Hiện nay, email là một trong những công cụ giao tiếp không thể thiếu trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều người dùng dịch vụ email Microsoft thường gặp tình trạng bị hạn chế dung lượng. Điều này có thể khiến Outlook từ chối nhận email mới hoặc mất đi email quan trọng gây khó khăn khi tìm kiếm thông tin. Nắm rõ những cách bổ sung dung lượng email Microsoft sẽ giúp người dùng giải quyết vấn đề trên hiệu quả.
Dung lượng email Microsoft là vấn đề được nhiều người dùng quan tâm, đặc biệt trong môi trường làm việc. Khi dung lượng bị giới hạn, người dùng có thể gặp khó khăn khi trao đổi thông tin qua email. Trong bài viết này, FPT Smart Cloud sẽ hướng dẫn chi tiết các cách bổ sung dụng lượng email Microsoft nhanh chóng và hiệu quả.
Mục lục
Hiện nay, Microsoft cung cấp hai cách chính để sử dụng email doanh nghiệp. Người dùng có thể đăng ký dịch vụ thông qua Microsoft Exchange Online hoặc gói Microsoft 365 Business và Enterprise.
Microsoft Exchange Online là giải pháp email theo tên miền của doanh nghiệp, bao gồm tính năng email, lịch, danh bạ và nhiệm vụ. Bạn có thể truy cập email thông qua Outlook. Thư điện tử sẽ được lưu trữ trên các máy chủ được đặt tại các trung tâm dữ liệu của Microsoft. Điều này cho phép người dùng truy cập email từ bất kỳ đâu bằng mạng nội bộ hoặc trên internet.
Trong đó, Microsoft 365 Business và Enterprise là các gói hỗ trợ email và các công cụ/dịch vụ khác phục vụ doanh nghiệp. Bên cạnh email, người dùng sẽ sử dụng Office để làm việc trực tuyến và ngoại tuyến. Bên cạnh đó, gói công cụ này cũng cho phép nhóm người cộng tác qua Teams và SharePoint.
Để kiểm tra dung lượng email đã dùng, bạn có thể truy cập vào Outlook Online và thực hiện theo hướng dẫn sau:
Tại trang chủ Outlook Online, nhấp chuột vào biểu tượng Cài đặt (dấu răng cưa). Cửa sổ Settings sẽ được mở ra. Chọn General ở thanh menu bên trái và nhấp vào lựa chọn Storage. Lúc này, thông tin về dung lượng đã sử dụng sẽ xuất hiện.
Microsoft cung cấp phần lưu trữ email dựa trên gói dịch vụ đã đăng ký. Để dễ hiểu hơn, người dùng có thể tham khảo bảng so sánh giữa gói Exchange Online dưới đây.
Dung lượng | Plan 1 | Plan 2 |
Hộp thư người dùng | 50GB | 100GB |
Hộp thư lưu trữ | 50GB | 1.5TB* |
Hộp thư dùng chung | 50GB | 50GB |
Hộp thư tài nguyên | 50GB | 50GB |
Hộp thư thư mục công cộng | 50GB | 100GB |
Hộp thư nhóm | 50GB | 50GB |
* Người dùng có thể hiểu rõ hơn về cách hoạt động và cung cấp dung lượng của các gói Plan như sau:
Dung lượng email mặc định cho hầu hết các gói dịch vụ kể trên là 50GB. Tuy nhiên, chỉ có một số trường hợp như gói Exchange Online Plan 2 cung cấp dung lượng lưu trữ lên tới 100GB.
Nếu đã sử dụng hết dung lượng lưu trữ trên Exchange Online, người dùng thể sử dụng 2 cách bổ sung dung lượng email Microsoft:
Bên cạnh những cách bổ sung dung lượng email microsoft đã đề cập, người dùng có thể giải phóng dung lượng để tiếp tục gửi nhận thư.
Một cách đơn giản để tăng dung lượng trong Microsoft Outlook là xóa những email không còn quan trọng. Người dùng có thể xóa email không còn sử dụng theo hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Truy cập vào Outlook 365 và chọn Hộp thư đến.
Bước 2: Chọn email muốn xóa, sau đó nhấn vào biểu tượng Delete.
Quản trị viên có khả năng thiết lập giới hạn dung lượng email cho từng người dùng. Ví dụ, nếu một người dùng được phân quyền cho hộp thư với dung lượng tối đa là 50GB, quản trị viên có thể đặt cho phép họ chỉ sử dụng 20GB.
Dưới đây là các bước để giới hạn dung lượng cho từng thành viên:
Bước 1: Kết nối Exchange Online PowerShell. cách bổ sung dung lượng email microsoft
Bước 2: Chạy lệnh PowerShell sau:
Set-Mailbox <UserID> -ProhibitSendQuota <Value> -ProhibitSendReceiveQuota <Value> -IssueWarningQuota <Value>
Trong đó, <UserID> là UPN, địa chỉ email hoặc GUID của người dùng hộp thư và <Value> là số đo lường dung lượng (MB, KB hoặc GB) cho giới hạn cụ thể muốn áp dụng.
Ví dụ: Để đặt giới hạn cho ProhibitSend, ProhibitSendReceive và IssueWarningQuota là 15GB, 30GB và 15GB cho hộp thư của người dùng [email protected], cú pháp lệnh PowerShell sẽ như sau:
Set-Mailbox [email protected] -ProhibitSendQuota 15GB -ProhibitSendReceiveQuota 30GB -IssueWarningQuota 15GB
Để gia tăng dung lượng của hộp thư, người dùng có thể cài đặt chế độ tự động xóa email khỏi máy chủ. Tuy nhiên, khi thực hiện tùy chọn này, các email đã xóa sẽ không thể khôi phục.
Tính năng này hỗ trợ người dùng tự động xóa email cũ sau một khoảng thời cụ thể. Để thực hiện, bạn có thể làm theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Truy cập tab File tại giao diện chung trong ứng dụng Outlook, sau đó chọn Info. Tiếp theo, nhấp chuột vào Account Settings và chọn Account Settings… như hình dưới đây.
Bước 2: Trong cửa sổ mới, chọn Email và lựa chọn tài khoản muốn áp dụng xoá tự động. Sau đó, nhấp chuột vào Change.
Bước 3: Tiếp theo, chọn More Settings.
Bước 4: Nhấp chuột vào Advanced, sau đó tích chọn Leave a copy of messages on the server và Remove from server after. Đặt khoảng thời gian theo mong muốn và nhấn OK để hoàn tất quá trình. cách bổ sung dung lượng email microsoft
Xem thêm: 25 mẹo sử dụng Outlook hiệu quả khi làm việc
Như vậy, bài viết trên đây đã giúp người dùng nắm rõ những cách bổ sung dung lượng email Microsoft. Như đã đề cập, các doanh nghiệp có thể sử dụng Outlook bản quyền để cung cấp đủ dung lượng cho nhân viên. Bên cạnh đó, dịch vụ này của Microsoft cũng hỗ trợ mua thêm theo nhu cầu bất cứ lúc nào sử dụng hết tài nguyên có sẵn.
Hiện nay, FPT Smart Cloud là đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ của Microsoft. Trong đó, gói Microsoft 365 Business bao gồm Outlook, Teams hoặc Project sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp lên nhiều lần. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ tư vấn và hỗ trợ tận tình để giúp tổ chức tìm được gói phù hợp.
Tham khảo thêm về gói Microsoft cho doanh nghiệp tại:
