallpdf.com

Người dùng thực hiện các bước: 

• Bước 1: Truy cập vào Smallpdf. 
• Bước 2: Click chuột vào nút Tạo tập tin, click vào thư mục chứa văn bản hoặc tài liệu cần ký và chọn Open. Khi đó, tài liệu của bạn sẽ được tải lên trang web.
• Bước 3: Chọn chữ ký ở thanh Menu bên trái (có thể ký tay, hoặc tải lên ảnh lên). Sau đó, chọn Tạo chữ ký. 
• Bước 4: Bấm vào chữ ký đã tạo, định dạng và căn chỉnh chữ ký, nhấn Hoàn thành & Ký tên.

• Bước 5: Bấm nút Lưu để tải về tài liệu, văn bản đã được ký. Bạn cũng có thể lưu tài liệu bằng Dropbox, Google Drive hoặc Smallpdf.

Tạo chữ ký điện tử trên PDF

Ngoài Word và Excel, chúng ta cũng có thể tạo chữ ký điện tử trên file PDF với sự trợ giúp của phần mềm Foxit Reader. Với đặc tính không chỉnh sửa, định dạng PDF luôn được người dùng ưu tiên sử dụng khi muốn ký tên điện tử trong những văn bản, giấy tờ quan trọng với độ chính xác và toàn vẹn ở mức cao.

Cách tạo chữ ký điện tử trong file PDF có thể  thực hiện theo trình tự các bước dưới đây: 

• Bước 1: Mở file PDF bằng Foxit Reader, ở tab Home trên thanh công cụ, chọn PDF Sign và nhấn Create Signature.
• Bước 2: Sau khi nhấn Create Signature, màn hình sẽ hiển thị một bảng với 3 kiểu tạo chữ ký điện tử: Draw Signature, From Clipboard và Import File.
  • Draw Signature: Người dùng có thể tạo chữ ký theo sở thích bằng cách nhấn đúp chuột để chế tạo mẫu chữ ký. Tiếp theo bấm nút OK và Save để lưu mẫu chữ ký.
  • Import File: Tạo chữ ký bằng văn bản bằng cách nhấn Browser để upload lên hình ảnh trong máy. Sau đó, bấm chọn OK và Save để áp dụng.

• Bước 3: Quay trở lại mục PDF Sign và chọn mẫu chữ ký số đã tạo để hiển thị tại vị trí cần ký tên trong văn bản.

Tạo chữ ký điện tử PDF với Adobe Reader

Sử dụng Adobe Reader để tạo chữ ký số trong PDF rất đơn giản và cũng tương tự Foxit Reader. Các bước bao gồm:

• Bước 1: Đầu tiên người dùng cần phải download Adobe Reader về máy để cài. Tiếp đến, mở file PDF bằng phần mềm Adobe Acrobat để bắt đầu.
• Bước 2: Ấn giữ tổ hợp phím Shift + F4 để mở thanh menu, lựa chọn Fill & Sign.
• Bước 3: Chọn Sign (Thêm) > Add Signature (Thêm chữ ký).
• Bước 4: Một cửa sổ mở ra sẽ cung cấp 3 tuỳ chọn bao gồm Type (Đặt tên), Draw (Thiết kế) và Image (Hình ảnh). Hãy chọn 1 trong 3 tuỳ chọn trên, rồi chọn nút Apply để hoàn thành.
• Bước 5: Điều chỉnh kích thước chữ ký bên trong file PDF theo ý thích.

Lời kết

Học cách tạo chữ ký điện tử giúp người dùng gây ấn tượng với khách hàng, đối tác… thông qua hợp đồng làm việc/giao dịch. Bên cạnh đó, để quá trình làm việc trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn hơn, doanh nghiệp có thể tham khảo gói Microsoft 365 Business được cung cấp trực tiếp tại Việt Nam bởi FPT Smart Cloud thông qua: 

• Fanpage: Microsoft For Business – FPT Smart Cloud 
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399