Exchange Online giúp lưu trữ, quản lý và bảo mật email của doanh nghiệp dựa trên đám mây với các tính năng, khả năng và tùy chọn tùy chỉnh giống như việc triển khai máy chủ tại chỗ
Doanh nghiệp của bạn đang sử dụng các dịch vụ email thông thường và đối mặt với nhiều thách thức như: giao tiếp kém hiệu quả, bảo mật dữ liệu kém… Exchange Online là giải pháp duy trì giao tiếp cải thiện năng suất lao động cho doanh nghiệp với độ bảo mật cao. Cùng tìm hiểu chi tiết 10 lợi ích khi sử dụng Exchange Online ngay dưới đây.
Mục lục
Exchange Online dịch vụ email đám mây sử dụng trên nhiều thiết bị
Exchange Online là một dịch vụ email đám mây được thiết kế để chia sẻ email, lịch, danh bạ và các tác vụ trên Internet, PC và thiết bị di động trên một cơ sở dữ liệu duy nhất. Exchange Online tích hợp hoàn toàn với Azure Active Directory, cho phép người dùng sử dụng các chính sách nhóm và các công cụ quản trị khác để quản lý các tính năng. Ứng dụng này hoạt động dựa trên máy chủ Microsoft Exchange và cung cấp dung lượng lưu trữ rất lớn.
Exchange Online giúp bạn cũng như doanh nghiệp của mình làm việc hiệu quả hơn. Dưới đây là 10 lợi ích mà người dùng nhận được khi sử dụng Exchange Online.
Exchange Online cho phép người dùng truy cập email, danh bạ, lịch và các tác vụ khác từ xa, từ bất kỳ thiết bị nào cũng như trên tất cả các trình duyệt. Bạn có thể duy trì kết nối và đồng bộ hóa ngay cả khi đột ngột mất điện.
Exchange Online tích hợp các thư mục ở cùng một nơi và cung cấp cho người dùng một danh tính chung để truy cập tài nguyên đám mây và tài nguyên vật lý. Tính năng đăng nhập 1 lần này giúp bạn ít lãng phí thời gian hơn. Quyền truy cập trên Exchange Online cũng đảm bảo chỉ những người dùng được cấp quyền mới có thể sử dụng.
Exchange Online cung cấp cho bạn một nơi an toàn để lưu giữ tất cả dữ liệu quan trọng với hộp thư 50GB hoặc 150GB, và có thể gửi thư có kích cỡ tới 150MB. Điều này cho phép người dùng có kho lưu trữ tại chỗ và hộp thư lớn để duy trì email trong hộp thư chính hoặc để lưu trữ các mục.
Chia sẻ thông tin dễ dàng với Exchange Online
Truy cập và chia sẻ thông tin là một trong những yếu tố quan trọng để giúp các cá nhân trong doanh nghiệp giao tiếp. Exchange Online cho phép các nhân viên sử dụng, phân tích, chia sẻ thông tin và lưu giữ dữ liệu từ Exchange, Lync, SharePoint. Các dữ liệu này luôn ở nguyên vị trí, vì vậy bạn không bao giờ phải duy trì một nơi lưu dữ liệu khác.
Exchange Online kết nối thành viên, duy trì liên lạc nhóm
Exchange Online cho phép cung cấp một số tính năng như: thư mục và hộp thư chung giúp người dùng cộng tác trong các dự án. Thư mục chung được thiết kế trong Exchange Online dễ dàng lưu trữ và chia sẻ thông tin. Bất cứ ai được cấp quyền đều có thể đọc và gửi email cũng như chia sẻ lịch trong hộp thư chung. Cách này đảm bảo tăng tốc độ giao tiếp nhanh chóng trong các nhóm mà bạn tham gia và duy trì liên lạc với nhóm.
Exchange Online cũng cho phép người dùng xem các cuộc trò chuyện và email cũ trên một dự án ngay khi họ tham gia, đồng thời có quyền truy cập vào các phiên bản gần nhất của tài liệu nhóm và truy cập dữ liệu đó ngay từ trong Outlook. Microsoft Teams trong Exchange Online cũng giúp bạn hoạt động hiệu quả trong nhóm.
Exchange Online hỗ trợ các tính năng lập lịch cá nhân, nhóm được tích hợp liền mạch với email, danh bạ và tác vụ. Người dùng có thể chia sẻ lịch của họ cho nhiều người xem đồng thời và dễ dàng xem lịch của họ ở bất cứ thiết bị hoặc ứng dụng lịch nào. Nếu ai đó thay đổi lịch được chia sẻ, tất cả những người khác chia sẻ lịch sẽ thấy các thay đổi
Quản lý hộp thư đến tốt nhất với Exchange Online
Exchange Online giúp bạn tập trung vào những email quan trọng và hiển thị những thông báo quan trọng nhất. Điều này giúp bạn và đồng nghiệp làm việc hiệu quả hơn và có thể dùng email để hoàn thành công việc tốt nhất.
Thông qua quyền truy cập trực tiếp vào giao diện quản lý trung tâm quản trị Exchange, Exchange Online chủ động bảo vệ thông tin liên lạc của bạn bằng các biện pháp bảo vệ tích hợp trước các mối đe dọa qua email. Ứng dụng này sử dụng nhiều công cụ chống phần mềm độc hại để quét và tìm các thư không an toàn trong các thư đến, đi và nội bộ. Tính năng lọc chống thư rác nhiều lớp được cập nhật thường xuyên để tạo điều kiện bảo vệ chống lại các mối đe dọa.
Thông qua các chính sách dành cho thiết bị, Exchange Online cho phép bạn tạo danh sách các thiết bị được chấp thuận. Bạn cũng có thể sử dụng chức năng khóa mã PIN và xóa dữ liệu bí mật khỏi các thiết bị bị mất.
Exchange Online bảo mật thông tin an toàn với tính năng Data Loss Prevention
Không những vậy, Exchange Online còn giữ an toàn cho doanh nghiệp của bạn khỏi việc người dùng gửi nhầm thông tin nhạy cảm cho những người không được phép. Tính năng DLP (Data Loss Prevention) mới trong Exchange Online xác định, giám sát và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm bằng cách thực hiện phân tích nội dung chuyên sâu. Exchange Online cung cấp các chính sách DLP tích hợp dựa trên các tiêu chuẩn như PCI và PII được quy định. Nó cũng có thể mở rộng để hỗ trợ các chính sách khác cần thiết cho doanh nghiệp của bạn.
Các tính năng như khả năng khôi phục dữ liệu, máy chủ dự phòng trên toàn cầu và đội ngũ chuyên gia giám sát bảo mật 24/7 đảm bảo rằng Exchange Online có khả năng bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, giúp ngăn bạn gửi nhầm dữ liệu quan trọng của công ty cho các bên trái phép.
Dịch vụ lưu trữ và bảo mật email chuyên nghiệp đang là điều quan trọng đối với sự thành công của một doanh nghiệp. Cho dù quy mô kinh doanh vừa hay nhỏ, việc lưu trữ email giúp các cá nhân và nhóm làm việc hiệu quả hơn. Exchange Online sẽ giúp giải quyết tất cả những vướng mắc của doanh nghiệp trong việc lưu trữ và quản lý email. Vậy doanh nghiệp của bạn có nên thực sự cần đầu tư ứng dụng này?
Đứng trước rất nhiều sự lựa chọn lưu trữ email dành cho doanh nghiệp, các ứng dụng miễn phí có sẵn luôn là ưu tiên hàng đầu để kiểm soát ngân sách. Tuy nhiên, dịch vụ miễn phí khiến doanh nghiệp của bạn mất điểm và không đi kèm với bảo mật thông tin. Việc sử dụng email liên lạc có phần mở rộng là “LuutruEmailMienphi.com” thường tạo ra ấn tượng không chuyên nghiệp với khách hàng và giảm độ uy tín.
Mặc dù ứng dụng miễn phí nhưng chi phí cho quản lý lại khiến doanh nghiệp của bạn phải tốn kém. Do đó, lựa chọn dịch vụ lưu trữ email rất quan trọng khi giao tiếp ra bên ngoài với khách hàng và trong nội bộ công ty. Chỉ cần đầu từ một khoản tiền mỗi tháng cho Exchange Online, doanh nghiệp của bạn sẽ hoạt động trơn tru hơn và dữ liệu được bảo mật tốt nhất.
Exchange Online có thể được mua dưới dạng một dịch vụ riêng lẻ hoặc được tích hợp mặc định khi doanh nghiệp sử dụng các gói của Microsoft 365 cho doanh nghiệp như Microsoft 365 Business và Microsoft 365 Enterprise. Đầu tư cho Exchange Online, bạn nhận được: Email cấp doanh nghiệp với khả năng chống phần mềm độc hại và virus; bảo vệ người dùng trước những vi phạm bảo mật; dung lượng hộp thư lớn giúp lưu lại các thư quan trọng…
Nói một cách đơn giản, Exchange Online giúp lưu trữ, quản lý và bảo mật email doanh nghiệp của bạn với một khoản chi phí cố định hàng tháng. Nếu bạn quan tâm đến dịch vụ này liên hệ ngay với FPT Smart Cloud để được hỗ trợ tư vấn cụ thể nhất.
Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ của FPT Smart Cloud
Fanpage: https://www.facebook.com/microsoft.fptsmartcloud
Email: [email protected]
Hotline: 1900 638 399
FPT Smart Cloud – Nhà cung giải pháp và tư vấn hàng đầu về Điện toán đám mây và Trí tuệ nhân tạo tại Việt Nam.
