Cách sử dụng email công ty chuyên nghiệp mang lại hiệu quả khi giao tiếp trong nội bộ hoặc với đối tác, khách hàng. Để đảm công việc đạt hiệu quả cao, người dùng cần tuân thủ những quy tắc sử dụng tài khoản doanh nghiệp để tránh xảy ra sai lầm.
Email hiện đang là phương tiện chính để giao tiếp trong công việc tại hầu hết các tổ chức. Tuy nhiên, việc sử dụng email không chỉ đơn giản là gửi thư công việc. Đặc biệt, môi trường doanh nghiệp sẽ có một số nguyên tắc quan trọng mà nhân viên cần tuân thủ để tránh các sai lầm phổ biến. Tham khảo bài viết dưới đây của FPT Smart Cloud để tìm hiểu những cách sử dụng email công ty chuyên nghiệp.
Mục lục
Email công ty là địa chỉ email được sử dụng bởi một tổ chức hoặc doanh nghiệp để thực hiện giao tiếp trong môi trường công việc. Đây thường là địa chỉ email chứa tên miền của doanh nghiệp, ví dụ “[email protected]”.
Loại email doanh nghiệp này thường được sử dụng để giao tiếp nội bộ trong công ty và liên lạc với đối tác hoặc khách hàng. Thông thường, mỗi nhân viên trong công ty sẽ được cấp một email.
Email riêng cho từng nhân viên là một yếu tố không thể thiếu đối với mọi tổ chức. Người quản trị (admin) có thể quản lý, phân quyền sử dụng và dung lượng cho mỗi tài khoản email cá nhân. Điều này cho phép doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và quản lý dữ liệu email.
So với email thông thường, email công ty của các thành viên được quản lý bởi người dùng có quyền cao nhất. Quản trị viên có thể thêm, xóa hoặc sửa đổi tài khoản email của nhân viên nếu cần thiết.
Dưới đây là 9 gợi ý về cách sử dụng email công ty mà người dùng có thể tham khảo để đảm bảo hiệu quả giao tiếp.
Lưu ý đầu tiên trong cách sử dụng email công ty là doanh nghiệp nên chọn tên ngắn và dễ hiểu để tránh nhầm lẫn. Chẳng hạn, công ty có thể sử dụng dạng @fpt.com hoặc @fpt.vn.
Đối với tên cá nhân, hãy ưu tiên tên viết tắt ngắn gọn để giúp email dễ nhớ và tránh gây nhầm lẫn với email của doanh nghiệp khác.
Đặt tên theo phòng ban cũng giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ, người sử dụng có thể đặt tên theo dạng “[email protected]” hoặc “[email protected]”. Điều này giúp tránh xáo trộn thông tin giữa các phòng ban. Bên cạnh đó, tên của nhân viên cũng nên tuân theo quy tắc này để đảm bảo sự thống nhất và tránh bị trùng lặp.
Email công ty có thể được coi là tài sản của tổ chức và cung cấp cho nhân viên để trao đổi và quản lý công việc dễ dàng hơn. Thông thường, email này sẽ chứa các thông tin quan trọng liên quan đến công việc mà tổ chức.
Một quy tắc trong cách sử dụng email công ty cơ bản là chỉ nên sử dụng mục đích công việc. Thông thường, email công ty sẽ được quản lý và cấu hình bởi quản trị viên. Họ sẽ có quyền truy cập vào email của bạn trong trường hợp cần thiết.
Chính vì vậy, sử dụng email công ty đúng mục đích là cách thể hiện sự tôn trọng và tuân thủ quy tắc của tổ chức. Điều này cũng góp phần bảo vệ thông tin quan trọng và giảm rủi ro bị lộ dữ liệu.
Email doanh nghiệp thường là mục tiêu của các hacker. Hacker có thể sử dụng email rác để truyền các phần mềm độc vào hệ thống và gây ra sự cố về bảo mật.
Là một người dùng trong hệ thống email chung, bạn cần tìm hiểu và áp dụng cách sử dụng mail công ty theo quy định và chính sách bảo mật. Dưới đây là những gợi ý cụ thể mà các tổ chức có thể áp dụng:
Ngoài ra, quản trị viên cũng có thể thiết lập các tính năng bảo mật cao hơn như mã hóa, thiết lập quy tắc lưu trữ email và tệp đính kèm để bảo vệ thông tin của tổ chức toàn diện.
Ngoài các tình huống khẩn cấp hoặc tăng ca, người dùng nên hạn chế sử dụng email sau giờ làm việc. Các thông tin gửi qua email doanh nghiệp sau giờ làm thường không được ưu tiên trả lời ngay lập tức và dễ bị bỏ lỡ. Do đó, nếu cần gửi email ngoài giờ làm việc, nhân viên có thể soạn thảo và lên lịch gửi vào giờ làm việc của các ngày trong tuần.
Nếu không nhằm mục đích công việc, người dùng cũng không nên sử dụng tài khoản công ty để đăng ký dịch vụ mạng xã hội hay sàn thương mại điện tử…
Hành động này có thể dẫn đến nguy cơ rò rỉ dữ liệu nếu tài khoản công ty được sử dụng trên các website không đáng tin cậy. Khi cần đăng ký, người dùng hãy sử dụng email cá nhân.
Khi sử dụng email, người dùng không tránh khỏi việc nhận thư rác. Do vậy, hãy kiểm tra và lọc thư rác thường xuyên. Trước hết, việc xóa thư rác giúp giữ hòm thư luôn gọn gàng và tiết kiệm dung lượng. Điều này cũng giúp ngăn chặn các tấn công tiềm ẩn từ phía hacker.
Ngoài ra, quá nhiều thư rác cũng gây ra sự nhầm lẫn với các thông tin công việc, từ đó người dùng dễ bỏ sót email quan trọng cần xử lý. Đây cũng là cách sử dụng email công ty giúp người sử dụng luôn tập trung vào công việc và tránh sự xao nhãng không cần thiết.
Không chỉ email công ty mà khi sử dụng email cá nhân thì người dùng cũng cần tuân thủ nguyên tắc chung và không dùng tài khoản để quấy rối hoặc đe dọa.
Ngoài ra, hãy tránh gửi nội dung hoặc hình ảnh nhạy cảm liên quan đến chủng tộc, giới tính, chính trị, niềm tin tôn giáo… bởi việc làm này có thể dẫn đến hậu quả pháp lý. Đồng thời, các hành động này cũng ảnh hưởng đến thương hiệu và uy tín của người gửi cũng như tổ chức.
Theo số liệu thống kê, có tới khoảng 91% các cuộc tấn công mạng xảy ra khi người dùng nhấp vào email lừa đảo. Việc mở tệp đính kèm hoặc nhấp vào liên kết email từ nguồn không xác định có thể dẫn đến các tình huống sau:
Để sử dụng email doanh nghiệp hiệu quả, người dùng cần nắm vững và tuân thủ nội quy, chính sách của công ty đề ra khi viết email. Việc này đặc biệt quan trọng vì tất cả email của nhân viên sẽ được giám sát bởi doanh nghiệp.
Dưới đây là một số cách sử dụng email công ty mà người dùng có tham khảo:
Xem thêm: Quản lý hòm thư hiệu quả với bí kíp “Tự động đánh dấu email quan trọng” của Outlook
Để đảm bảo rằng người nhận có đầy đủ thông tin về người gửi và công ty, người dùng nên tạo chữ ký riêng. Chữ ký giúp tạo sự chuyên nghiệp và dấu ấn riêng trong mỗi email mà bạn gửi đi.
Điều này cũng giúp người nhận thư biết rõ về người gửi và cách họ có thể liên hệ trong tình huống cần thiết.
Thông thường, chữ ký sẽ nằm ở cuối mỗi email và bao gồm các chi tiết sau như tên, chức danh, địa chỉ công ty và số điện thoại liên hệ nếu cần thiết.
Dù mới lập hoặc đã hoạt động được một thời gian, doanh nghiệp nên đăng ký email có tên miền tùy chỉnh với các gói nâng cấp. Lập email doanh nghiệp bằng Outlook trả phí mang lại nhiều ưu điểm quan trọng cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật mà các doanh nghiệp nên nắm rõ:
Bằng việc nắm rõ cách sử dụng email công ty, người dùng có thể nâng cao hiệu quả giao tiếp qua thư điện tử trong công việc hàng ngày. Như đã đề cập ở trên, tạo email doanh nghiệp qua Outlook trả phí sẽ đảm bảo doanh nghiệp quản lý dễ dàng hơn.
Hiện tại, FPT Smart Cloud là đơn vị chuyên cung cấp gói dịch vụ Microsoft 365 Business, bao gồm nhiều công cụ hỗ trợ làm việc hiệu quả như Outlook, Project hay Exchange. Gói công cụ này không chỉ giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất làm việc nhanh chóng.
Doanh nghiệp có thể tham khảo thông tin khác tại:
