Hướng dẫn cách lưu file Word đơn giản từ A – Z

Cách lưu file Word là thủ thuật cơ bản nhưng cần thiết trong môi trường công sở, đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý tài liệu. Hiểu rõ cách lưu file Word giúp người dùng bảo vệ tài liệu an toàn, đồng thời có thể truy cập và chỉnh sửa nhanh chóng. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách lưu file Word từng bước cụ thể để người dùng có thể thực hiện một cách dễ dàng.

Hướng dẫn cách lưu file Word đơn giản nhất  

Để lưu nhanh file Word nhanh chóng, người dùng có thể sử dụng một trong ba cách dưới đây. 

Cách lưu file Word với Save/Save as

Sử dụng lệnh Save/Save as là cách nhanh chóng và đơn giản nhất để lưu file Word. Tuy các thao tác lưu file với Save và Save as là như nhau nhưng giữa chúng có sự khác biệt chủ yếu sau:

• Save (Lưu): Lệnh “Save” được sử dụng để lưu các thay đổi trong file mà không tạo ra bản sao. Tài liệu sau khi chỉnh sửa sẽ được lưu dưới tên và vị trí ban đầu. 
• Save as (Lưu dưới dạng): Người dùng có thể lưu tài liệu hiện tại với tên và vị trí mới hoặc dưới định dạng tập tin khác. Điều này hữu ích khi người dùng muốn lưu bản chỉnh sửa của tài liệu hiện tại thành một file riêng biệt. 

Thao tác lưu bằng lệnh Save/Save As vô cùng đơn giản, bao gồm các bước dưới đây:

• Bước 1: Trong tài liệu Word đang soạn thảo, chọn File, sau đó chọn Save.
• Bước 2: Các lựa chọn về nơi lưu file sẽ xuất hiện. Chọn Browse để lưu file Word vào thư mục cụ thể. Các tùy chọn gồm:

• Recent: Mở văn bản đã sử dụng gần đây.
• OneDrive – Personal: Mở văn bản trong OneDrive cá nhân.
• Other Web Locations: Mở tài liệu từ tài khoản trường học/công việc.
• This PC: Mở văn bản từ thư mục được hiển thị trong Word.
• Add a Place: Mở văn bản từ nơi lưu trữ khác được chọn.
• Browse: Mở thư mục trên máy tính.

• Bước 3: Chọn nơi lưu file và đặt tên cho tệp ở phần File name.
• Bước 4: Chọn định dạng thư mục ở phần Save as type.
• Bước 5: Nhấn Save để hoàn tất.

Cách lưu file Word bằng phím tắt

Ngoài  cách trên, người dùng cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + S để lưu nhanh file Word. 

Cách thực hiện như sau: Trong file Word đang soạn thảo, sử dụng tổ hợp phím Ctrl S để lưu tài liệu một cách nhanh chóng mà không cần sử dụng chuột. Sau đó, thực hiện các bước tiếp theo như cách lưu file Word với lệnh Save. 

Xem thêm: Hướng dẫn 10 cách sửa lỗi Word không lưu được

Hướng dẫn mở file Word đã lưu

Khi cần tiếp tục thực hiện công việc trên file Word, người dùng chỉ cần mở file đã lưu bằng cách dưới đây.  

Mở file Word đã lưu bằng lệnh Open 

Các bước sau hỗ trợ mở file Word đã lưu:

• Bước 1: Mở file Word mới và chọn tab File, sau đó chọn Open.
• Bước 2: Tìm file Word trong danh sách hiển thị bên phải, sử dụng thanh cuộn hoặc tìm kiếm nâng cao theo tên file đã lưu.
• Bước 3: Để tìm kiếm nâng cao, chọn Browse.
• Bước 4: Trong hộp thoại mới, nhập tên file cần tìm vào ô Search.
• Bước 5: Nhấn Open để mở file Word đã lựa chọn.

Mở nhanh file Word đã lưu bằng phím tắt

Các bước sau hỗ trợ mở nhanh file Word đã lưu thông qua phím tắt:

• Bước 1: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + O để mở hộp thoại Open.
• Bước 2: Trong hộp thoại này, tìm file đã lưu trong danh sách hiển thị bên phải, sử dụng thanh cuộn hoặc tìm kiếm theo tên file.
• Bước 3: Nếu muốn tìm kiếm theo tên file, chọn Browse.
• Bước 4: Trong hộp thoại mới, nhập tên file cần tìm vào ô Search.
• Bước 5: Sau khi tìm thấy file Word cần mở, chọn nó và nhấn Open.

Cách đổi tên cho file Word đã lưu

Người dùng có thể đổi tên file đã lưu mà không ảnh hưởng đến dữ liệu bên trong. Phương pháp này áp dụng được cho mọi phiên bản Word hiện tại.

• Bước 1: Mở file Word đã lưu và chọn tab File.
• Bước 2: Chọn Save As, sau đó lựa chọn vị trí lưu file.

Lưu ý: Chỉ chọn Save As, nếu chọn Save, văn bản sẽ được lưu với tên cũ và không thể đổi tên file.

• Bước 3: Tại phần File name, người dùng hãy xóa tên file cũ và nhập tên file mới mong muốn. 
• Bước 4: Nhấn Save để đổi tên file Word.

Lời kết 

Hy vọng bài viết đã trang bị cho người dùng những kiến thức cần thiết về cách lưu file Word, một kỹ năng không thể thiếu trong thời đại công nghệ số. Việc lưu trữ tài liệu nhanh chóng vừa giúp bảo vệ dữ liệu quan trọng, vừa cải thiện hiệu suất công việc. 

Để tăng cường hiệu quả làm việc và bảo mật dữ liệu, người dùng có thể xem xét sử dụng gói Microsoft 365 Business. Bộ công cụ này tích hợp chặt chẽ tất cả các ứng dụng văn phòng thuộc hệ sinh thái Microsoft cùng nhiều tính năng hữu ích như SharePoint, Exchange… để tối ưu hóa doanh nghiệp. Liên hệ FPT Smart Cloud ngay để nhận tư vấn chi tiết.

• Fanpage: Microsoft For Business – FPT Smart Cloud 
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399