10 nguyên tắc cần lưu ý trong cách sử dụng Email công ty hiệu quả
8 December, 2023

10 nguyên tắc cần lưu ý trong cách sử dụng Email công ty hiệu quả

Cách sử dụng email công ty chuyên nghiệp mang lại hiệu quả khi giao tiếp trong nội bộ hoặc với đối tác, khách hàng. Để đảm công việc đạt hiệu quả cao, người dùng cần tuân thủ những quy tắc sử dụng tài khoản doanh nghiệp để tránh xảy ra sai lầm.

Email hiện đang là phương tiện chính để giao tiếp trong công việc tại hầu hết các tổ chức. Tuy nhiên, việc sử dụng email không chỉ đơn giản là gửi thư công việc. Đặc biệt, môi trường doanh nghiệp sẽ có một số nguyên tắc quan trọng mà nhân viên cần tuân thủ để tránh các sai lầm phổ biến. Tham khảo bài viết dưới đây của FPT Smart Cloud để tìm hiểu những cách sử dụng email công ty chuyên nghiệp. 

Email công ty khác gì so với email thông thường?

Email công ty là địa chỉ email được sử dụng bởi một tổ chức hoặc doanh nghiệp để thực hiện giao tiếp trong môi trường công việc. Đây thường là địa chỉ email chứa tên miền của doanh nghiệp, ví dụ “[email protected]”. 

Loại email doanh nghiệp này thường được sử dụng để giao tiếp nội bộ trong công ty và liên lạc với đối tác hoặc khách hàng. Thông thường, mỗi nhân viên trong công ty sẽ được cấp một email.

 

Tên miền của email công ty có thể tùy chỉnh
Tên miền của email công ty có thể tùy chỉnh

Email riêng cho từng nhân viên là một yếu tố không thể thiếu đối với mọi tổ chức. Người quản trị (admin) có thể quản lý, phân quyền sử dụng và dung lượng cho mỗi tài khoản email cá nhân. Điều này cho phép doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và quản lý dữ liệu email. 

So với email thông thường, email công ty của các thành viên được quản lý bởi người dùng có quyền cao nhất. Quản trị viên có thể thêm, xóa hoặc sửa đổi tài khoản email của nhân viên nếu cần thiết.

Tổng hợp 9 nguyên tắc dùng Email công ty nên biết

Dưới đây là 9 gợi ý về cách sử dụng email công ty mà người dùng có thể tham khảo để đảm bảo hiệu quả giao tiếp. 

Đặt tên email đúng cách

Lưu ý đầu tiên trong cách sử dụng email công ty là doanh nghiệp nên chọn tên ngắn và dễ hiểu để tránh nhầm lẫn. Chẳng hạn, công ty có thể sử dụng dạng @fpt.com hoặc @fpt.vn. 

Đối với tên cá nhân, hãy ưu tiên tên viết tắt ngắn gọn để giúp email dễ nhớ và tránh gây nhầm lẫn với email của doanh nghiệp khác.

Đặt tên theo phòng ban cũng giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ, người sử dụng có thể đặt tên theo dạng “[email protected]” hoặc “[email protected]”. Điều này giúp tránh xáo trộn thông tin giữa các phòng ban. Bên cạnh đó, tên của nhân viên cũng nên tuân theo quy tắc này để đảm bảo sự thống nhất và tránh bị trùng lặp.

Chỉ dùng email công ty cho mục đích công việc

Email công ty có thể được coi là tài sản của tổ chức và cung cấp cho nhân viên để trao đổi và quản lý công việc dễ dàng hơn. Thông thường, email này sẽ chứa các thông tin quan trọng liên quan đến công việc mà tổ chức. 

Một quy tắc trong cách sử dụng email công ty cơ bản là chỉ nên sử dụng mục đích công việc. Thông thường, email công ty sẽ được quản lý và cấu hình bởi quản trị viên. Họ sẽ có quyền truy cập vào email của bạn trong trường hợp cần thiết.

Chính vì vậy, sử dụng email công ty đúng mục đích là cách thể hiện sự tôn trọng và tuân thủ quy tắc của tổ chức. Điều này cũng góp phần bảo vệ thông tin quan trọng và giảm rủi ro bị lộ dữ liệu.

 

Chỉ nên sử dụng email trong giờ hành chính
Chỉ nên sử dụng email trong giờ hành chính

Cách sử dụng email công ty thiết lập chính sách bảo mật

Email doanh nghiệp thường là mục tiêu của các hacker. Hacker có thể sử dụng email rác để truyền các phần mềm độc vào hệ thống và gây ra sự cố về bảo mật. 

Là một người dùng trong hệ thống email chung, bạn cần tìm hiểu và áp dụng cách sử dụng mail công ty theo quy định và chính sách bảo mật. Dưới đây là những gợi ý cụ thể mà các tổ chức có thể áp dụng: 

  • Thiết lập mật khẩu mạnh: Sử dụng mật khẩu mạnh có ít nhất 8-12 ký tự, bao gồm cả chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt.
  • Sử dụng xác thực hai yếu tố (2FA): Bật tính năng xác thực hai yếu tố (2FA) cho tài khoản email doanh nghiệp. Điều này bao gồm nhập mật khẩu và xác minh bằng cách sử dụng ứng dụng di động hoặc mã gửi qua SMS.
  • Thay đổi và quản lý mật khẩu định kỳ: Để đảm bảo tính bảo mật, người dùng cần thay đổi mật khẩu định kỳ, ít nhất là mỗi 90 ngày.
  • Kiểm tra hoạt động đăng nhập: Hãy kiểm tra danh sách hoạt động đăng nhập gần đây và xác minh xem có hoạt động lạ tại các địa điểm khác hay không.
  • Sao lưu dữ liệu quan trọng: Thực hiện sao lưu định kỳ dữ liệu email quan trọng để đảm bảo rằng không mất dữ liệu do sự cố.

 

Nên bật xác thực hai lớp cho email doanh nghiệp
Nên bật xác thực hai lớp cho email doanh nghiệp

Ngoài ra, quản trị viên cũng có thể thiết lập các tính năng bảo mật cao hơn như mã hóa, thiết lập quy tắc lưu trữ email và tệp đính kèm để bảo vệ thông tin của tổ chức toàn diện.

Hạn chế sử dụng email công ty sau giờ làm việc

Ngoài các tình huống khẩn cấp hoặc tăng ca, người dùng nên hạn chế sử dụng email sau giờ làm việc. Các thông tin gửi qua email doanh nghiệp sau giờ làm thường không được ưu tiên trả lời ngay lập tức và dễ bị bỏ lỡ. Do đó, nếu cần gửi email ngoài giờ làm việc, nhân viên có thể soạn thảo và lên lịch gửi vào giờ làm việc của các ngày trong tuần. 

Không dùng email công ty đăng ký tài khoản cá nhân

Nếu không nhằm mục đích công việc, người dùng cũng không nên sử dụng tài khoản công ty để đăng ký dịch vụ mạng xã hội hay sàn thương mại điện tử… 

Hành động này có thể dẫn đến nguy cơ rò rỉ dữ liệu nếu tài khoản công ty được sử dụng trên các website không đáng tin cậy. Khi cần đăng ký, người dùng hãy sử dụng email cá nhân. 

Lọc thư rác thường xuyên

Khi sử dụng email, người dùng không tránh khỏi việc nhận thư rác. Do vậy, hãy kiểm tra và lọc thư rác thường xuyên. Trước hết, việc xóa thư rác giúp giữ hòm thư luôn gọn gàng và tiết kiệm dung lượng. Điều này cũng giúp ngăn chặn các tấn công tiềm ẩn từ phía hacker.

Ngoài ra, quá nhiều thư rác cũng gây ra sự nhầm lẫn với các thông tin công việc, từ đó người dùng dễ bỏ sót email quan trọng cần xử lý. Đây cũng là cách sử dụng email công ty giúp người sử dụng luôn tập trung vào công việc và tránh sự xao nhãng không cần thiết. 

 

Nên lọc thư rác thường xuyên
Nên lọc thư rác thường xuyên

Không dùng email công ty để quấy rối

Không chỉ email công ty mà khi sử dụng email cá nhân thì người dùng cũng cần tuân thủ nguyên tắc chung và không dùng tài khoản để quấy rối hoặc đe dọa. 

Ngoài ra, hãy tránh gửi nội dung hoặc hình ảnh nhạy cảm liên quan đến chủng tộc, giới tính, chính trị, niềm tin tôn giáo… bởi việc làm này có thể dẫn đến hậu quả pháp lý. Đồng thời, các hành động này cũng ảnh hưởng đến thương hiệu và uy tín của người gửi cũng như tổ chức.

Hạn chế mở tệp đính kèm không xác định

Theo số liệu thống kê, có tới khoảng 91% các cuộc tấn công mạng xảy ra khi người dùng nhấp vào email lừa đảo. Việc mở tệp đính kèm hoặc nhấp vào liên kết email từ nguồn không xác định có thể dẫn đến các tình huống sau:

  • Nguy cơ mã độc và malware: Các tệp đính kèm từ nguồn không xác định có thể chứa virus, mã độc, hoặc phần mềm độc hại khác. Mở các tệp này có thể gây nhiễm malware, sự cố hệ thống hoặc đánh cắp thông tin quan trọng.
  • Xâm nhập vào hệ thống: Email chứa tệp đính kèm độc hại có thể xâm nhập vào hệ thống tổ chức và gây ra những hiệu quả như lỗ hổng bảo mật và mất dữ liệu.
  • Nguy cơ lừa đảo (phishing): Liên kết trong email có thể dẫn đến các trang web lừa đảo hặc giả mạo yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân, tài khoản ngân hàng, mã số hoặc mật khẩu… Việc này có thể gây mất mát thông tin quan trọng của doanh nghiệp.

 

Hạn chế mở tệp đính kèm không xác định qua email công ty
Hạn chế mở tệp đính kèm không xác định qua email công ty

Tuân thủ quy định về email của công ty

Để sử dụng email doanh nghiệp hiệu quả, người dùng cần nắm vững và tuân thủ nội quy, chính sách của công ty đề ra khi viết email. Việc này đặc biệt quan trọng vì tất cả email của nhân viên sẽ được giám sát bởi doanh nghiệp. 

Dưới đây là một số cách sử dụng email công ty mà người dùng có tham khảo: 

  • Nội dung: Đảm bảo rằng nội dung của email phải phù hợp với mục đích công việc và không chứa thông tin không liên quan hoặc không phù hợp.
  • Ngôn ngữ: Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và lịch sự trong email. 
  • Quyền riêng tư: Tuân thủ quy tắc về quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu của người khác. Không tiết lộ thông tin trong email mà không có sự đồng ý của họ.
  • Phân loại: Nếu công ty có hệ thống phân loại email, hãy đảm bảo gán đúng nhãn cho email để dễ quản lý và tìm kiếm.

Xem thêm: Quản lý hòm thư hiệu quả với bí kíp “Tự động đánh dấu email quan trọng” của Outlook 

Nên sử dụng chữ ký cá nhân

Để đảm bảo rằng người nhận có đầy đủ thông tin về người gửi và công ty, người dùng nên tạo chữ ký riêng. Chữ ký giúp tạo sự chuyên nghiệp và dấu ấn riêng trong mỗi email mà bạn gửi đi. 

Điều này cũng giúp người nhận thư biết rõ về người gửi và cách họ có thể liên hệ trong tình huống cần thiết.

Thông thường, chữ ký sẽ nằm ở cuối mỗi email và bao gồm các chi tiết sau như tên, chức danh, địa chỉ công ty và số điện thoại liên hệ nếu cần thiết. 

 

Tạo chữ ký cá nhân bằng email doanh nghiệp
Tạo chữ ký cá nhân bằng email doanh nghiệp

Tạo Email công ty như thế nào?

Dù mới lập hoặc đã hoạt động được một thời gian, doanh nghiệp nên đăng ký email có tên miền tùy chỉnh với các gói nâng cấp. Lập email doanh nghiệp bằng Outlook trả phí mang lại nhiều ưu điểm quan trọng cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật mà các doanh nghiệp nên nắm rõ:

  • Chuyên nghiệp hóa hình ảnh doanh nghiệp: Sử dụng email Outlook có tên miền tùy chỉnh tạo ấn tượng chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.
  • Quyền kiểm soát và quản lý: Outlook trả phí cung cấp nhiều tính năng quản trị mạnh mẽ. Người quản trị có thể tạo, quản lý và xóa các tài khoản email cho nhân viên.
  • Tăng dung lượng lưu trữ: Dịch vụ email Outlook trả phí cung cấp dung lượng lưu trữ lớn hơn so với phiên bản miễn phí. Điều này giúp doanh nghiệp lưu trữ nhiều email, tệp đính kèm và dữ liệu quan trọng mà không cần lo lắng về dung lượng.
  • Chất lượng hỗ trợ khách hàng: Khi sử dụng Outlook trả phí, doanh nghiệp được nhận hỗ trợ qua điện thoại, email, hoặc trực tuyến để giải quyết mọi vấn đề kỹ thuật nhanh chóng.
  • Bảo mật và tuân thủ: Outlook trả phí cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao như mã hóa email, chống tấn công giả mạo và xác thực hai yếu tố.
  • Tích hợp dễ dàng: Microsoft Outlook tích hợp tốt với các ứng dụng và dịch vụ khác như Microsoft Office và các ứng dụng đám mây. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình làm việc và chia sẻ thông tin.
  • Khả năng tùy chỉnh: Người dùng có khả năng tùy chỉnh cấu hình email bao gồm thêm chữ ký cá nhân, quản lý thư rác hiệu quả hơn và tạo các quy tắc tự động hóa công việc hàng ngày.

 

Lập email doanh nghiệp bằng Outlook có nhiều lợi ích, cách sử dụng email công ty
Lập email doanh nghiệp bằng Outlook có nhiều lợi ích

Lời kết

Bằng việc nắm rõ cách sử dụng email công ty, người dùng có thể nâng cao hiệu quả giao tiếp qua thư điện tử trong công việc hàng ngày. Như đã đề cập ở trên, tạo email doanh nghiệp qua Outlook trả phí sẽ đảm bảo doanh nghiệp quản lý dễ dàng hơn.

Hiện tại, FPT Smart Cloud là đơn vị chuyên cung cấp gói dịch vụ Microsoft 365 Business, bao gồm nhiều công cụ hỗ trợ làm việc hiệu quả như Outlook, Project hay Exchange. Gói công cụ này không chỉ giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất làm việc nhanh chóng.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thông tin khác tại: 

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Hội thảo Copilot for Microsoft 365
DMCA compliant image