Hướng dẫn cách khóa file Excel đơn giản, nhanh chóng nhất

Bảo mật dữ liệu là mối quan tâm hàng đầu đối với người dùng Excel. Việc học cách khóa file Excel giúp bảo vệ dữ liệu khỏi sự can thiệp không mong muốn và tăng cường tính bảo mật cho các tệp. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn người dùng từng bước cụ thể để khóa file, khóa sheet và khóa vùng dữ liệu Excel để việc quản lý dữ liệu trở nên an toàn và hiệu quả.

Tại sao nên khóa file Excel?

Trước khi tìm hiểu cách khóa file Excel, hãy cùng điểm qua một số tác động tích cực mà việc này mang lại:

• Bảo vệ dữ liệu cá nhân: Trong trường hợp file Excel chứa các  thông tin cá nhân hoặc nhạy cảm, việc khóa file sẽ hạn chế quyền truy cập từ bên ngoài, ngăn chặn sự xâm nhập không mong muốn vào dữ liệu này.
• Bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu: Khi file Excel được khóa, dữ liệu sẽ không bị sửa đổi khi không có sự cho phép.
• Kiểm soát dữ liệu khi chia sẻ: Trong trường hợp file Excel được chia sẻ với người khác, việc khóa file đảm bảo rằng người nhận chỉ có thể xem dữ liệu mà không thể chỉnh sửa hoặc sao chép, giúp quản lý thông tin hiệu quả hơn.

Hướng dẫn cách khóa file Excel bằng lệnh General Options 

Bài viết sẽ lần lượt hướng dẫn cách đặt mật khẩu để khóa file Excel cũng như cách xóa mật khẩu khi không còn cần thiết. 

Cách khóa file Excel  

Để khóa file Excel, người dùng có thể thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Mở file Excel cần bảo vệ.
• Bước 2: Chọn Save As từ menu.
• Bước 3: Trong hộp thoại Save As, chọn nơi lưu file. Tiếp theo, nhấn vào nút Tools.
• Bước 4: Chọn General Options từ menu xuất hiện.
• Bước 5: Giao diện mới sẽ mở ra, cho phép đặt mật khẩu để khóa file Excel.

Cách xóa mật khẩu file Excel 

Để xóa mật khẩu khỏi file Excel đã khóa, người dùng chỉ cần thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Mở file Excel đã khóa.
• Bước 2: Điền mật khẩu để mở file.
• Bước 3: Chọn File từ menu.
• Bước 4: Chọn Encrypt with Password và xóa mật khẩu đã đặt.
• Bước 5: Màn hình sẽ hiển thị hộp thoại Save As, chọn nút Tools.
• Bước 6: Chọn General Options.
• Bước 7: Trong cửa sổ tiếp theo, xóa mật khẩu, sau đó nhấn OK.

Khóa file Excel với Protect Workbook 

Ngoài cách với General Options, người dùng cũng có thể sử dụng Protect Workbook để thiết lập và xóa bỏ mật khẩu khóa file Excel.

Cách khóa file Excel sử dụng Protect Workbook

Để khóa file Excel thông qua chức năng Protect Workbook, người dùng thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Mở file Excel cần đặt mật khẩu.
• Bước 2: Chọn File từ thanh menu, sau đó chọn Protect Workbook.
• Bước 3: Chọn Mark as Final để khóa file. 

Cách xóa mật khẩu Excel bằng Protect Workbook

Để xóa mật khẩu khỏi file Excel đã khóa bằng Protect Workbook, thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Mở file Excel đã khóa và nhập vào mật khẩu.
• Bước 2: Chọn File từ menu.
• Bước 3: Chọn Protect Workbook, sau đó chọn Encrypt with Password.
• Bước 4: Xóa mật khẩu đã đặt cho file Excel và nhấn OK.

Cách khóa sheet Excel

Nếu không muốn khóa toàn bộ file Excel, người dùng cũng có thể chỉ khóa một sheet nhất định. 

Cách cài mật khẩu để khóa một sheet

Để cài đặt mật khẩu và khóa một sheet trong Excel, thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Chọn sheet cần khóa, sau đó nhấn vào Review trên thanh công cụ.
• Bước 2: Chọn Protect Sheet.
• Bước 3: Nhập mật khẩu, xác nhận lại mật khẩu đó và sau đó nhấn OK.

Xem thêm: Cách hiển thị sheet tab khi Excel bị ẩn sheet đơn giản

Cách xóa mật khẩu trên một sheet 

Để xóa mật khẩu khỏi một sheet đã khóa trong Excel, thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Mở file Excel và chọn Review từ thanh công cụ.
• Bước 2: Nhấn vào Unprotect Sheet.
• Bước 3: Nhập mật khẩu đã cài đặt rồi nhấn OK. 

Cách đặt mật khẩu cho một vùng dữ liệu trong Excel

Ngoài các cách khóa file Excel kể trên, người dùng cũng có thể chỉ khóa một vùng dữ liệu riêng biệt. 

Cách đặt mật khẩu cho một vùng dữ liệu trong Excel 

Để cài đặt mật khẩu khóa một vùng dữ liệu trong Excel, thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần khóa, sau đó nhấp chuột phải và chọn Format Cells.
• Bước 2: Trong tab Protection, bỏ dấu tích ở phần Locked và nhấn OK.
• Bước 3: Chọn lại vùng dữ liệu, nhấp chuột phải và chọn Format Cells…
• Bước 4: Trong mục Protection, đánh dấu tích vào Locked và nhấn OK.
• Bước 5: Nhấn vào Review trên thanh công cụ, chọn Allow Users to Edit Ranges.
• Bước 6: Trong hộp thoại mới, nhấn New.
• Bước 7: Nhập mật khẩu cho vùng dữ liệu cần khóa và nhấn OK.
• Bước 8: Nhập lại mật khẩu để xác nhận và nhấn OK.
• Bước 9: Trong hộp thoại Allow Users to Edit Ranges, chọn Protect Sheet.
• Bước 10: Nhập mật khẩu để khóa chỉnh sửa và nhấn OK.
• Bước 11: Nhập lại mật khẩu để xác nhận và nhấn OK.

Cách xóa mật khẩu một vùng dữ liệu

Để xóa mật khẩu khỏi một vùng dữ liệu đã khóa trong Excel, hãy thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Chọn vùng dữ liệu đã khóa mật khẩu, sau đó nhấn vào Review trên thanh công cụ.
• Bước 2: Nhấn vào tùy chọn Unprotect Sheet.
• Bước 3: Nhập mật khẩu đã tạo cho vùng đó và nhấn OK.

Lời kết 

Hy vọng thông qua bài viết, người dùng có thể tự tin trong việc áp dụng các cách khóa file Excel để bảo vệ dữ liệu của mình. Để trải nghiệm và tìm hiểu toàn bộ tính năng của Excel (cũng như các công cụ văn phòng số khác như Word, PowerPoint, Outlook, Sharepoint…) và tăng cường các tính năng bảo mật, doanh nghiệp nên cân nhắc đăng ký gói gói Microsoft 365 Business. 

Với gói dịch vụ này, người dùng sẽ được trải nghiệm nhiều tính năng tiên tiến hơn, bảo mật cao và hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp. Để biết thêm thông tin và nhận tư vấn, hãy liên hệ FPT Smart Cloud ngay hôm nay.

• Fanpage: Microsoft For Business – FPT Smart Cloud 
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399