Các phương pháp bảo mật Microsoft 365 khi làm việc tại nhà
28 November, 2023

Các phương pháp bảo mật Microsoft 365 khi làm việc tại nhà

Người dùng luôn đối diện với rủi ro về bảo mật khi làm việc tại nhà, đặc biệt trong bối cảnh môi trường internet dần trở nên phức tạp. Chính vì vậy, việc áp dụng các giải pháp bảo mật Microsoft 365 khi làm việc tại nhà sẽ giảm thiểu nguy cơ bị tấn công từ các mối đe dọa qua mạng. Từ Microsoft Defender đến Cloud App Security, các tính năng bảo mật này đều được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu khắt khe nhất về bảo mật.

Khi làm việc tại nhà, việc đảm bảo an toàn cho dữ liệu và thông tin cá nhân có thể trở nên khó khăn hơn. Công nghệ đang phát triển một cách chóng mặt, và cùng với đó là sự gia tăng của các mối đe dọa an ninh mạng. Biết cách bảo mật Microsoft 365 khi làm việc tại nhà để đảm bảo người dùng có thể hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả, không phải lo lắng bất kỳ rủi ro nào. 

Ưu điểm của Microsoft 365 khi nhân sự làm việc tại nhà 

Tác động của Microsoft 365 đối với các doanh nghiệp đã không ngừng tăng trong xu hướng làm việc tại nhà. Hình thức làm việc này có thể do xảy ra các tình huống như đại dịch, thiên tai… Dưới đây là những ưu điểm nổi bật mà giải pháp này mang lại cho nhân sự làm việc tại nhà: 

Khả năng kết nối từ xa 

Microsoft 365 cung cấp khả năng kết nối đồng bộ, cho phép người dùng làm việc không giới hạn về địa điểm và thời gian, miễn là có kết nối Internet. Điều này đã làm thay đổi hoàn toàn phương thức làm việc, hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc tương tác với nhân viên, khách hàng và đối tác. 

Khi sử dụng nền tảng này, người dùng có thể khai thác các ứng dụng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint và OneNote trong môi trường trực tuyến. Do đó, các yếu tố về khoảng cách địa lý, môi trường làm việc, múi giờ và nguy cơ từ đại dịch không còn là hạn chế ảnh hưởng đến hiệu suất.

Quản lý công việc và báo cáo

Trong bối cảnh làm việc online, Microsoft 365 cung cấp nhiều công cụ quản lý dự án mạnh mẽ như Project, Planner và ToDo. Điều này giúp người dùng cũng như các đội ngũ quản lý có khả năng theo dõi tiến trình và báo cáo dự án một cách trực quan. 

Khi sử dụng các phần mềm này, mọi người trong đội ngũ có thể dễ dàng cập nhật, theo dõi và thậm chí đánh giá hiệu suất công việc một cách minh bạch và hiệu quả. Và dĩ nhiên là nó đều cam kết bảo mật Microsoft 365 khi làm việc tại nhà.

 

Quản lý công việc hiệu quả
Quản lý công việc hiệu quả

Tổ chức cuộc họp quy mô lớn 

Microsoft 365 cũng tích hợp chặt chẽ với Teams, nền tảng họp trực tuyến cao cấp. Sử dụng nền tảng này, người dùng có thể gọi video, gửi tin nhắn, tệp dữ liệu, và thậm chí tổ chức cuộc họp trực tuyến với 300 người tham dự. 

Đặc biệt, tính năng chia sẻ màn hình và phản hồi qua biểu tượng cảm xúc đều có thể được sử dụng để cải thiện quá trình giao tiếp và tăng hiệu quả làm việc.

Kiểm soát dữ liệu an toàn

Người dùng được trải nghiệm một hình thức quản lý dữ liệu hiện đại và an toàn, đó là OneDrive. So với việc dùng tài liệu giấy hoặc lưu thông tin trên máy cá nhân, OneDrive mang lại lợi ích vượt trội về bảo mật Microsoft 365 khi làm việc tại nhà. 

OneDrive cung cấp 1TB dung lượng lưu trữ, tương đương với khả năng chứa 100 bộ phim, 100,000 bài hát và hơn 200,000 bức ảnh. Điều này giúp người dùng không còn lo lắng về việc thiếu không gian hoặc mất dữ liệu do sự cố với USB, bộ nhớ ngoài.

Bảo mật cho doanh nghiệp

Một trong những lợi ích đáng chú ý của Microsoft 365 trong việc hỗ trợ làm việc online là các tính năng bảo mật cao cấp. Hệ thống được trang bị nhiều công cụ và tính năng như xác thực đa lớp, quản lý ứng dụng, quản lý thiết bị, phân loại dữ liệu, và hạn chế email spam. 

Các tính năng này đều hợp nhất trong một nền tảng, giúp bảo mật Microsoft 365 khi làm việc tại nhà. Đồng nghĩa nó sẽ ngăn chặn các mối đe dọa từ virus và mã độc, đảm bảo an toàn cho dữ liệu và thông tin cá nhân của người dùng.

Cách bảo mật Microsoft 365 khi làm việc tại nhà

Khi sử dụng Microsoft 365 để hỗ trợ cho việc làm tại nhà, bảo mật là một trong những yếu tố quan trọng mà người dùng không thể bỏ qua. Dưới đây là một số cách tăng cường bảo mật cho tài khoản Microsoft 365:

Bật xác thực nhiều yếu tố (MFA)

Cách bảo mật Microsoft 365 khi làm việc tại nhà đầu tiên mà người dùng nên thực hiện là bật xác thực đa yếu tố (MFA). Điều này có nghĩa, để truy cập vào tài khoản, người dùng không chỉ cần nhập mật khẩu, mà còn phải xác minh thông qua một hay nhiều yếu tố khác. 

Các yếu tố này có thể là mã OTP gửi đến điện thoại, thậm chí là các phương pháp sinh trắc học như nhận diện khuôn mặt, dấu vân tay. Microsoft thường nhắc người dùng kích hoạt tính năng này trong 14 ngày đầu tiên từ khi đăng ký sử dụng dịch vụ.

 

Sử dụng MFA
Sử dụng MFA

Cài đặt bảo vệ khỏi các mối đe dọa

Các gói dịch vụ của Microsoft 365 đều tích hợp cấu hình bảo mật để bảo vệ người dùng khỏi các mối đe dọa tiêu biểu. Người dùng có thể tùy chỉnh các cấu hình này để chống lại các loại phần mềm độc hại, bảo vệ khỏi các URL độc hại, tránh được các thư rác và hạn chế tình trạng lừa đảo. 

Với cách làm như vậy, người dùng không chỉ bảo vệ thông tin cá nhân và dữ liệu công việc, mà còn tạo ra một môi trường làm việc tại nhà an toàn và hiệu quả.

Dùng cấu hình Microsoft Defender trong tài khoản Microsoft 365

Microsoft Defender là công cụ bảo mật được tích hợp sẵn, nhằm bảo vệ người dùng khỏi mối đe dọa có thể xuất phát từ email, URL, hay công cụ cộng tác khác. Đặc biệt khi làm việc tại nhà, việc sử dụng Microsoft Defender có thể giúp người dùng cảm thấy yên tâm hơn. 

Cách tính năng Defender bảo mật Microsoft 365 khi làm việc tại nhà: 

  • Bảo vệ email: Microsoft Defender có khả năng bảo vệ khỏi các email độc hại bằng cách áp dụng hệ thống thông minh trong việc kiểm tra tệp đính kèm trong email. Hệ thống này sử dụng sự kết hợp giữa phương pháp phỏng đoán và mô hình máy học, để đảm bảo rằng mọi tệp đính kèm đều được quét lọc một cách cẩn thận.
  • Chặn tệp độc hại: Ngoài ra, Microsoft Defender còn có khả năng ngăn chặn việc cộng tác và chia sẻ các tệp độc hại. Nếu người dùng trong tổ chức cố gắng tải các tệp độc hại từ trang web hoặc thư viện nào đó, Microsoft Defender sẽ tự động chặn và thông báo.

Xem thêm: Cách thêm khách vào nhóm Microsoft 365 nhanh gọn nhất

Dùng cấu hình Defender với Identity

Một tính năng khác của Microsoft Defender mà người dùng không nên bỏ qua là Microsoft Defender với Identity. Công cụ này làm việc dựa trên nền tảng đám mây và tận dụng các tín hiệu từ Active Directory để giúp xác nhận các mối đe dọa, phát hiện xâm phạm ảnh hưởng tới doanh nghiệp.

Nhờ tín hiệu từ Active Directory, tính năng Defender có khả năng nhận diện và ngăn chặn hành vi đáng ngờ, thậm chí là trước khi chúng có cơ hội gây hại cho doanh nghiệp của người dùng.

Bật Microsoft Defender cho tài khoản

Khi kích hoạt Defender trong tài khoản Microsoft 365, người dùng không chỉ bảo mật Microsoft 365 khi làm việc tại nhà, mà còn có khả năng quản lý nhiều lớp thông qua người điều khiển. Từ đó giúp người dùng dễ dàng quản lý các cảnh bảo, điều tra sự cố và tối ưu hóa công việc.

Để tận dụng tối đa các tính năng này, người dùng cần truy cập vào trang web security.Microsoft.com. Tại đây, người dùng có thể truy cập vào Defender cho Office 365, Microsoft Cloud App Security, Microsoft Defender cho Endpoint và Microsoft Defender for Identity.

 

Cài đặt Microsoft Defender cho tài khoản, bảo mật Microsoft 365 khi làm việc tại nhà
Cài đặt Microsoft Defender cho tài khoản

Sử dụng Microsoft Intune

Microsoft Intune là công cụ quản lý thiết bị và ứng dụng mạnh mẽ trong gói dịch vụ Microsoft 365. Đặc biệt hữu ích với người dùng cần bảo mật Microsoft 365 khi làm việc tại nhà. Việc sử dụng Intune giúp họ quản lý và bảo vệ dữ liệu tổ chức trên các thiết bị di động và máy tính dễ dàng.

  • Thiết lập chính sách bảo vệ ứng dụng: Đầu tiên, người dùng cần thiết lập các App Protection Policy. Các chính sách này giúp định rõ ứng dụng và hành vi nào được thiết bị của người dùng cho phép sử dụng. Hơn nữa, họ còn có khả năng tự định cấu hình các chính sách này dựa trên từng nền tảng thiết bị.
  • Thực thi chính sách thông qua Azure AD: Sau khi người dùng đã thiết lập các chính sách bảo vệ, Microsoft Intune sẽ tiến hành thực thi chúng. Điều này được thực hiện thông qua việc tạo các quy tắc truy cập trong Azure AD và yêu cầu phê duyệt các ứng dụng.

 

Dùng công cụ Microsoft Intune
Dùng công cụ Microsoft Intune

Thêm quyền truy cập có điều kiện cho khách

Với Microsoft 365 E5, người dùng được trang bị các phương pháp bảo mật Microsoft 365 cao cấp khi làm việc tại nhà, trong đó có khả năng thiết lập quyền truy cập có điều kiện:

  • Tạo quy tắc MFA cho khách: Người dùng có thể tạo yêu cầu Xác thực đa yếu tố (MFA) được áp dụng cho khách.
  • Cập nhật điều kiện MFA: Điều này giúp người dùng cập nhật các quy tắc điều kiện MFA dựa trên những rủi ro đã được đánh giá, tăng cường bảo mật tài khoản.

Tối ưu kết nối đám mây

Khi mọi người làm việc tại nhà và sử dụng các mạng kết nối riêng sẽ có thể ảnh hưởng đến hệ thống cơ sở hạ tầng mạng của công ty. Microsoft 365 sẽ triển khai biện pháp bảo mật đám mây cao cấp, áp dụng cho các dịch vụ và dữ liệu. Người dùng cũng có thể tự định tuyến lưu lượng truy cập từ xa trên các nền tảng online, giúp tối ưu hóa hiệu suất và bảo mật.

Đào tạo kiến thức bảo mật cho người dùng

Không chỉ bảo vệ từ phía kỹ thuật, việc đào tạo nhân sự cách bảo mật Microsoft 365 khi làm việc tại nhà cũng vô cùng quan trọng. Các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến việc này. 

Hãy hỗ trợ nhân sự trong việc thiết lập tài khoản với mật khẩu mạnh. Đồng thời hướng dẫn họ cách bảo vệ các thiết bị của mình và bật các tính năng bảo mật đối với hệ điều hành Windows hoặc MacOS.

Sử dụng Microsoft Cloud App Security

Cuối cùng là việc áp dụng Microsoft Cloud App Security để bảo vệ tài khoản khi người dùng làm việc online với Microsoft 365. Tính năng này mang lại nhiều lợi ích:

  • Hiển thị thông tin chi tiết: Microsoft Cloud App Security cung cấp cái nhìn rõ ràng về dữ liệu và các hoạt động trong các ứng dụng đám mây.
  • Kiểm soát dữ liệu dễ dàng: Nó giúp người dùng quản lý dữ liệu một cách linh hoạt và dễ dàng, từ việc đặt các quyền truy cập cho đến áp dụng chính sách bảo mật.
  • Phân tích nâng cao: Tính năng này cũng hỗ trợ phân tích nâng cao để nhận diện và chống lại các mối đe dọa tiềm ẩn trên nền tảng đám mây.

Lời kết

Bảo mật Microsoft 365 khi làm việc tại nhà không chỉ là lựa chọn thông minh cho cá nhân, mà còn là một “khoản đầu tư” tất yếu trong doanh nghiệp. 

Đừng để rủi ro bảo mật là trở ngại đối với sự nghiệp của người dùng. Hãy liên hệ ngay với FPT Smart Cloud để nhận tư vấn thêm về các phương pháp bảo mật, cũng như tìm hiểu chi tiết về gói Microsoft 365 Business – tối ưu sự phát triển của doanh nghiệp: 

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Hội thảo Copilot for Microsoft 365
DMCA compliant image